车务岗档案管理制度

PAGE车务岗档案管理制度一、总则（一）目的为加强车务岗档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司车务岗涉及的各类档案管理，包括但不限于行车记录、调度指令、设备维护档案、人员培训档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：车务岗档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映车务工作实际情况，数据准确无误，严禁虚假和错误信息进入档案。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生，对涉及机密的档案严格保密。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率，满足车务工作及相关业务的需求。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善车务岗档案管理制度、流程和标准。2.集中收集、整理、分类、编目、装订、保管车务岗各类档案。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.按照规定向有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪。6.负责档案的鉴定、销毁工作，按照程序对过期、无用档案进行处理。（二）车务岗业务部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和初步整理工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等利用工作，提供必要的协助和说明。4.对本部门形成的档案的真实性、准确性负责，发现问题及时整改。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，做好档案的日常管理工作。3.负责档案的收集、整理、编目、上架等具体操作，保证档案整理质量。4.对档案的安全保密负责，防止档案信息泄露。5.积极为档案利用者提供优质服务，及时准确地查找和提供所需档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行车日志：记录列车运行时间、车次、运行区间、运行状态等信息。2.调度命令：包括列车运行调整、施工命令、限速命令等。3.设备维护记录：如信号设备、通信设备、车辆设备等的维护保养记录、故障处理记录。4.人员培训档案：员工参加车务相关培训的资料，包括培训计划、培训教材、考试成绩等。5.应急预案：针对车务突发事件制定的应急预案及演练记录。6.安全检查记录：车务安全检查的情况记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及整改情况。7.其他与车务工作相关的文件、资料、图表等。（二）收集要求1.各业务部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原始性和真实性，不得随意涂改、伪造。3.对于电子档案，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并做好备份工作。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质、内容等进行分类，如可分为行车档案、设备档案、人员档案等大类，大类下再细分小类。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房温度应控制在适宜范围内，一般为14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案架上，排列有序，并定期进行检查和整理。2.电子档案应存储在安全的存储设备上，如服务器、磁盘阵列等，并进行备份。备份应采用异地存储等方式，防止数据丢失。3.对于重要的档案，可采用数字化存储方式，建立电子档案库，方便查阅和利用。（三）保管期限1.根据档案的重要性和使用价值，确定不同档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括涉及公司重大决策、重要历史资料、具有长期查考利用价值的文件等。3.长期保管的档案保管期限一般为10年以上，如重要的行车记录、设备维护档案等。4.短期保管的档案保管期限一般为110年，如一般性的安全检查记录、临时文件等。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。2.清查时应详细记录档案的清查情况，发现问题及时报告并采取措施进行处理。3.对清查中发现的丢失、损坏档案，应查明原因，追究相关人员责任，并及时进行补充或修复。五、档案的利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。复印后的档案应加盖档案管理部门印章，确保其真实性和有效性。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自复制、摘录档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。（三）档案利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记台账，详细记录档案查阅、借阅的时间、人员、内容、期限等信息。2.每次档案利用结束后，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案归还时的完整性和准确性。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形成时间、保管状况等进行综合分析，判断其是否仍具有保存价值。2.参考档案的利用情况，对于长期未被利用且已失去保存意义的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人、公司分管领导签字批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用合适的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，由监销人员签字确认，并将销毁记录归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的车务岗档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段提高档案管理效率，方便档案的查询和共享，提升档案服务质量。（二）数据录入与维护1.对纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件按照档案分类和编号规则进行存储，并录入档案管理系统。2.定期对档案管理系统中的数据进行维护，确保数据的准确性和完整性。及时更新档案的相关信息，如保管期限变更、利用记录等。（三）系统功能要求1.具备档案录入、查询、借阅、统计等基本功能，能够快速准确地检索到所需档案信息。2.支持多条件查询，可根据档案编号、名称、日期、关键词等进行灵活查询。3.对档案的借阅、利用情况进行实时记录和跟踪，可生成相关统计报表。4.具备数据备份和恢复功能，确保数据安全。（四）安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，设置用户权限管理，不同人员只能访问其权限范围内的