体育馆档案管理制度汇编

PAGE体育馆档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强体育馆档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在体育馆运营、维护、发展等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于体育馆内所有部门及与体育馆相关的各类活动、项目所产生的档案管理工作。（三）档案定义本制度所指档案是指体育馆在各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：体育馆档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映体育馆的工作实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立体育馆档案管理室，隶属于[具体管理部门名称]，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善体育馆档案管理制度。2.负责体育馆各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.对档案的保管状况进行定期检查，确保档案的安全。5.组织开展档案信息化建设，实现档案的数字化管理。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。7.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序进行档案的处置。8.积极开发利用档案信息资源，为体育馆的决策、运营、维护等提供支持。三、档案分类及编号（一）档案分类1.行政管理类：包括体育馆的行政文件、会议记录、工作计划与总结等。2.人事管理类：员工档案、招聘资料、培训记录等。3.财务管理类：财务报表、预算决算、收支凭证等。4.场馆运营类：场馆使用记录、赛事活动安排、场地维护记录等。5.安全管理类：安全检查记录、应急预案、消防档案等。6.设备管理类：设备采购合同、设备维护保养记录、设备台账等。7.宣传推广类：宣传资料、新闻报道、活动照片等。（二）档案编号采用分类编号法对档案进行编号。编号格式为：[类别代码][年份][流水号]。例如：XG2023001，表示行政管理类2023年的第1份档案。类别代码按照上述档案分类设置，如XG代表行政管理类，RS代表人事管理类等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交至档案管理部门。2.对于具有保存价值的文件材料，包括纸质、电子、声像等形式，均应进行收集。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造。（二）整理方法1.档案管理部门按照档案分类标准对收集的档案进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息。3.对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。4.对电子档案进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查找。五、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。（三）档案存放1.按照档案分类顺序，将档案存放在档案柜或货架上，标识清晰，便于查找。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（四）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。具体保管期限按照国家有关规定和体育馆实际情况确定。六、档案利用（一）利用原则1.遵循保密原则，确保档案信息不被泄露。2.按照规定程序办理档案查阅、借阅手续。3.优先满足体育馆内部工作需要，同时根据法律法规和相关规定，合理提供档案利用服务。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[具体天数]，借阅人员应按时归还档案，如遇特殊情况需要延期，应办理续借手续。借阅人员应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员、档案名称及编号、查阅（借阅）目的、归还日期等信息。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可提出销毁意见。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟销毁档案清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审核，确定是否销毁。3.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。（四）销毁实施1.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人和体育馆主管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁。2.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复，如粉碎、焚烧等。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、执行人员等信息，并由监销人员签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现体育馆档案的数字化管理，建立档案信息数据库，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于[具体分辨率]，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入：将档案的目录信息和全文信息录入档案信息数据库，建立索引目录。4.存储管理：将数字化档案存储在服务器或存储设备上，定期进行备份，确保数据安全。（三）信息系统使用建立档案管理信息系统，档案管理人员应熟练掌握信息系统的操作，通过信息系统进行档案的收集、整理、编目、查询、利用等管理工作。同时，应加强信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。九、档案管理监督与检查（一）监督检查部门体育馆内部审计部门或相关管理部门负责对档案管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合规定要求。3.档案信息化建设情况。4.档案鉴定与销毁工作是否规范。（三）检查方式定期检查与不定期抽查相结合。定期检查每年至少进行一次，不定期抽查根据实际情况随时进行。