规范管理电子档案制度

PAGE规范管理电子档案制度一、总则（一）目的为加强公司电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的电子档案管理活动。（三）定义1.电子档案：指公司在各项工作中直接形成的具有保存价值的电子文件、数据、图表、图像等不同形式的信息记录。2.电子档案管理：对电子档案的收集、整理、存储、保管、检索、利用、鉴定、销毁等全过程进行管理的活动。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司设立统一的电子档案管理机构，负责全公司电子档案管理工作的指导、监督和检查；各部门负责本部门电子档案的日常管理工作。2.完整真实原则。确保电子档案的内容完整、准确，与纸质档案保持一致，真实反映公司各项工作的实际情况。3.安全保密原则。采取有效的安全保密措施，防止电子档案的丢失、损坏、篡改和泄露，确保电子档案信息安全。4.便于利用原则。建立科学合理的电子档案管理系统，提高电子档案的检索效率和利用价值，方便公司员工查询和使用。二、电子档案管理机构及职责（一）电子档案管理领导小组公司成立电子档案管理领导小组，由公司总经理担任组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹规划公司电子档案管理工作，制定电子档案管理的方针、政策和发展战略，协调解决电子档案管理工作中的重大问题。（二）电子档案管理部门公司设立电子档案管理部门，负责具体实施公司电子档案管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关电子档案管理的法律法规和行业标准，制定公司电子档案管理制度和操作规程。2.负责公司电子档案的收集、整理、存储、保管、检索、利用等日常管理工作。3.指导和监督各部门电子档案的形成、积累和归档工作，对各部门电子档案管理工作进行考核。4.组织开展电子档案管理系统的建设、维护和升级工作，确保系统的正常运行。5.负责电子档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对到期或失去保存价值的电子档案进行处理。6.开展电子档案管理业务培训和宣传工作，提高公司员工的电子档案管理意识和技能。（三）各部门职责各部门负责本部门电子档案的形成、积累和整理工作，并按照公司电子档案管理制度的要求，定期将本部门的电子档案移交至电子档案管理部门集中保管。各部门应指定专人负责电子档案管理工作，确保电子档案的真实、完整和安全。具体职责如下：1.负责本部门电子文件的收集、整理和分类，确保电子文件的内容准确、格式规范、标识清晰。2.按照规定的时间和要求，将本部门的电子档案移交至电子档案管理部门，并办理交接手续。3.配合电子档案管理部门做好电子档案的检索、利用和鉴定销毁等工作，提供必要的协助和支持。4.负责本部门电子档案管理设备的日常维护和管理，确保设备的正常运行。三、电子档案的收集与整理（一）收集范围公司各部门在工作中形成的具有保存价值的电子文件，包括但不限于以下几类：1.公司红头文件、会议纪要、规章制度、工作计划、总结报告等各类公文。2.合同协议、招投标文件、项目文档、技术资料、财务报表等业务文件。3.人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等人力资源文件。4.市场调研、客户信息、营销策划等市场营销文件。5.各类统计报表、数据分析报告等统计文件。6.其他具有保存价值的电子文件。（二）收集要求1.各部门应明确电子文件的收集责任人，按照规定的时间和要求及时收集本部门形成的电子文件。2.电子文件应采用通用格式存储，确保文件的可读性和通用性。对于特殊格式的文件，应同时保存相关的软件或转换工具。3.电子文件的命名应规范、准确，能够反映文件的内容和形成时间等关键信息。命名规则如下：年份+月份+日期+主题+序号例如：20230510公司年度工作计划014.电子文件应按照其形成的时间顺序进行编号，确保编号的唯一性和连续性。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于查找和利用。2.按照公司档案分类方案进行分类整理，确保电子档案分类准确、层次清晰。3.对电子文件进行必要的编目和著录，建立电子档案目录数据库，提高电子档案的检索效率。（四）整理方法1.分类：根据公司档案分类方案和电子文件的内容性质，将电子文件分为不同的类别，如党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类等。2.编号：对每一份电子文件赋予唯一的编号，编号应与电子档案目录数据库中的记录相对应。3.编目：编制电子档案目录，包括文件编号、题名、日期、责任者、保管期限等字段信息。电子档案目录应定期进行更新和维护，确保与电子档案实际情况一致。4.装订：对于需要装订的电子文件，应按照规定的装订方式进行装订，确保文件的整齐和牢固。装订时应注意保护电子文件的原始信息，避免损坏或丢失。四、电子档案的存储与保管（一）存储方式1.公司应建立专门的电子档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库、光盘库等存储设备进行集中存储。存储设备应具备冗余备份功能，确保数据的安全性和可靠性。2.对于重要的电子档案，应进行异地备份存储，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。异地备份存储地点应选择在安全可靠的区域，并定期进行数据检查和恢复演练。（二）存储环境1.电子档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合设备运行要求。2.存储场所应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，确保电子档案的安全存储。3.定期对存储设备进行维护和检查，及时清理灰尘、更换损坏的部件，确保存储设备的正常运行。（三）保管期限1.电子档案的保管期限应根据国家相关法律法规和公司实际情况确定，分为永久、长期和短期三种。