深入学习档案管理制度

PAGE深入学习档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则档案应全面涵盖公司/组织各项工作活动，保证档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等的档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为公司/组织的各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司/组织档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责收集、整理公司/组织各部门形成的各类档案，对档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案的系统性和完整性。3.档案保管与保护建立档案库房，配备必要的保管设施和设备，对档案进行妥善保管，确保档案的安全。定期对档案进行检查、清点，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作。4.档案检索与利用建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。根据公司/组织内部各部门的需求，及时提供档案资料，为各项工作提供支持。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已过保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.档案信息化建设推进档案信息化管理，利用现代信息技术手段，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和水平。7.培训与指导对公司/组织各部门档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理队伍的整体素质。（三）各部门档案管理职责1.指定专人负责档案管理工作各部门应指定一名档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.及时收集和整理档案各部门档案管理人员应及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，按照档案管理部门的要求进行整理和分类，确保档案的齐全、完整。3.妥善保管档案各部门应设置专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，对本部门档案进行妥善保管，防止档案丢失、损坏或泄露。4.按时移交档案各部门档案管理人员应按照规定的时间和要求，将本部门保管期满的档案移交至档案管理部门。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类包括公司/组织的各类规章制度、会议记录、工作计划与总结、人事档案、行政公文等。2.业务管理类涵盖公司/组织各项业务活动中形成的文件材料，如市场营销、财务管理、生产管理、质量管理等方面的档案。3.项目管理类针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项、可行性研究报告、项目实施过程中的文件材料、项目验收报告等。4.合同协议类公司/组织签订的各类合同、协议、意向书等文件材料。5.财务审计类财务报表、审计报告、税务资料等与财务审计相关的档案。6.技术研发类公司/组织的技术研发成果、专利文件、技术标准、工艺文件等。7.客户资料类客户信息、合作项目资料、市场调研数据等与客户相关的档案。8.其他类不属于以上分类的其他档案，如荣誉证书、宣传资料、外事活动文件等。（二）档案编号档案编号采用“全宗号年度保管期限类别流水号”的结构，具体编号规则如下：1.全宗号：由档案管理部门统一编制，用于标识公司/组织档案全宗。2.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。3.保管期限：分为“永久”、“长期”（10年以上）、“短期”（10年以下），分别用“Y”、“C”、“D”表示。4.类别：根据档案分类，用两位数字表示各类档案的类别代码，如“01”表示行政管理类，“02”表示业务管理类等。5.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，一份属于行政管理类、永久保管、2023年形成的第5份档案，其编号为：[全宗号]2023Y01005四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围各部门应按照档案管理部门确定的档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。2.收集时间各部门应在工作结束后或文件材料形成后的规定时间内，将档案收集齐全，并移交至本部门档案管理人员。对于重要文件材料，应及时收集并移交。3.收集要求档案收集应确保文件材料的完整、真实、准确，不得遗漏重要信息。收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全。对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质文件保持一致。（二）档案整理1.分类整理档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理，将同一类别的档案集中在一起。2.装订编目对纸质档案进行装订，去除金属物，确保装订牢固、整齐。按照档案编号规则，对档案进行编号、编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于档案的检索和利用。3.电子档案整理对电子档案进行分类存储，建立电子档案文件夹结构，按照档案编号命名电子文件。对电子文件进行元数据著录，确保电子档案的可识别性和可追溯性。同时，建立电子档案索引数据库，方便电子档案的检索和查询。五、档案的保管与保护（一）档案保管场所1.档案库房建设档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案的安全保管。2.库房布局档案库房应合理布局，设置档案架、档案柜等存储设备，按照档案类别和保管期限进行分区存放。档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。同时，应留出必要的通道，确保档案管理人员能够方便地进行档案的整理、查阅和搬运。（二）档案保管措施1.温湿度控制档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案管理人员应定期对库房温湿度进行监测和记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施。2.防虫防霉在档案库房内放置防虫、防霉药品，定期检查档案，发现虫害或霉变现象应及时采取措施进行处理。同时，应保持库房清洁卫生，防止灰尘、杂物等对档案造成污染。3.防火防盗档案库房应配备消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保消防器材完好有效。档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，加强安全防范措施，防止档案被盗或火灾事故的发生。4.档案存储方式档案应采用纸质档案与电子档案同时存储的方式。纸质档案应按照档案编号顺序排列存放，便于查找和利用。电子档案应进行备份存储，备份介质应采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，并分别存储在不同的地点，以防止数据丢失。（三）档案定期检查1.检查内容档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。检查档案是否有损坏、丢失、霉变等情况，档案的编号、编目是否准确，电子档案是否能够正常读取等。2.检查周期档案检查分为日常检查和定期检查。日常检查由档案管理人员每天进行，定期检查每季度进行一次。对于重要档案或特殊时期，应增加检查次数。3.检查记录档案管理人员应将每次检查的情况进行详细记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及处理情况等。检查记录应妥善保存，以备查阅。六、档案检索与利用（一）档案检索系统建设1.纸质档案检索建立纸质档案目录索引，按照档案类别和保管期限编制档案目录，目录内容应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。档案管理人员应定期对档案目录进行更新和维护，确保目录的准确性和完整性。2.电子档案检索利用计算机技术建立电子档案检索系统，通过关键词检索、分类检索等方式，方便档案管理人员快速查找所需档案。电子档案检索系统应具备强大的检索功能，能够根据档案的元数据信息进行灵活检索。同时，应建立电子档案索引数据库，对电子档案的索引信息进行集中管理，提高检索效率。（二）档案利用流程1.利用申请公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案利用申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并经部门负责人签字批准。2.档案查阅档案管理人员根据《档案利用申请表》，在档案库房或电子档案检索系统中查找所需档案，并将档案提供给查阅人员。查阅人员应在档案查阅登记本上签字，注明查阅时间和查阅内容。3.档案借阅如需借阅档案，查阅人员应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、伪造档案内容，不得擅自将档案带出公司/组织。4.档案归还借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。（三）档案利用限制1.保密限制对于涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和利用范围。未经公司/组织授权，不得将此类档案提供给外部单位或个人。2.法律限制对于涉及法律法规规定的特殊档案，如司法档案、税务档案等，应按照相关法律法规的要求进行管理和利用，不得违反法律法规的规定。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对公司/组织档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定标准档案鉴定应根据国家有关规定和公司/组织实际情况，结合档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，综合确定档案的保管期限。对于反映公司/组织主要职能活动、具有重要历史价值和现实利用价值的档案，应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，可列为长期或短期保管；对于已过保管期限且无保存价值的档案，可予以销毁。3.鉴定程序档案鉴定小组应定期对档案进行逐卷审查，填写《档案鉴定意见书》，注明档案的编号、题名、日期、保管期限、鉴定意见等信息。鉴定意见应经档案鉴定小组全体成员签字确认。（二）档案销毁1.销毁申请对于经鉴定确定为无保存价值的档案，档案管理部门应填写《档案销毁申请表》，注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并附上《档案鉴定意见书》，报公司/组织领导审批。2.销毁实施经公司/组织领导批准后，档案管