档案室管理制度上墙图版

PAGE档案室管理制度上墙图版一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。本制度旨在规范档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等工作流程，保障公司各类档案信息资源的妥善管理与合理运用，为公司的各项工作提供有力的支持和依据。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范和操作要求。涵盖公司在经营管理、生产活动、技术研发、行政管理等各个方面形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文档、图表、照片、音像资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性，避免分散保存导致的信息丢失或管理混乱。2.真实性与完整性原则档案管理工作应确保档案内容真实反映公司各项活动的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。同时，要保证档案材料的齐全完整，涵盖从形成到归档过程中的各个环节和相关资料。3.保密与安全原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密、敏感信息等的档案进行严格保密管理，防止档案信息泄露。加强档案保管场所的安全防护措施，确保档案实体安全，防止档案损坏、丢失、被盗等情况发生。4.方便利用原则在确保档案安全与保密前提下，优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司各部门及员工提供便捷的档案查阅、借阅服务，充分发挥档案的利用价值，满足公司日常工作及业务发展的需要。二、档案管理职责分工（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施和监督检查。2.集中统一管理公司各类档案，对档案进行分类、编号、整理、编目、上架等工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查找和利用。3.负责档案的收集、征集工作，定期对各部门档案归档情况进行检查和指导，确保应归档文件材料及时、准确、完整地移交档案室。4.做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、防火防盗设备、温湿度控制设备等，定期对档案保管状况进行检查，确保档案实体安全。5.按照规定的范围和程序，为公司内部各部门及员工提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。对涉及公司重要机密的档案，严格履行审批手续，确保档案信息安全。6.负责档案的鉴定工作，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，经公司领导批准后，按规定进行销毁处理。7.积极开展档案信息化建设，推进档案数字化工作，建立电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平，促进档案管理工作的规范化和科学化。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，按照公司档案管理制度的要求，定期将整理好的档案移交档案室。2.指导本部门员工做好文件材料的形成、积累和保管工作，并对本部门兼职档案员的工作进行监督和检查。3.根据工作需要，及时向档案室提出档案查阅、借阅申请，并在规定时间内归还档案。对于涉及本部门的重要档案信息，要严格保密，防止泄露。4.协助档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供有关档案价值和保管期限的参考意见。（三）公司领导职责1.负责审批公司档案管理制度、档案工作计划、档案鉴定销毁报告等重要档案管理文件。2.协调解决档案管理工作中涉及的重大问题，为档案管理工作提供必要的人力、物力、财力支持。3.监督检查档案管理工作的执行情况，确保档案管理工作符合公司整体利益和发展要求。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.公司在经营管理活动中形成的各类文件，包括公司章程及修正案、股东会决议、董事会决议、监事会决议、各类合同协议、财务报表、审计报告、税务资料等。2.生产技术部门在产品研发、生产工艺、质量控制等方面形成的文件，如产品设计图纸、工艺流程图、技术标准、检验报告、质量记录等。3.行政管理部门在日常办公、人事管理、行政管理等方面形成的文件，如公文、通知、报告、工作计划、工作总结、人事档案、考勤记录、办公用品采购记录等。4.市场营销部门在市场调研、客户开发、营销策划、销售管理等方面形成的文件，如市场调研报告、客户信息资料、营销活动方案、销售合同、销售统计报表等。5.其他部门在各自业务范围内形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。在业务活动过程中形成的文件材料，承办人员应在工作结束后及时整理，交由部门兼职档案员统一保管。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续齐全，载体及记录方式应符合档案管理要求。对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。3.各部门兼职档案员应定期对收集的文件材料进行分类整理，按照公司档案分类方案进行初步分类，确保文件材料的系统性和条理性。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，一般应在次年上半年完成归档工作。对于一些重要的、时效性较强的文件，应及时归档，以便于公司各项工作的开展参考。2.对于跨年度的项目文件，应在项目结束后三个月内完成归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的档案编制档案移交清单，清单应详细列出档案的类别、名称、数量、起止日期等信息，并经部门负责人审核签字。2.兼职档案员将档案移交清单及档案一并送交档案室，档案室接收人员按照移交清单进行核对验收，确认无误后在移交清单上签字，并办理档案交接手续。3.档案室对接收的档案进行再次整理和核对，按照档案分类编号规则进行编号、编目，建立档案检索目录，然后将档案上架存放。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.纸质档案整理去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。按照文件的形成时间顺序或重要程度进行排列，对于同一事由的文件应集中排列在一起，并在每份文件首页加盖档号章，填写档号、年度、保管期限等信息。对排列好的文件进行编页，编写页号应使用铅笔或碳素墨水笔，在文件正面的右上角、背面的左上角编写。按照档案分类方案进行分类，编制分类目录，将每份文件的题名、日期、文号、责任者等信息准确录入目录中，以便于检索。