涉密单位档案管理制度

PAGE涉密单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强涉密单位档案管理，确保档案的安全与完整，维护单位合法权益，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成的各类涉密档案的管理。（三）基本原则1.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。2.完整性原则：保证档案内容的齐全、完整，准确反映单位工作全貌。3.真实性原则：档案内容必须真实可靠，严禁伪造、篡改。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保管理工作的科学性和有效性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善本单位档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理本单位各类涉密档案，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员业务水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门涉密档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案资料的齐全、完整，并按照规定时间移交档案管理部门。2.明确一名档案兼职管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，配合档案管理部门做好档案管理相关工作。3.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的安全与保密，不得擅自销毁、转让、出借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的政治素质和职业道德，严格遵守保密制度。2.认真履行岗位职责，熟练掌握档案管理业务知识和技能，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.负责档案管理信息系统的操作和维护，确保档案数据的安全和准确。4.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。2.本单位形成的各类文件、报告、合同、协议、会议记录、工作计划、工作总结等。3.本单位在业务活动中产生的各类报表、统计数据、技术资料、图纸、照片、音像资料等。4.本单位工作人员在工作中形成的个人业务档案，如工作成果、科研项目资料等。5.其他与本单位工作相关的具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案资料收集齐全，按照档案管理要求进行整理，并在规定时间内移交档案管理部门。2.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查，督促各部门及时完成档案收集工作。3.对于重要档案资料，档案管理人员应提前介入，确保档案资料的完整性和准确性。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、来源、内容等进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、生产技术类、财务审计类等。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录与档案实体一一对应。4.对档案进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固，并在档案首页填写档案盒封面相关信息。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗门窗等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，对重要档案应同时保存纸质和电子两种版本。2.纸质档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。（三）定期清查1.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时报告并采取措施进行处理。3.对清查结果进行记录，形成清查报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关规定和本单位实际情况设定档案保管期限，保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，判断其是否具有保存价值。2.参考国家相关档案保管期限表和本单位档案保管期限规定，结合实际情况确定档案保管期限。3.对涉及重要业务、关键技术、知识产权等方面的档案，应适当延长保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.档案销毁清册经单位分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人应在销毁清册上签字确认。5.销毁完毕后，将销毁清册归档保存，以备查考。六、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅本单位档案。3.司法机关、审计部门等依法查阅本单位档案。（二）利用手续1.本单位内部工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅档案的名称、日期、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.上级机关、有关部门查阅本单位档案，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅登记表》，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.司法机关、审计部门等依法查阅本单位档案，应出具相关法律文书，并填写《档案查阅登记表》，经单位分管领导批准后，方可查阅。（三）利用要求1.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时，应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、污损。3.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。4.借阅档案人员应妥善保管档案，不得擅自转借、转让、出卖档案，确保档案的安全与保密。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等全过程的信息化管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为单位各项工作提供及时、准确的档案信息支持。3.确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、内容摘要等。2.档案查询功能：提供多种查询方式，可以按照档案编号、题名、日期、保管期限等进行查询，方便用户快速查找所需档案。3.档案借阅管理功能：记录档案借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现对档案借阅的全程跟踪管理。4.档案统计分析功能：对档案的数量、种类进行统计分析，生成各类报表，为单位决策提供数据支持。5.安全保密功能：设置用户权限管理，不同用户只能访问其权限范围内的档案信息；对档案数据进行加密存储，防止数据泄露。（三）数据维护1.定期对档案管理信息系统数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的存储设备上，并异地存放。2.及时更新档案管理信息系统数据，确保档案信息的准确性和完整性。3.对档案管理信息系统进行维护和升级，保证系统的正常运行，提高系统的稳定性和安全性。八、保密与安全管理（一）保密制度1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任。2.严格控制档案的知悉范围，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理。3.档案管理人员在工作中应严格遵守保密纪律，不得泄露档案信息，不得擅自复制、传播档案内容。4.对档案管理场所进行保密管理，设置门禁系统，限制无关人员进入，确保档案管理场所的安全。（二）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设施设备的安全管理。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患，确保档案库房的安全。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，掌握基本的安全防范知识和技能。4.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力，确保档案安全。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等情况。2.对发现的问题及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。3.定期对档案管理工作进行总结分析，针对存在的问题提出改进措施，不断完善档案管理制度。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入单位绩效考核体系。2.制定档案管理工作考核评价标准，对各部门档案管