办公室档案印章管理制度

PAGE办公室档案印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室档案与印章管理，确保档案资料的真实性、完整性、保密性以及印章使用的规范性、安全性，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理与印章使用过程中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保档案管理与印章使用合法合规。2.安全保密原则：强化档案与印章的安全保护措施，防止信息泄露与滥用。3.规范高效原则：明确管理流程与职责，提高工作效率，保证各项工作有序开展。二、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：员工个人基本信息、劳动合同、薪酬福利记录、培训经历、绩效考核等资料。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务相关文件。4.业务档案：根据公司业务类型，如销售合同、采购订单、项目文档等进行分类。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保在业务活动结束后及时将相关文件整理归档。2.对于外来文件，如政府部门公文、合作单位函件等，由办公室统一接收，并根据内容进行分发与归档。（三）档案整理1.收集后的档案资料应按照分类标准进行整理，去除无关的附件与重复内容，确保每份档案清晰、完整。2.对档案进行编号，编号应具有唯一性与系统性，便于查询与管理。（四）档案存储1.设立专门的档案库房，配备必要的存储设备，如档案柜、防火防潮设施等，确保档案存放安全。2.按照档案类别与时间顺序进行排列存放，便于快速查找与调阅。（五）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理申请手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。归还档案时，档案管理部门应进行检查，如发现问题，及时追究借阅人员责任。（六）档案保管期限1.根据国家法律法规与公司实际情况，确定各类档案的保管期限，分为短期（[X]年以下）、中期（[X][X]年）、长期（[X]年以上）。2.保管期限届满的档案，由档案管理部门会同相关部门进行鉴定，提出销毁意见，报公司领导审批后进行销毁。销毁过程应进行记录，包括档案名称、数量、销毁时间等信息。（七）档案保密1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司机密的档案信息予以保密。2.非档案管理部门人员未经授权不得进入档案库房。在档案整理、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。三、印章管理（一）印章种类1.公司公章：代表公司行使权力的主要印章，用于各类重要文件、合同协议等的签署。2.法定代表人章：用于特定文件或事项的签署，与法定代表人身份相关。3.部门印章：各部门根据工作需要设立的印章，用于部门内部文件的签署与业务往来。4.专用印章：如财务专用章、合同专用章等，用于特定业务领域的文件签署。（二）印章刻制1.新设立公司需要刻制印章时，由办公室提出申请，经公司法定代表人批准后，到公安机关指定的刻章单位办理刻制手续。2.印章刻制完成后，应进行登记备案，注明印章名称、规格、启用时间等信息。（三）印章保管1.公司公章、法定代表人章由办公室专人保管，部门印章由各部门指定专人保管，专用印章由相关业务部门指定专人保管。2.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，不得随意放置或交予他人代管。如因特殊原因需要临时交接印章，应办理交接手续，并记录交接时间、交接人等信息。（四）印章使用1.审批流程使用公司公章、法定代表人章，需填写《印章使用申请表》，详细说明使用事由、文件名称、使用范围等信息。经公司法定代表人或授权领导审批后，方可使用印章。使用部门印章，由部门负责人审批；使用专用印章，由相关业务部门负责人审批。2.使用要求印章使用应在公司内部进行，不得携带印章外出使用。如因特殊情况需要外出使用印章，必须经公司法定代表人批准，并由印章保管人员陪同。印章使用时，应确保印章清晰、端正，与文件内容相符。使用完毕后，应及时将印章归位保管。严禁在空白纸张、空白合同等文件上加盖印章。（五）印章停用与销毁1.因公司机构变更、业务调整等原因，需要停用印章时，由办公室提出申请，经公司领导批准后，发布印章停用通知。2.停用的印章应及时收回，并进行登记备案。由办公室会同相关部门对印章进行鉴定，确认无误后，报公司领导批准后进行销毁。销毁过程应进行记录，确保印章彻底销毁。四、监督与检查（一）内部监督1.公司办公室定期对档案管理与印章使用情况进行检查，确保各项制度执行到位。2.各部门应配合办公室的检查工作，如实提供相关资料与信息。（二）违规处理1.对于违反档案管理与印章管理制度的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.如因违规行为给公司造成损失的，应依法追究相关人员的责任；构成犯罪的，移交司法机关处理