培训测试档案管理制度

PAGE培训测试档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司培训测试档案管理，确保培训测试工作的规范化、科学化、系统化，提高培训测试质量，有效保存和利用培训测试相关资料，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类培训测试活动所涉及的档案管理，包括但不限于新员工入职培训、岗位技能培训、职业素养培训、晋升考核、岗位资格认证等相关的文件、资料、记录等。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映培训测试活动的实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集培训测试过程中产生的各类资料，保证档案资料的完整性，不得遗漏重要信息。3.保密性原则：对于涉及公司机密、员工个人隐私的培训测试档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家法律法规及行业标准，采用统一规范的格式、流程和方法进行管理。5.可追溯性原则：档案资料应具备清晰的脉络和可追溯性，以便在需要时能够快速准确地查询和获取相关信息。（四）职责分工1.人力资源部门负责制定和完善培训测试档案管理制度，并监督执行。统筹协调培训测试档案的收集、整理、归档、保管和查阅工作。定期对培训测试档案进行检查和评估，确保档案管理工作的质量。2.培训部门负责培训测试活动的组织实施，并及时将活动过程中产生的各类资料移交至人力资源部门。协助人力资源部门对培训测试档案进行分类、整理和编号，确保档案资料的准确性和完整性。3.测试部门负责测试活动的策划与执行，提供测试相关的文件、试卷、成绩记录等资料，并配合人力资源部门进行档案管理。对测试结果进行分析和总结，为培训效果评估提供数据支持，并将相关资料纳入培训测试档案。4.各部门负责本部门员工培训测试相关资料的收集和整理，并及时提交给人力资源部门。配合人力资源部门做好培训测试档案的查阅、借阅等工作，确保档案的合理使用。二、培训测试档案的收集（一）培训档案收集范围1.培训计划：包括年度培训计划、月度培训计划、专项培训计划等，明确培训目标、内容、对象、时间安排等。2.培训方案：针对具体培训项目制定的详细实施方案，涵盖培训课程设置、教学方法、师资安排、培训场地及设备需求等。3.培训教材：自编教材、外部采购教材、培训讲义、PPT课件等与培训内容相关的资料。4.培训通知：发布给培训对象的正式通知，包括培训时间、地点、内容、要求等信息。5.培训签到表：记录参加培训人员的姓名、部门、岗位、签到时间等信息。6.培训记录：包括课堂笔记、培训过程中的照片、视频、音频等资料，反映培训的实际开展情况。7.培训作业及考核资料：学员完成的培训作业、考试试卷、考核报告、成绩评定记录等。8.培训效果评估资料：培训结束后，通过问卷调查、学员反馈、实际工作表现评估等方式收集的培训效果评估资料。9.培训总结报告：对培训项目的整体总结，包括培训目标达成情况、培训效果分析、存在问题及改进建议等。（二）测试档案收集范围1.测试计划：明确测试目的、范围、对象、时间安排、测试方法及人员分工等。2.测试大纲：规定测试的内容、要求、题型、分值分布等。3.测试试卷：包括笔试试卷、机考试卷、实操测试题目等及对应的标准答案。4.测试答题卡（纸）：记录考生答题情况的载体。5.测试成绩记录：详细记录每个考生的测试成绩、得分明细、排名等信息。6.测试评分标准：明确各项测试内容的评分依据和方法。7.测试结果分析报告：对测试结果进行统计分析，包括平均分、标准差、通过率、各知识点得分情况等，以及对测试结果的总结和评价。8.补考及重考相关资料：包括补考安排、补考成绩记录、重考申请及审批文件等。（三）收集要求1.各部门及相关工作人员应按照规定的时间和要求，及时将培训测试相关资料收集齐全，并移交至人力资源部门。2.收集的档案资料应确保真实、完整、清晰，不得随意涂改、伪造或缺失重要信息。3.对于电子文档，应确保格式规范、存储安全，并按照统一的命名规则进行命名，以便于识别和管理。三、培训测试档案的整理（一）分类标准1.培训类别：按照新员工入职培训、岗位技能培训、职业素养培训、晋升培训、专项培训等不同类别进行分类。2.测试类型：分为入职测试、岗位资格认证测试、晋升考核测试、专项技能测试等。3.时间顺序：按照培训测试活动开展的时间先后顺序进行排列。（二）整理步骤1.资料审核：对收集到的培训测试档案资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性，对于不符合要求的资料及时返回相关部门进行补充或修正。2.资料分类：根据分类标准，将审核通过的资料进行分类，同一类别的资料集中在一起。3.编号编制：为每一份档案资料编制唯一的编号，编号应体现资料的类别、年份、顺序等信息，便于查询和管理。例如：“PX20230101”表示2023年第1期培训的第1份资料。4.目录编制：根据分类后的资料内容，编制详细的目录清单，目录应包括资料名称、编号、日期、来源等信息，方便快速查找和核对档案资料。5.装订成册：对于纸质资料，按照一定的顺序进行装订，确保资料整齐、牢固，不易散落。装订时应注意保持资料的原有顺序和完整性，不得随意裁剪或折叠。