文联协会规范化管理制度

PAGE文联协会规范化管理制度一、总则（一）目的本管理制度旨在规范文联协会的组织架构、运作流程、会员管理等各项工作，确保文联协会能够高效、有序地开展活动，充分发挥其在文化艺术领域的桥梁和纽带作用，推动文化艺术事业的繁荣发展，同时保障协会及会员的合法权益，促进协会健康可持续发展。（二）适用范围本制度适用于文联协会全体会员、工作人员以及协会开展的各项活动和事务。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规、相关政策以及行业标准，确保协会各项工作合法合规。2.民主管理原则：充分尊重会员的民主权利，实行民主决策、民主监督，保障会员在协会事务中的参与权和知情权。3.服务会员原则：以会员为中心，为会员提供优质的服务，维护会员的合法权益，促进会员之间的交流与合作，助力会员提升艺术水平和创作能力。4.公开透明原则：协会的财务状况、工作进展、活动安排等信息应及时向会员公开，接受会员监督，确保协会运作的透明度。二、组织架构与职责（一）会员代表大会1.性质与地位：会员代表大会是文联协会的最高权力机构。2.职责制定和修改协会章程。选举和罢免理事会成员。审议理事会工作报告和财务报告。决定协会的工作方针、任务和重大事项。决定其他应由会员代表大会决定的事项。3.召开与表决会员代表大会每年至少召开一次。遇有特殊情况，经理事会或三分之一以上会员代表提议，可以临时召开。会员代表大会须有三分之二以上的会员代表出席方能召开，其决议须经到会会员代表半数以上表决通过方能生效。（二）理事会1.组成与任期：理事会由会员代表大会选举产生，理事任期与会员代表大会届期相同。2.职责执行会员代表大会的决议。选举和罢免会长、副会长、秘书长。筹备召开会员代表大会。向会员代表大会报告工作和财务状况。决定会员的吸收和除名。决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构。决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任。领导协会各机构开展工作。制定内部管理制度。决定其他重大事项。3.会议制度理事会会议每年至少召开两次。情况特殊的，也可采用通讯形式召开。理事会须有三分之二以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事三分之二以上表决通过方能生效。（三）常务理事会1.组成与产生：常务理事会由理事会选举产生，在理事会闭会期间行使理事会部分职权。2.职责执行理事会决议。决定协会重要活动安排。审议协会年度工作计划和总结。审议协会财务预算和决算。决定其他重要事项。3.会议制度常务理事会会议每季度至少召开一次。情况特殊的，也可采用通讯形式召开。常务理事会须有三分之二以上常务理事出席方能召开，其决议须经到会常务理事三分之二以上表决通过方能生效。（四）会长办公会1.组成与职责：会长办公会由会长、副会长、秘书长组成，负责处理协会日常工作中的重要事项。2.会议制度会长办公会根据工作需要不定期召开。会长办公会决议由会长或受会长委托的副会长、秘书长签署后实施。（五）各办事机构、分支机构、代表机构和实体机构1.设置原则：根据协会工作需要，按照精简、高效的原则设置。2.职责：在理事会和会长办公会的领导下，负责协会各项具体工作的组织实施，履行相应职责。（六）会长、副会长、秘书长职责1.会长职责召集和主持会员代表大会、理事会、常务理事会和会长办公会。检查会员代表大会、理事会、常务理事会和会长办公会决议的落实情况。代表协会签署有关重要文件。领导协会全面工作，把握协会发展方向。2.副会长职责协助会长开展工作，分管协会相关业务工作。受会长委托，负责处理协会有关工作事项。3.秘书长职责主持协会办事机构开展日常工作，组织实施年度工作计划。协调各分支机构、代表机构、实体机构开展工作。提名副秘书长以及各办事机构、分支机构、代表机构和实体机构主要负责人，交理事会或常务理事会决定。决定办事机构、代表机构、实体机构专职工作人员的聘用。处理其他日常事务。三、会员管理（一）会员资格1.承认本协会章程。2.自愿申请加入，经协会理事会或常务理事会批准。3.在文化艺术领域具有一定的创作成果、艺术水平或相关专业能力。（二）会员入会程序1.提交入会申请书。2.经秘书长办公会议讨论通过。3.由理事会或常务理事会授权的机构发给会员证。（三）会员权利1.选举权、被选举权和表决权。2.参加协会组织的各项活动。3.获得协会提供的服务和信息资料。4.对协会工作提出批评、建议和监督。5.入会自愿，退会自由。（四）会员义务1.遵守协会章程，执行协会决议。2.维护协会合法权益。3.完成协会交办的工作。4.按规定缴纳会费。5.向协会反映情况，提供有关资料。