住宿旅馆档案管理制度

PAGE住宿旅馆档案管理制度一、总则（一）目的为加强本住宿旅馆档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本住宿旅馆各部门在经营、管理、服务等活动中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指住宿旅馆在各项工作中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：住宿旅馆档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映住宿旅馆的各项工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理室，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本住宿旅馆档案管理制度。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、保管住宿旅馆各类档案，确保档案的完整和安全。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。5.负责接待档案查阅、借阅工作，按照规定办理查阅、借阅手续，对查阅、借阅情况进行登记。6.定期对档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改，不断提高档案管理水平。7.开展档案管理业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识和档案管理知识水平。三、档案分类及编号（一）档案分类1.行政管理档案：包括旅馆的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.经营管理档案：涵盖市场调研报告、营销活动策划与执行资料、客户信息档案、房价政策文件、预订记录等。3.服务质量档案：包含服务标准与规范文件、服务质量检查记录、客户投诉处理档案、宾客意见反馈记录等。4.安全管理档案：涉及安全管理制度、安全检查记录、应急预案、消防档案、治安档案等。5.工程技术档案：包括建筑设计图纸、设备设施档案、维修保养记录、工程改造资料等。6.其他档案：如各类荣誉证书、合同协议、审计报告、培训资料等不属于上述分类的档案。（二）档案编号1.采用数字编号方式，按照档案分类顺序依次编号。例如，行政管理档案编号为10001999，经营管理档案编号为20002999，以此类推。2.每类档案内再根据具体档案内容进行细分编号，如行政管理档案中的人事档案编号为11001199，财务档案编号为12001299等。3.编号应保持唯一性和系统性，便于档案的识别、查找和管理。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集范围包括但不限于各类文件、报表、合同、合同协议、信函、会议纪要、照片、录像、电子文档等。3.对于重要活动、重大事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档。4.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的属于旅馆的档案材料全部移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理人员对收集到的档案材料进行分类整理，按照档案分类及编号规则进行编号。2.对每份档案材料进行核对，确保内容完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.去除档案材料中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损或褪色的材料进行修复或复制。4.按照档案装订要求，将档案材料进行装订，保持整齐、牢固。5.编制档案目录，详细记录每份档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查询和管理。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案柜应坚固耐用，分类存放档案，便于查找和管理。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括旅馆的重要历史资料、法规性文件、年度财务决算等。3.长期保管的档案期限为10年以上，如重要合同协议、人事档案中的重要资料等。4.短期保管的档案期限为110年，如一般性文件、业务报表等。保管期限从档案形成的次年1月1日起计算。（三）档案清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点，核对档案数量、编号、目录等信息，确保档案的完整和准确。2.每年对档案保管情况进行全面检查，检查档案的保管环境、保管状况等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对电子档案的存储设备进行定期检查和维护，确保数据的安全和可读取性。六、档案查阅与借阅（一）查阅流程1.旅馆内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门同意，并进行登记。（二）借阅流程1.旅馆内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案，并办理借阅登记手续，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容，如需延长借阅时间，应提前办理续借手续。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案数量、内容等信息，确认无误后办理归还手续。（三）外部人员查阅与借阅1.外部单位或个人因工作需要查阅或借阅本住宿旅馆档案，应提前向旅馆提出书面申请，说明查阅或借阅的目的、范围、时间等信息。2.旅馆应根据外部单位或个人的申请，进行严格审核，经旅馆负责人批准后，方可同意查阅或借阅，并按照规定办理查阅或借阅手续。3.外部人员查阅或借阅档案时，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案的安全和保密。4.外部人员查阅或借阅档案后，应按照约定的时间和要求归还档案，不得擅自留存或泄露档案内容。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和专业人员参加。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》。（二）档案销毁1.《档案销毁清单》经旅馆负责人批准后，由档案管理部门组织实施档案销毁工作。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人监销，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，注明销毁日期和方式。4.档案销毁后，应将《档案销毁清单》永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的住宿旅馆档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查询和利用，提升旅馆的管理水平。（二）档案数字化1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.建立数字化档案数据库，对扫描后的档案图像进行分类存储，并与档案目录信息进行关联，实现档案的快速检索。3.对电子档案进行规范化管理，按照档案分类及编号规则进行命名和存储，确保电子档案的准确性和完整性。（三）信息化系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、名称、日期、保管期限、内容摘要等。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理功能：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息，保障档案的安全和保密。5.统计分析功能：对档案的数量、类型、保管期限等进行统计分析，为旅馆的决策提供数据支持。（四）数据安全与维护1.建立数据备份制度，定期对档案信息化管理系统的数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。2.加强网络安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，并定期进行安全检查和维护，防止