档案查阅利用工作制度

PAGE档案查阅利用工作制度一、总则（一）目的为了加强公司档案的查阅利用管理，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案查阅利用方面的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案查阅利用工作合法合规。2.安全保密原则：在档案查阅利用过程中，切实保障档案的安全，防止档案信息泄露。3.服务高效原则：以方便公司各项工作开展为出发点，提供高效、便捷的档案查阅利用服务。二、档案查阅利用的范围与权限（一）查阅利用范围1.公司各类文件、合同、协议、报告、报表等纸质档案。2.电子档案，包括但不限于文档、数据、图表等。3.特殊载体档案，如照片、录音、录像等。（二）查阅利用权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，应根据其工作职责和业务需求，确定相应的查阅权限。2.部门负责人可查阅本部门及相关业务范围内的档案。3.涉及跨部门业务的档案查阅，需经相关部门负责人批准。4.重要档案的查阅，需经公司主管领导审批。三、档案查阅利用的流程（一）查阅申请1.查阅人需填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、内容、用途、查阅时间等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人根据工作需要和查阅权限进行审批。3.对于重要档案或涉及多个部门的档案查阅申请，需提交公司主管领导审批。（二）查阅登记1.档案管理人员收到经审批的《档案查阅申请表》后，进行查阅登记。登记内容包括查阅人姓名、部门、查阅时间、档案名称、查阅目的等。2.为查阅人提供专门的查阅场所，并告知查阅注意事项。（三）档案查阅1.查阅人在档案管理人员的陪同下，在指定场所进行查阅。查阅过程中，查阅人应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。2.如需复印、拍照、摘录档案内容，应提前向档案管理人员提出申请，经批准后方可进行。复印、拍照、摘录的档案内容应与原件一致，并注明出处。（四）查阅归还1.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员。档案管理人员核对档案数量、完整性等，确认无误后办理归还手续。2.对于借阅期限较长的档案，档案管理人员应定期进行催还，确保档案按时归还。四、档案利用的方式与要求（一）档案利用方式1.提供档案原件供查阅人直接查阅。2.根据查阅人的需求，提供档案复印件、摘录件等。3.对于特殊载体档案，可通过数字化转换等方式提供利用。（二）利用要求1.档案利用应严格按照审批的范围和用途进行，不得擅自扩大利用范围或改变利用用途。2.利用档案过程中形成的相关记录应妥善保存，以备后续查阅。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，利用时应严格遵守保密规定，防止信息泄露。五、档案查阅利用的安全与保密措施（一）安全措施1.档案查阅场所应具备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全保存。3.在档案查阅过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。（二）保密措施1.档案管理人员应对档案内容严格保密，不得向无关人员泄露。2.查阅人在查阅档案时，应签订保密协议，承诺对查阅的档案信息予以保密。3.对于涉及保密内容的档案，应在专门的保密场所进行查阅，限制无关人员进入。4.档案利用过程中产生的废弃物，应按照保密规定进行处理，防止信息残留。六、档案查阅利用的监督与检查（一）内部监督1.公司档案管理部门负责对档案查阅利用工作进行日常监督，检查查阅申请、登记、归还等环节的执行情况。2.定期对档案查阅利用情况进行统计分析，及时发现问题并提出改进措施。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.根据外部监督检查意见，及时整改档案查阅利用工作中存在的问题。七、档案查阅罚款规定（一）违规行为界定1.未经批准擅自查阅档案。2.在查阅过程中擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。超出审批范围或用途利用档案。3.未按规定归还档案，逾期不还。4.违反档案安全保密规定，导致档案信息泄露。（二）罚款标准1.对于首次违规且情节较轻的，给予警告并处以[X]元罚款。2.对于多次违规或情节严重的，处以[X]元以上[X]元以下罚款，并视情节给予相应的纪律处分。3.因违规行为给公司造成经济损失或不良影响的，除罚款外，还应承担相应的赔偿责任。（三）罚款执行1.档案管理部门负责对违规行为进行认定，并开具《档案查阅违规罚款通知单》。2.罚款通知单应送达违规责任人所在部门，由部门负责从责任人工资中扣除相应罚款，并将罚款上缴公司财务部