6.电子归档：将整理好的电子文档按照分类目录进行存储，建立电子档案库，并定期进行备份，防止数据丢失。四、培训测试档案的归档（一）归档流程1.整理后的培训测试档案资料由人力资源部门统一进行归档。2.档案管理人员按照档案类别和编号顺序，将纸质档案和电子档案分别存放于专门的档案柜和电子存储设备中。3.在档案存放处设置明显的标识，注明档案类别、年份、保管期限等信息，便于查找和管理。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为13年，主要包括一般性的培训测试资料、临时使用的参考文件等。2.中期档案：保管期限为310年，如常规的岗位技能培训档案、周期性的考核记录等。3.长期档案：保管期限为10年以上，涉及公司核心业务、关键岗位人员培训测试以及具有重要历史价值和参考意义的档案资料，如公司高层管理人员培训档案、重大项目培训记录等。（三）档案存放1.纸质档案：应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的档案柜中，按照类别和年份顺序排列整齐。不同保管期限的档案应分开存放，并做好标识。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，按照分类目录建立文件夹结构进行存储。定期对电子档案进行清理和维护，确保数据的安全性和完整性。同时，应做好电子档案的备份工作，备份存储介质应异地存放，以防数据丢失。五、培训测试档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.内部查阅公司内部员工因工作需要查阅培训测试档案的，可向人力资源部门提出申请。申请时应注明查阅目的、查阅内容范围、查阅时间等信息。人力资源部门负责人根据申请内容进行审批，对于一般性的查阅需求，可直接批准；对于涉及重要机密或敏感信息的查阅申请，需经相关领导审核同意后方可查阅。2.外部查阅外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司培训测试档案的，必须持有正式的查阅函，并经公司相关领导批准。查阅函应明确查阅目的、查阅内容范围、查阅时间等信息。公司应指定专人陪同外部查阅人员进行查阅，并严格限制查阅范围，确保档案信息安全。查阅过程中，外部查阅人员不得擅自摘抄、复制或拍照档案资料，如有特殊需要，需另行申请并经批准。（二）借阅流程1.内部借阅公司内部员工因工作需要借阅培训测试档案的，需填写《培训测试档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部门。人力资源部门负责人根据申请内容进行审批，批准后办理借阅手续。借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。2.外部借阅原则上不允许外部单位或个人借阅公司培训测试档案。如因特殊情况确需借阅的，应按照外部查阅的相关规定，经公司高层领导批准，并签订保密协议。保密协议应明确双方的权利和义务，包括保密内容、保密期限、违约责任等。借阅期间，外部借阅人员应严格遵守保密协议的规定，妥善保管档案资料，不得泄露或用于其他非授权用途。（三）查阅与借阅记录1.档案管理人员应对每一次查阅和借阅情况进行详细记录，记录内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、部门、查阅（借阅）内容、审批情况、归还日期等信息。2.查阅与借阅记录应妥善保存，保存期限与档案保管期限一致，以便日后查询和追溯。六、培训测试档案的保密与安全管理（一）保密措施1.对涉及公司机密、员工个人隐私的培训测试档案，严格按照公司保密制度进行管理，限制知悉范围。2.档案管理人员应具备良好的保密意识，严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。3.在档案查阅和借阅过程中，提醒查阅（借阅）人员注意保密事项，不得在非保密场所谈论或传播档案信息。4.对于电子档案，应采取加密存储、访问权限控制等技术手段，防止数据泄露。（二）安全管理1.加强档案存放场所的安全管理，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保档案资料的安全。2.定期对档案进行检查和盘点，及时发现并处理档案损坏、丢失等问题。如发现档案存在安全隐患，应立即采取措施进行修复或补救，并向上级报告。3.对于因自然灾害、突发事件等不可抗力因素可能影响档案安全的情况，应提前制定应急预案，确保在紧急情况下能够及时保护档案资料的安全。七、培训测试档案的销毁（一）销毁条件1.培训测试档案已超过保管期限，且确无留存价值的。2.档案资料因损坏、变质等原因无法继续保存，且已履行相关审批手续的。（二）销毁流程1.由档案管理人员提出档案销毁申请，填写《培训测试档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经人力资源部门负责人审核后，提交至公司分管领导审批。对于涉及重要档案的销毁申请，需经公司主要领导批准。3.审批通过后，由档案管理人员会同相关部门人员共同对拟销毁的档案进行清点和核对，确保销毁档案与申请内容一致。4.销毁工作应在指定的安全地点