学校保安档案管理制度

PAGE学校保安档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校保安队伍建设，规范保安档案管理，确保保安人员信息准确、完整、安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体保安人员档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映保安人员的实际情况。2.完整性原则：全面收集保安人员各方面信息，确保档案资料完整。3.保密性原则：严格保护保安人员档案信息，防止泄露。4.动态管理原则：根据保安人员工作变动和发展，及时更新档案内容。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯。2.身份证号码、联系方式（手机号码、电子邮箱）。3.家庭住址、婚姻状况。（二）入职信息1.入职时间、入职渠道（招聘网站、内部推荐等）。2.应聘岗位、录用审批表。3.入职培训记录（培训时间、培训内容、考核成绩）。（三）工作经历1.历任工作单位、担任职务、工作起止时间。2.各工作单位的工作职责、业绩表现、奖惩情况。（四）教育培训情况1.学历层次、毕业院校、专业、毕业时间。2.参加的各类保安业务培训、技能培训、安全培训等记录（培训时间、培训地点、培训证书）。3.获得的其他相关职业资格证书、技能等级证书。（五）考核评价1.月度考核记录（考核时间、考核内容、考核结果、评语）。2.年度考核记录（考核时间、考核等级、综合评语、奖惩情况）。3.专项工作考核记录（如重大活动安保工作考核等）。（六）奖惩情况1.获得的学校及以上级别的奖励（奖励名称、颁发部门、颁发时间）。2.受到的学校及以上级别的处罚（处罚原因、处罚决定、处罚时间）。（七）健康状况1.定期体检报告（体检时间、体检机构、体检结论）。2.重大疾病史、伤残情况记录。（八）其他信息1.个人特长、兴趣爱好。2.其他与保安工作相关的重要信息。三、档案建立与收集（一）入职时档案建立1.保安人员入职时，需填写《保安人员入职登记表》，提供个人基本信息、学历证书、身份证等相关资料复印件。2.人力资源部门负责收集整理入职资料，建立个人档案，并将档案移交至保安管理部门。（二）日常信息收集1.保安管理部门负责定期收集保安人员的工作业绩、考核评价、奖惩情况等信息。2.教育培训部门及时将保安人员参加培训的相关资料反馈至保安管理部门，更新档案内容。3.保安人员个人如有信息变更，应及时向保安管理部门提交变更申请及相关证明材料，确保档案信息准确。四、档案整理与归档（一）分类整理1.保安管理部门按照档案内容分类，对各类资料进行整理，确保资料齐全、顺序合理。2.同一类资料按照时间顺序排列，便于查阅。（二）编号标识1.为每一份档案建立唯一的编号，编号规则为：学校代码+保安类别（如S）+入职年份+序号。2.在档案袋及档案内每份资料上标注编号，方便查找和管理。（三）装订归档1.将整理好的资料进行装订，确保牢固、整齐。2.装订后的档案存入专门的档案柜，按照编号顺序排列存放。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.保安管理部门负责人、学校安全管理负责人有权查阅保安人员档案。2.因工作需要，其他部门如需查阅保安人员档案，需经保安管理部门负责人批准，并在指定地点查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等。2.申请表经批准后，由档案管理人员提供档案，并在现场监督查阅，查阅完毕及时归还。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料，如需复印相关资料，需经档案管理人员同意。（三）借阅权限1.因特殊原因确需借阅保安人员档案的，需经学校安全管理负责人批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，需办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，经批准后到档案管理人员处办理借阅手续。2.档案管理人员将档案交予借阅人员，并登记借阅时间、借阅期限、预计归还时间等信息。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。归还时，档案管理人员应检查档案是否完好，如有损坏或丢失，应追究借阅人员责任。六、档案保管与安全（一）保管责任1.保安管理部门负责档案的日常保管工作，指定专人负责档案管理。2.档案管理人员应具备责任心和保密意识，严格遵守档案管理制度。（二）保管环境1.档案存放地点应保持干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、灭火器、防虫药品等。（三）安全措施1.档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案安全。2.对电子档案应进行备份，存储在安全的存储介质上，并定期进行数据维护。3.严格限制非档案管理人员进入档案存放区域，防止档案信息泄露。七、档案更新与维护（一）定期更新1.保安管理部门每年对保安人员档案进行一次全面更新，确保档案信息的时效性。2.根据人员变动情况，及时调整档案中的入职、离职、岗位变动等信息。（二）动态维护1.随时关注保安人员的工作表现、奖惩情况等，及时将相关信息录入档案。2.对于档案中存在的错误或不准确信息，及时进行更正和补充。八、档案销毁（一）销毁条件1.保安人员离职、退休或因其他原因不再从事保安工作，且档案保存期限已满。2.档案内容涉及的事项已不再具有保存价值。（二）销毁流程1.档案管理人员提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，说明销毁原因、档案名称、数量等。2.申请表经保安管理部门负责人审核、学校安全管理负责人批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上共同监督销毁过程，确保档案彻底销毁