永久保管的电子档案：反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司发展具有长远利用价值的档案。长期保管的电子档案：保存期限为10年以上（含10年）的档案。短期保管的电子档案：保存期限为110年的档案。2.各部门应按照公司档案保管期限表的要求，对本部门的电子档案进行鉴定，确定保管期限，并报电子档案管理部门备案。（四）保管措施1.建立电子档案保管台账，详细记录电子档案的存储位置、保管期限、备份情况等信息，确保电子档案的可追溯性。2.对电子档案进行定期盘点和清查，核对电子档案的数量、内容和存储情况，发现问题及时处理。3.严格控制电子档案的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和使用电子档案。对访问电子档案的人员进行登记，记录访问时间、内容和操作等信息。4.对电子档案的存储设备进行加密处理，防止数据被非法获取和篡改。加密密钥应妥善保管，定期更换。五、电子档案的检索与利用（一）检索工具1.建立电子档案目录数据库，通过计算机检索系统实现对电子档案的快速检索。电子档案目录数据库应包含电子档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限、存储位置等详细信息。2.开发电子档案全文检索系统，支持对电子档案内容进行关键词检索，提高检索的准确性和效率。全文检索系统应具备模糊检索、逻辑检索等功能，方便用户快速查找所需信息。3.编制电子档案检索指南，向用户介绍电子档案的检索方法和技巧，帮助用户更好地利用电子档案检索系统。（二）检索方法1.按照电子档案目录数据库中的字段信息进行检索，如通过文件编号、题名、日期、责任者等字段进行精确检索。2.使用全文检索系统，输入关键词进行模糊检索，系统将在电子档案的全文中进行匹配，快速定位相关文件。3.利用逻辑检索功能，通过组合关键词、限定检索范围等方式，提高检索的准确性和针对性。例如，可以使用AND、OR、NOT等逻辑运算符进行检索。（三）利用流程1.用户如需利用电子档案，应填写电子档案利用申请表，注明利用目的、内容、范围等信息，提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，将申请表提交至电子档案管理部门。电子档案管理部门根据用户需求，提供相应的电子档案，并进行登记。3.用户在利用电子档案时，应遵守公司电子档案管理规定，不得擅自复制、传播、篡改电子档案内容。如需对电子档案进行复制或引用，应经电子档案管理部门同意，并注明出处。4.利用完毕后，用户应及时归还电子档案，并在利用登记表上签字确认。（四）利用权限1.根据电子档案的密级和保管期限，设定不同的利用权限。一般情况下，永久保管的电子档案和机密级以上的电子档案，应严格限制利用范围，只有经过特定审批程序的人员才能查阅和使用。2.长期保管和短期保管的电子档案，根据工作需要，经相关部门负责人审批后，公司员工可以查阅和使用。3.外部单位如需利用公司电子档案，应按照国家有关规定办理相关手续，并经公司电子档案管理部门审核同意。六、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则。电子档案管理部门应定期对电子档案进行鉴定，一般每5年进行一次全面鉴定，确保电子档案的有效性和准确性。2.价值鉴定原则。根据电子档案的内容、历史价值、现实利用价值等因素，综合判断其保存价值，确定是否需要继续保存。（二）鉴定组织1.成立电子档案鉴定小组，由电子档案管理部门负责人担任组长，相关业务部门人员、档案管理人员等为成员。鉴定小组负责具体实施电子档案的鉴定工作。2.鉴定小组应依据国家相关法律法规、公司档案保管期限表和电子档案鉴定标准，对电子档案进行逐份鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法。鉴定人员直接审查电子档案的内容，判断其是否具有保存价值。对于涉及公司重要业务、历史事件、知识产权等方面的电子档案，应重点进行鉴定。2.综合评估法。综合考虑电子档案的形成背景、来源、内容、形式、利用情况等因素，对其保存价值进行全面评估。例如，对于一些时效性较强的电子文件，如果已经失去现实利用价值，可以考虑予以销毁。（四）销毁程序1.经鉴定确定失去保存价值的电子档案，由电子档案管理部门编制电子档案销毁清单，详细记录电子档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.电子档案销毁清单经电子档案管理部门负责人审核后，报公司主管领导审批。3.审批通过后，由电子档案管理部门组织实施电子档案的销毁工作。销毁工作应在指定的场所进行，采用物理或化学方法确保电子档案数据无法恢复。4.销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。销毁完毕后，监督人员应在电子档案销毁清单上签字确认。5.电子档案销毁清单应作为公司档案保存，保存期限与被销毁的电子档案保管期限相同。七、电子档案管理的监督与检查（一）监督检查机构公司电子档案管理领导小组负责对公司电子档案管理工作进行监督检查。电子档案管理部门负责具体实施日常监督检查工作。（二）监督检查内容1.电子档案管理制度的执行情况，包括电子档案的收集、整理、存储、保管、检索、利用、鉴定、销毁等环节。2.电子档案管理系统的运行情况，包括系统的安全性、稳定性、数据准确性等方面。3.各部门电子档案管理工作的开展情况，包括电子档案的形成、积累、归档等工作是否符合要求。4.电子档案管理人员的业务水平和工作责任心，是否熟悉电子档案管理业务流程和相关法律法规。（三）监督检查方式1.定期检查。电子档案管理部门每年对公司各部门电子档案管理工作进行一次全面检查，检查结果以书面形式通报各部门，并作为部门绩效考核的重要依据。2.不定期抽查。电子档案管理部门根据工作需要，不定期对各部门电子档案管理工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。3.专项检查。针对电子档案管理工作中的重点问题或突发事件