装订成册，采用三孔一线或胶装的方式，确保装订牢固、整齐美观，不掉页、不压字。2.电子档案整理按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储，建立清晰的文件夹结构。对电子文件进行命名，命名应规范统一，体现文件的主题、日期、作者等关键信息，便于识别和查找。建立电子文件元数据，详细记录文件的形成时间、来源、格式、大小、密级等信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应采用多种形式，如磁带、光盘、硬盘等，并分别存储在不同的地点，以防止数据丢失。（三）档案分类公司档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。1.年度按照文件形成的年度进行分类，如20XX年、20XX+1年等。2.机构（问题）根据公司内部机构设置或业务职能，将档案分为不同的类别，如综合管理类、财务管理类、人力资源管理类、市场营销类、生产技术类等。每个类别下再根据具体业务内容进一步细分，如综合管理类可分为行政公文、会议纪要、规章制度等。3.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，将档案保管期限划分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体划分标准如下：永久保管：反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，如公司章程、股东名册、董事会决议、重大合同协议、重要财务报表等。长期保管：在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，如一般性合同协议（非重大项目）、年度工作计划与总结、人事任免文件等。短期保管：在较短时间内对公司工作有一定查考利用价值的档案，如一般性业务文件材料、临时性会议记录等。五、档案的保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、防火报警器、防盗门窗、温湿度计、除湿机、空调、防虫药品、灭火器等，确保档案保管环境符合要求。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐有序，便于查找和管理。2.同一类别的档案应存放在相邻的位置，不同保管期限的档案应分开存放，并在档案架上标明类别、年度、保管期限等标识。（三）档案保管期限调整1.定期对档案保管期限进行检查和评估，根据公司业务发展和档案实际利用情况，对保管期限不合理的档案进行调整。2.如需延长或缩短档案保管期限，应由档案室提出书面意见，报公司领导审批后执行。（四）档案安全检查1.档案室应建立档案安全检查制度，定期对档案保管状况进行检查，检查内容包括档案实体的完整性、保管环境的适宜性、设备设施的运行情况等。2.每月至少进行一次全面的安全检查，对发现的问题及时记录并采取措施进行整改。对于重大安全隐患，应立即报告公司领导，并及时组织处理。3.在档案库房内严禁存放易燃、易爆、腐蚀性物品，严禁吸烟和使用明火。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案室查阅。2.查阅档案时，查阅人员应在档案室指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定进行登记。3.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准后方可查阅。查阅过程中，档案室应安排专人进行监督，确保档案信息安全。4.档案室应建立查阅登记台账，详细记录查阅日期、查阅人员姓名、部门、查阅内容、查阅目的、审批情况等信息，以便于跟踪和管理。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的类别、名称、数量、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人审核，报公司分管领导批准后，到档案室办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人员应按照规定的借阅期限及时归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应经档案室同意并报公司分管领导批准。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案室，并承担相应的责任。4.档案室应对借阅档案的归还情况进行跟踪检查，如发现借阅人员未按时归还档案，应及时催还。对于逾期未还的档案，档案室有权暂停该借阅人员的其他档案借阅申请，并追究其责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人担任组长，成员包括各部门兼职档案员及相关业务专家。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合公司实际情况，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.对于虽未到保管期限，但已失去保存价值的档案，如重复文件、无利用价值的数据资料等，也应进行鉴定并提出存毁意见。3.鉴定档案时，应充分考虑档案的历史价值、现实利用价值、法律凭证作用等因素，确保鉴定结果准确合理。（三）鉴定程序1.档案室定期清理库存档案，并按照鉴定标准对拟鉴定的档案进行初步筛选，形成档案鉴定清单。2.档案鉴定工作小组对档案鉴定清单进行审核，通过查阅档案内容、听取相关部门意见等方式，对每一份档案进行逐一鉴定，提出存毁意见。3.对于拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列出档案的类别、名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报公司领导审批。4.经公司领导批准后，由档案室组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认销毁情况。（四）销毁记录档案室应对档案销毁工作进行详细记录，包括销毁时间、地点、销毁档案的名称和数量、监销人员等信息，并将《档案销毁清册》及销毁记录长期保存，以备查考。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案管理工作动态。2.统计内容包括档案数量、类别、保管期限、查阅借阅人次、利用效果等方面的数据信息。统计报表应准确、及时、完整，数据来源应可靠。3.每年年底，档案室应编制年度档案统计报告，对本年度档案管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，为公司档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.公司因机构调整、资产重组、企业改制等原因，需要对档案进行移交的，应按照国家有关规定和公司档案管理制度的要求，