财产档案管理制度

PAGE财产档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司财产档案管理，确保公司财产档案的完整性、准确性和安全性，便于财产的清查、核算、监督及维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有固定资产、流动资产等各类财产档案的管理。（三）定义1.财产档案：指公司在各项财产的购置、使用、维护、处置等过程中形成的具有保存价值的各种文件、资料、凭证等。2.固定资产：指使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上（具体标准根据公司实际情况确定），并且在使用过程中保持原有物质形态的资产，包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、电子设备等。3.流动资产：指企业可以在一年或者超过一年的一个营业周期内变现或者运用的资产，包括货币资金、短期投资、应收及预付款项、存货等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司财产档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.分类管理原则：按照财产的类别、性质等进行分类管理，便于查找和使用。3.安全保密原则：确保财产档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄露，对涉及公司机密的档案要严格保密。4.动态管理原则：随着财产的增减变动、使用状况变化等，及时更新和完善财产档案。二、财产档案的分类与编号（一）分类1.固定资产档案购置档案：包括购置申请、审批文件、采购合同、发票、运输单据、验收报告等。使用档案：设备使用说明书、操作规程、维护记录、维修报告、运行日志等。变动档案：资产调拨单、转移记录、报废审批文件、处置合同等。2.流动资产档案货币资金档案：现金日记账、银行存款日记账、对账单、资金盘点报告等。应收及预付款项档案：销售合同、应收账款明细、催款记录、预付款凭证等。存货档案：采购订单、入库单、出库单、盘点表、存货成本核算资料等。（二）编号1.固定资产编号：采用“类别代码+顺序号”的方式进行编号。类别代码根据固定资产的类别设定，如房屋及建筑物为“FW”，机器设备为“JS”等；顺序号按照资产购置的先后顺序依次编排。2.流动资产编号：根据不同的流动资产类别分别编号。货币资金编号为“HZJ”，应收及预付款项编号为“YSY”，存货编号为“CH”等，在各类别下再按照具体业务顺序编号。三、财产档案的收集与整理（一）收集1.各部门在财产购置、使用、变动等业务发生后，应及时将相关资料移交档案管理部门或专人。2.采购部门负责收集固定资产购置过程中的各类合同、发票等资料；使用部门负责提供设备的使用说明书、维护记录等；财务部门负责提供资产核算相关资料。3.对于涉及多个部门的财产业务，由牵头部门负责协调收集相关资料，并确保资料的完整性。（二）整理1.档案管理人员收到移交的财产资料后，应按照分类和编号规则进行整理。2.对资料进行核对，确保资料的真实性、准确性和完整性。对于不完整或不符合要求的资料，及时与相关部门沟通补充。3.将整理好的资料按照类别和编号顺序进行装订或归档，建立清晰的目录索引，便于查找和查阅。四、财产档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案保管库房，确保库房安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.库房内应配备必要的档案存放设备，如档案柜、货架等，并按照类别和编号进行有序排列。（二）保管期限1.固定资产档案：购置档案、变动档案等长期保存；使用档案根据设备的使用年限确定保管期限，一般为设备报废后[X]年。2.流动资产档案：货币资金档案、应收及预付款项档案等保存期限为[X]年；存货档案根据存货的周转情况确定保管期限，一般为存货处置后[X]年。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对财产档案进行检查和清点，确保档案的完好无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.对电子档案要进行备份，存储在安全的介质上，并定期进行数据维护，防止数据丢失或损坏。3.严格限制非档案管理人员进入档案保管库房，确需查阅档案的，应办理相关手续，并在档案管理人员的监督下进行查阅。五、财产档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅财产档案的，应填写《财产档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅人员如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并注明摘录或复制的范围和用途。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅财产档案的，应填写《财产档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等，如发现档案有损坏或丢失情况，应承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。六、财产档案的销毁（一）销毁条件1.财产档案保管期限已满，且已无继续保存价值的。2.因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏无法修复，且经鉴定无保存必要的。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对保管期满的财产档案进行清理，提出销毁意见，编制《财产档案销毁清单》。2.《财产档案销毁清单》应经档案管理部门负责人、财务部门负责人和公司分管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门会同相关部门共同进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由参与销毁的人员签字确认。4.对于涉及公司机密或重要信息的档案，销毁前应进行严格的保密处理，防止信息泄露。七、财产档案管理的监督与考核（一）监督1.公司内部审计部门定期对财产档案管理情况进行审计监督，检查档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合本制度规定。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查，发现问题及时整改，并向公司领导汇报自查情况。（二）考核1.建立财产档案管理考核机制，对各部门在财产档案管理工作中的表现进行考核评价。2.考核内容包括档案资料的完整性、准确性、及时性，档案管理工作的规范性，以及对档案管理规定的执行情况等。3.考核结果与部门和个