（五）会员退会1.会员退会应书面通知协会，并交回会员证。2.会员如果一年不缴纳会费或不参加协会活动的，视为自动退会。（六）会员除名会员如有严重违反本章程的行为，经理事会或常务理事会表决通过，予以除名。四、活动管理（一）活动策划1.根据协会宗旨、工作计划和会员需求，由相关部门或专人负责活动策划。2.活动策划应明确活动主题、目的、内容、形式、时间、地点、参与人员等要素，并制定详细的活动方案。3.活动方案应报经会长办公会或理事会审议通过。（二）活动组织实施1.按照审议通过的活动方案，成立活动工作小组，明确各成员职责。2.做好活动的宣传推广工作，吸引会员及社会各界参与。3.精心组织活动现场，确保活动顺利进行，保障参与人员的安全。4.活动过程中，安排专人负责记录、摄影、摄像等工作，留存活动资料。（三）活动总结评估1.活动结束后，及时对活动进行总结，分析活动效果，总结经验教训。2.收集会员及参与人员对活动的反馈意见，形成活动评估报告。3.将活动总结和评估报告提交会长办公会或理事会，为今后活动的改进和提升提供参考。五、财务管理（一）财务制度1.严格执行国家财务法规和相关财务制度，建立健全协会财务管理制度。2.协会财务工作由专人负责，实行独立核算。3.财务人员应具备相应的专业知识和技能，遵守职业道德，认真履行职责。（二）经费来源1.会员会费。2.政府资助、社会捐赠。3.协会开展活动的收入。4.其他合法收入。（三）经费使用1.经费主要用于协会开展活动、业务培训、学术交流、编辑出版、表彰奖励、办公支出等与协会宗旨相关的工作。2.经费使用应遵循勤俭节约、合理开支的原则，严格执行预算管理制度。3.各项费用支出应取得合法有效的票据，并按照财务审批程序报销。（四）预算与决算1.每年年初，根据协会工作计划和实际情况，编制年度财务预算，报理事会审议通过。2.年度终了，编制年度财务决算报告，报理事会审议，并接受会员监督。（五）财务监督1.协会设立监事会或指定专人负责财务监督工作。2.定期对协会财务收支情况进行检查和审计，确保财务工作规范透明。3.财务人员应定期向理事会报告财务状况，重大财务事项及时向理事会和会员代表大会报告。六、档案管理（一）档案范围1.协会各类会议文件、决议、纪要等。2.会员档案，包括入会申请书、会员登记表、会员证复印件等。3.活动档案，包括活动策划方案、活动总结、活动照片、视频等。4.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.协会与外部单位往来文件、合同协议等。6.其他具有保存价值的文件资料。（二）档案整理1.按照档案类别和时间顺序，对档案进行分类整理，确保档案资料齐全、完整。2.编制档案目录，便于查找和管理。（三）档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，确保档案安全。2.定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失。（四）档案查阅1.建立档案查阅制度，明确查阅范围、查阅手续和查阅流程。2.因工作需要查阅档案的，须经相关负责人批准，并填写查阅登记表。3.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自涂改、抽取、销毁档案。（五）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。2.档案销毁前，应造具清册，经相关负责人批准后，由专人负责监销。七、印章管理（一）印章种类协会印章包括协会公章、会长名章、财务专用章等。（二）印章使用规定1.印章由专人负责保管，设立印章使用登记簿。2.使用印章须填写印章使用申请表，注明使用事由、使用范围、使用时间等，经相关负责人批准后方可使用。3.严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同等上加盖印章。4.印章使用后，应及时登记，并将申请表归档保存。（三）印章保管与交接1.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章交他人保管或使用。2.印章保管人员因工作变动等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续，确保印章安全。八、信息管理（一）信息发布1.建立协会官方网站、微信公众号、微博等信息发布平台，及时发布协会工作动态、活动信息、会员风采等内容。2.信息发布应严格审核把关，确保信息真实、准确、合法、合规。3.鼓励会员积极提供信息素材，丰富协会信息资源。（二）信息收集与整理1.安排专人负责收集会员信息、行业动态、社会反馈等各类信息。2.对收集到的信息进行