掇刀区档案管理制度

PAGE掇刀区档案管理制度一、总则（一）目的为加强掇刀区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在掇刀区各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于掇刀区各机关、团体、企事业单位及其他社会组织（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位的档案工作实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案应如实反映掇刀区各项工作的历史过程和实际情况，保证档案的真实性和完整性。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率，为掇刀区的各项工作提供有力支持。4.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）掇刀区档案局掇刀区档案局是掇刀区档案工作的行政管理部门，负责对全区档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导和检查考核。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定全区档案工作的规章制度和业务标准。2.组织开展全区档案宣传、教育、培训工作，提高档案人员的业务素质和全社会的档案意识。3.指导、监督、检查全区各单位的档案工作，依法查处档案违法行为。4.负责接收、征集、整理、保管和提供利用掇刀区重要档案资料，推进档案信息化建设。5.组织开展档案理论研究和学术交流活动，促进档案事业的发展。（二）各单位档案管理部门各单位应设立档案管理部门或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，以及掇刀区档案局制定的档案工作规章制度和业务标准。2.制定本单位档案工作计划和管理制度，组织实施档案管理工作。3.负责收集、整理、保管本单位在各项工作中形成的档案资料，确保档案的完整、准确、系统。4.建立健全档案检索体系，积极开发档案信息资源，为本单位各项工作提供档案利用服务。5.负责本单位档案的安全保密工作，定期对档案进行检查、维护，确保档案的实体安全和信息安全。6.对本单位下属机构的档案工作进行指导、监督和检查。三、档案的收集与归档（一）收集范围各单位应收集以下方面的档案资料：1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传教育、纪检监察等方面的文件材料。2.行政管理类：包括单位行政事务管理、人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障等方面的文件材料。3.业务工作类：包括本单位各项业务工作中形成的文件材料，如工作计划、总结、报告、统计报表、业务合同、技术资料、会议记录等。4.科技项目类：包括本单位承担的科研项目、技术改造项目、基本建设项目等形成的文件材料，如项目申报书、可行性研究报告、设计图纸、实验数据、验收报告等。5.声像档案类：包括反映本单位重要活动、重大事件的照片、录音、录像等资料。6.电子档案类：包括本单位在办公自动化、信息化建设过程中形成的电子文件、数据库等资料。（二）归档要求1.归档文件应齐全完整，字迹清楚，签署完备，制成材料符合档案保管要求。2.归档文件应按照文件形成的时间顺序或重要程度进行分类整理，同一事由的文件应集中在一起。3.归档文件应编制页码，填写卷内文件目录和备考表，装订整齐，装盒保管。4.电子档案应按照国家有关电子文件管理的规定进行整理、存储和保管，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（三）归档时间1.各单位应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档完毕。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时整理归档。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法档案分类可采用年度机构（问题）保管期限分类法，即先将档案按年度分开，再按机构（问题）进行分类，最后按保管期限进行划分。1.年度分类将档案按形成年度进行划分，不同年度的档案分别整理。2.机构（问题）分类根据本单位的内部机构设置或业务职能，将档案分为若干类别。如党群工作类、行政管理类、业务工作类等，每类下再根据具体情况细分若干小类。3.保管期限分类根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。（三）编号与编目1.档案应进行编号，编号应科学合理，便于查找和管理。编号可采用全宗号年度保管期限流水号的形式。2.编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、文号、页数等内容，以便于档案的检索和利用。五、档案的保管与保护（一）保管场所各单位应设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品、吸尘器等，确保档案的安全保管。（三）档案整理与检查1.定期对档案进行整理，检查档案的保管状况，对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。2.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。（四）档案鉴定与销毁1.各单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门会同有关业务部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报本单位主管领导批准后，由专人负责销毁。销毁档案时，应指定两人以上监销，并在销毁清册上签字。3.档案销毁清册应永久保存。六、档案的利用与服务（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全保密的前提下，为掇刀区各项工作提供优质、高效的服务。（二）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅掇刀区档案的，应持单位介绍信，经掇刀区档案局批准后，到指定的档案管理部门查阅。查阅重要档案的，还应经掇刀区档案局领导批准。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅时应严格按照国家有关保密规定执行，未经批准，不得擅自查阅、摘抄、复制或传播。（三）利用方式1.档案查阅档案管理部门应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损。2.档案借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，利用者应妥善保管，不得转借他人，不得擅自带出档案管理部门指定的场所。3.档案复制利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员负责复制。复制档案应注明出处，并加盖档案管理部门印章。（四）利用登记与统计档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，定期进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。七、档案信息化建设（一）建设目标推进掇刀区档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理的效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化对馆藏档案进行数字化处理，建立档案数据库，实现档案信息的计算机存储和检索。2.档案管理系统建设开发或选用适合掇刀区档案管理工作的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.档案网站建设建立掇刀区档案网站，发布档案工作信息，提供档案在线查询、利用等服务，增强档案工作的透明度和社会影响力。（三）数据管理1.档案数字化数据应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.加强档案管理系统的数据安全管理，设置用户权限，定期对系统数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。（四）安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染等安全事件的发生。2.对档案信息化工作人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能，确保档案信息化工作的安全运行。八、监督与考核（一）监督检查掇刀区档案局应定期对各单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。对发现的问题，应及时下达整改通知书，责令限期整改。