关于村级档案管理制度

PAGE关于村级档案管理制度一、总则（一）目的为加强村级档案管理，确保村级档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在村级各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本村实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内各类文件材料、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本村档案由村档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自分散保存。2.真实准确原则。档案内容应真实反映本村各项工作的实际情况，确保数据准确无误。3.完整系统原则。全面收集、整理各类档案，保持档案之间的有机联系，形成完整的档案体系。4.安全保密原则。采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案管理职责（一）村档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本村档案管理制度并组织实施。2.负责本村各类档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.对各部门档案管理工作进行指导和监督。（二）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目等工作，确保档案整理规范、有序。3.严格遵守档案保管制度，做好档案的保管、保护工作，防止档案损坏、丢失。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续。5.定期对档案管理工作进行总结和汇报，及时发现问题并提出改进措施。（三）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并定期移交村档案室。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的具体工作，接受村档案室的业务指导。3.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级党委、政府及有关部门下发的与本村工作相关的文件、通知、指示等。2.本村党组织、村委会形成的各类文件、会议记录、决议、工作计划、总结、统计报表等。3.本村各类经济合同、协议、土地承包资料、财务收支凭证等。4.本村开展的各项活动记录、照片、录像等资料。5.村民代表会议、村民会议等会议资料。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，定期移交村档案室。2.对重要文件材料应实行跟踪收集，确保不遗漏。3.收集的文件材料应保持原件完整，不得擅自涂改、损毁。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、经济发展类、社会事务类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间各部门应在次年第一季度将上一年度形成的文件材料整理归档完毕，并移交村档案室。（二）归档要求1.归档的文件材料应齐全完整、分类准确、编目规范。2.归档文件应按照档案编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期。1.永久保管：凡是反映本村主要职能活动和历史面貌的，对本村工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映本村一般工作活动，在较长时间内对本村工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是在较短时间内对本村工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为1年至15年。（四）保管措施1.村档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等保管条件，确保档案安全。2.定期对档案进行检查和清点，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。3.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录。五、档案的利用（一）利用范围1.本村工作人员因工作需要查阅档案。2.上级有关部门因工作需要查阅档案。3.村民因涉及个人权益等正当理由查阅档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.本村工作人员查阅档案，经村档案室负责人批准后即可查阅。3.上级有关部门查阅档案，应出具单位介绍信，并经村主要领导批准。4.村民查阅档案，应持本人有效身份证件，说明查阅理由，经村档案室负责人审核同意后，在指定地点查阅。（三）利用要求1.查阅档案应在村档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。3.如需复印档案，应经村档案室负责人批准，并登记复印内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.村档案室应定期对保管期满的档案进行鉴定，由村档案室负责人、档案管理人员及相关部门人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案是否仍有保存价值，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对确无保存价值的档案，经鉴定小组审核，报村主要领导批准后进行销毁。2.销毁档案应填写《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息，并由监销人签字确认。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。4.销毁档案时，应有两人以上在场监销，并在《档案销毁清册》上注明销毁方式和日期。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立村级档案信息化管理系统,实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化处理1.对重要档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰可读。2.建立数字化档案数据库，将扫描后的档案图像及相关目录信息录入数据库。（三）系统功能1.具备档案录入、查询、统计、借阅管理等功能。2.能够对档案进行分类检索、全文检索，方便快捷地查找所需档案。3.实现档案信息的安全存储和备份，防止数据丢