市工商局档案管理制度

PAGE市工商局档案管理制度一、总则（一）目的为加强市工商局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在工商行政管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市工商局机关各科室、直属机构、派出机构及所属事业单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本局档案工作实行集中统一管理，由办公室负责全局档案的综合管理，各科室、直属机构、派出机构及所属事业单位应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.真实完整原则。档案管理应确保档案内容的真实、准确、完整，如实反映工商行政管理工作的历史面貌和发展过程。3.科学规范原则。遵循档案管理的科学规律，采用先进的管理方法和技术手段，实现档案管理的规范化、标准化和现代化。4.安全保密原则。加强档案的安全防护措施，确保档案的安全保管，严格遵守保密制度，防止档案信息的泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立市工商局档案管理领导小组，由局长任组长，分管副局长任副组长，各科室、直属机构、派出机构及所属事业单位负责人为成员。领导小组负责研究决定档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题。（二）办公室办公室作为全局档案管理的综合部门，具体职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案的安全保管。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.对各科室、直属机构、派出机构及所属事业单位的档案管理工作进行指导、监督和检查。7.负责向市档案局报送档案统计报表，定期组织开展档案鉴定、销毁等工作。8.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。（三）各科室、直属机构、派出机构及所属事业单位各科室、直属机构、派出机构及所属事业单位应明确一名档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受办公室的业务指导和监督。具体职责如下：1.负责收集、整理本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理的要求，对本部门的档案进行分类、整理、编目，定期向办公室移交。3.负责本部门档案的日常保管，确保档案的安全。4.积极配合办公室做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围本局档案收集范围包括：1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类文件、规定、办法、制度等。3.本局召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本局办理的各类业务文件，如登记注册、市场监管、行政执法、消费者权益保护等方面的文件材料。5.本局干部职工的人事档案材料，包括履历表、任免文件、考核材料、工资变动材料、奖惩材料等。6.本局财务工作形成的文件材料，如预算、决算、财务报表、审计报告等。7.本局开展的各类专项工作、重点项目形成的文件材料。8.本局与其他单位签订的合同、协议等文件材料。9.本局获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、直属机构、派出机构及所属事业单位应及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的时效性。2.收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案按照年度机构保管期限分类法进行整理。先将文件材料按年度分开，再按机构（科室、直属机构、派出机构及所属事业单位）进行分类，最后根据保管期限（永久、长期、短期）分别排列。2.业务档案根据不同业务类型，按照相应的业务规范进行整理。如登记注册档案按照企业类型、登记时间等进行分类整理；市场监管档案按照监管对象、监管时间等进行分类整理。3.人事档案按照干部人事档案管理的有关规定进行整理。4.财务档案按照会计档案管理的要求进行整理，包括会计凭证、会计账簿、财务报告等。（五）编目要求1.编制档案目录，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等项目。2.档案目录应打印或抄写清晰，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，作为检索工具。3.对重要档案应编制卷内目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，卷内目录应放在卷首。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火防盗的地点。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施，确保档案的安全保管。3.库房应划分不同的功能区域，包括档案存放区、整理区、查阅区、办公区等，各区域之间应保持适当的距离，便于管理和操作。（二）档案装具1.档案应采用符合国家标准的档案盒、档案柜等装具进行存放。2.档案盒应按照档案整理的要求进行编号、标识，便于查找和管理。3.档案柜应排列整齐，标识清晰，定期进行检查和维护。（三）档案存放1.档案应按照分类、编号顺序存放，不同年度、机构、保管期限的档案应分开存放。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全。3.对实物档案应进行妥善保管，可采用专柜存放或陈列展示等方式，并做好登记和标识。（四）库房管理1.档案库房应安排专人负责管理，严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。2.库房管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.保持库房的清洁卫生，定期进行通风换气，控制库房的温度和湿度，确保档案保存环境良好。4.做好库房的安全防范工作，配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护，确保库房安全。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围本局档案主要供本局工作人员查阅利用，特殊情况需外借或查阅的，应按照相关规定办理审批手续。（二）查阅手续1.本局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经科室负责人或分管领导批准。3.外单位查阅本局档案，应持单位介绍信，注明查阅目的、档案名称等信息，经本局办公室负责人批准后方可查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，需经本局分管领导批准。（三）查阅方式1.档案查阅应在档案查阅室进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅室。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并进行登记。3.档案管理人员应根据查阅人员的需求，及时提供档案，并做好查阅服务工作。（四）利用反馈1.查阅人员查阅档案后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。2.档案管理人员应定期对档案的查阅利用情况进行统计分析，了解档案的利用需求和效果，为档案管理工作提供参考依据。3.鼓励查阅人员对档案管理工作提出意见和建议，以便不断改进档案管理工作，提高档案服务水平。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立市工商局档案鉴定小组，由办公室负责人任组长，各科室、直属机构、派出机构及所属事业单位档案管理人员为成员。鉴定小组负责对本局档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准档案鉴定应根据国家有关档案保管期限的规定，结合本局实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确定档案的保管期限。对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步整理，提出存毁意见。2.鉴定小组对档案管理人员提出的存毁意见进行审核，逐卷逐件进行鉴定。3.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、保管期限、卷号、件数等信息。4.《档案销毁清册》经鉴定小组组长审核签字后，报本局分管领导批准。（四）销毁实施1.档案销毁应在指定地点进行，由两名以上档案管理人员负责监销。2.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，注明销毁日期、方式等信息。4.对销毁的档案，应将《档案销毁清册》永久保存，作为档案管理工作的重要资料。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等情况进行详细记录。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和市档案局报送档案管理工作情况。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）移交工作1.本局工作人员因工作调动、退休等原因离开本局时，应将本人保管的档案材料整理齐全，移交给所在部门的档案管理人员。2.本局各科室、直属机构、派出机构及