社区康园档案管理制度

PAGE社区康园档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区康园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社区康园工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社区康园中心及相关工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社区康园档案由专门的档案管理部门或人员进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映社区康园工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的泄露、损毁和丢失，对涉及个人隐私等敏感信息严格保密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善社区康园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理社区康园各类档案，包括纸质档案和电子档案。3.对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行安全检查，确保档案的安全保管。6.负责档案的鉴定、销毁等工作，按照规定程序处理到期或无保存价值的档案。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在工作中形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，规范本部门档案的形成和积累，明确档案管理人员，做好档案的日常管理工作。3.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关意见和建议。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，认真履行档案管理职责。2.负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、编目、保管、利用等。3.严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和保密。4.积极开展档案的开发利用工作，为社区康园工作提供支持和服务。5.参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.综合管理类：包括社区康园的各项规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、大事记等。2.服务对象档案类：涵盖社区康园服务对象的基本信息、健康档案、康复记录、心理辅导记录等。3.服务活动类：如各类康复训练活动、文化娱乐活动、职业技能培训活动等的策划方案、实施记录、效果评估等。4.师资队伍建设类：教师和工作人员的个人档案、培训记录、考核评价等。5.设施设备类：社区康园的设施设备清单、采购合同、维护记录、报废处理等。6.财务档案类：财务预算、决算、收支凭证、审计报告等。7.其他类：不属于上述分类的其他档案。（二）档案编号1.采用层次分类编号法，按照档案分类顺序进行编号。2.编号由字母和数字组成，字母表示档案类别首字母，数字表示该类别下档案的顺序号。例如，综合管理类档案编号为ZH001，服务对象档案类编号为FW001等。3.对于同一类别的档案，按照形成时间先后顺序依次编号，确保编号的唯一性和系统性。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的及时、完整收集。2.收集的档案应包括纸质文件、电子文件、照片、图表、实物等各种形式的资料。3.对重要的会议、活动等应及时收集相关资料，确保档案的准确性和完整性。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和要求。（三）整理方法1.纸质档案：按照档案分类要求，对收集的文件材料进行分类，去除重复、无用的文件，对每份文件进行编号、编目，填写卷内目录，装订成册，编制案卷封面，填写案卷题名、年度、保管期限等信息。2.电子档案：按照档案分类建立电子文件夹，将电子文件按照类别和时间顺序进行存储，对电子文件进行命名，确保文件名准确反映文件内容，同时建立电子索引，方便查询和利用。3.照片档案：对照片进行分类整理，标注照片的拍摄时间、地点、人物、事件等信息，按照一定顺序排列，编制照片说明，成册保存。4.实物档案：对收集到具有保存价值的实物进行登记，注明实物名称、来源、日期等信息，妥善保管。五、档案的编目与装订（一）编目内容1.编制案卷目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等信息。2.对每份文件编制卷内目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等信息。3.编制备考表，注明本卷情况说明、整理人、检查人、日期等信息。（二）装订要求1.纸质档案应采用线装或胶装方式进行装订，确保装订牢固、整齐。2.装订时应去除文件上的金属物，对破损的文件进行修补。3.卷内文件应按照卷内目录顺序排列，页号编写准确，不得漏编、重编。六、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类上架存放，排列整齐，便于查找。2.电子档案应进行备份存储，采用光盘、硬盘等多种存储介质，异地存放，确保数据的安全性。3.照片档案和实物档案应分别存放于专门的相册、陈列柜等保管设备中。（三）保管期限1.社区康园档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括社区康园的重要规章制度、历史沿革资料、涉及重大权益的文件等。3.长期保管的档案期限为10年以上，包括服务对象的长期健康档案、重要服务活动资料等。4.短期保管的档案期限为110年，如一般性的工作计划、总结等。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的实际数量与账目相符。2.清查过程中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取相应措施进行处理，并做好记录。七、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守档案利用制度，确保档案的安全和保密。2.本着方便利用的原则，为社区康园工作提供支持和服务。3.利用档案应办理相关手续，填写档案利用登记表。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供查阅，并做好查阅记录。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案。3.复制：根据利用者的申请，经批准后可为其提供档案复制服务。复制档案应注明出处，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记1.建立档案利用登记簿，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、档案名称、卷号、份数等信息。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际价值，对档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可考虑进行销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行鉴定，逐卷逐件审查档案内容。2.对拟销毁的档案编制销毁清单，注明档案名称、卷号、保管期限、销毁原因等信息。3.将销毁清单提交档案管理部门负责人审核，报上级主管部门批准。（四）销毁实施1.经批准后，由档案管理部门指定专人负责档案的销毁工作。2