2026年工业机器人公司询价采购（小额耗材）操作管理制度

2026年工业机器人公司询价采购（小额耗材）操作管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司工业机器人生产、运维及办公所需小额耗材的询价采购操作流程，提升小额耗材采购效率、控制采购成本，兼顾采购合规性与灵活性，结合小额耗材品类杂、采购频次高、单次金额小、需求紧急性强的特点，依据《中华人民共和国民法典》《政府采购法实施条例》及公司《采购管理总纲》等相关规定，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有单次采购金额≤5万元（含）的工业机器人相关小额耗材采购活动，涵盖生产用耗材（如润滑油、打磨砂纸、密封胶、气动元件配件等）、运维用耗材（如检测试纸、清洁工具、连接端子等）、办公用耗材（如打印纸、墨盒、文件夹等）及其他辅助类小额耗材；涉及采购部、生产部、运维部、行政部等需求提报部门及采购执行人员，均需严格遵守本办法规定。第三条核心原则效率优先原则：简化小额耗材询价采购审批流程，减少冗余环节，确保满足生产、运维及办公的即时性需求，常规小额耗材询价采购周期不超过3个工作日。比价合规原则：单次采购金额≥1000元的小额耗材需至少向3家合格供应商询价，确保价格公允；不足1000元的可简化为至少2家询价，所有询价记录需留存备查。成本可控原则：以市场公允价格为基准，结合耗材质量、供货周期、售后服务等因素综合确定采购价格，避免高价采购或重复采购造成成本浪费。权责清晰原则：明确需求提报、询价执行、价格确认、验收入库、付款审批各环节的责任主体，确保每笔小额耗材采购可追溯、可核查。动态适配原则：根据市场价格波动、耗材使用量变化、供应商服务水平调整，及时更新小额耗材询价标准及合格供应商名录，确保制度适配实际采购需求。第四条管理职责采购部（执行部门）：负责小额耗材询价采购的具体执行，建立并维护小额耗材合格供应商名录；收集供应商报价、比对价格及服务条件；签订采购合同/订单，跟进到货进度；配合仓储部完成耗材验收，整理采购台账。需求部门（生产部/运维部/行政部等）：负责提报小额耗材采购需求，明确耗材规格、型号、数量、使用时间及质量要求；配合采购部核实供应商报价的合理性；参与耗材到货验收，反馈耗材使用效果。仓储部：负责小额耗材的入库验收、台账登记及库存管理；核对耗材名称、规格、数量与采购订单的一致性；定期反馈常用小额耗材的库存水平，避免断供或积压。财务部：负责审核小额耗材采购付款申请，核对采购订单、验收单、发票的一致性；监督采购资金使用合规性，定期分析小额耗材采购成本变动情况。采购部负责人：审批小额耗材询价采购方案，确认最终成交供应商及价格；监督询价流程合规性，处理采购过程中的异常情况。第二章小额耗材分类与询价标准第五条小额耗材分类生产类小额耗材：直接用于工业机器人生产装配的低值易耗品，包括但不限于润滑油、螺纹胶、砂纸、刀片、扎带、密封圈、小型紧固件等，此类耗材需符合生产工艺质量标准。运维类小额耗材：用于工业机器人现场调试、售后维保的低值易耗品，包括但不限于清洁布、检测笔、绝缘胶带、接线端子、热缩管、小型工具配件等，此类耗材需满足现场作业安全及性能要求。办公类小额耗材：用于公司日常办公的低值易耗品，包括但不限于打印纸、墨盒、硒鼓、文件夹、签字笔、订书机、便利贴等，此类耗材需满足办公基本使用需求。其他类小额耗材：除上述三类外，用于公司后勤保障、设备日常维护的小额易耗品，如劳保手套、洗手液、垃圾桶、电源线等。第六条询价金额分级标准一级询价（≤1000元）：单次采购金额≤1000元的小额耗材，可向至少2家合格供应商询价，优先选择名录内供应商，采购人员可在比价后直接确定成交供应商，报采购部负责人备案。二级询价（1000元＜金额≤5000元）：单次采购金额超过1000元且≤5000元的小额耗材，需向至少3家合格供应商询价，形成《小额耗材询价记录表》，经采购部负责人审批后确定成交供应商。三级询价（5000元＜金额≤5万元）：单次采购金额超过5000元且≤5万元的小额耗材，需向至少3家合格供应商询价，询价记录需附供应商资质证明、报价单等资料，经采购部负责人审核、公司分管领导审批后确定成交供应商。第七条供应商准入标准资质要求：供应商需具备合法有效的营业执照，经营范围包含所供耗材品类；生产类、运维类耗材供应商需提供产品质量合格证明，涉及安全类耗材需提供相关检测报告。服务要求：能够满足小额耗材的即时供货需求，常规耗材供货周期不超过2个工作日，紧急需求可当日送达；提供基本的售后保障，如耗材质量问题可无条件退换货。价格要求：报价需符合市场公允水平，无明显高于同类供应商的定价；可提供稳定的价格体系，短期内无频繁大幅调价行为。合作记录要求：过往合作中无供货延迟、质量不合格、报价不实等不良记录，优先选择与公司有良好合作历史的供应商。第三章询价采购全流程操作规范第八条需求提报需求部门需填写《小额耗材采购需求单》，明确耗材名称、规格型号、数量、预估单价、使用时间、质量要求及需求紧急程度，经部门负责人审批后提交采购部。常规小额耗材（如每月固定使用的办公用纸、生产润滑油）可由需求部门按月提报月度采购需求，采购部汇总后集中询价采购；紧急需求（如生产中断急需的密封胶）可提报紧急采购需求，采购部优先处理。采购部收到需求单后，1个工作日内核实需求的合理性，对规格型号不明确的，需与需求部门沟通确认，避免因信息不全导致询价偏差。第九条供应商筛选与询价采购人员根据耗材品类从《小额耗材合格供应商名录》中筛选符合条件的供应商，名录外供应商需先完成准入审核，审核通过后方可参与询价。询价方式以书面询价为主（如邮件、微信、传真等），需向供应商提供统一的《小额耗材询价通知书》，明确耗材规格、数量、交货期、质量标准等要求，确保各供应商报价基础一致。供应商需在收到询价通知后1个工作日内反馈报价单，报价单需加盖供应商公章（或电子章），明确单价、总价、含税/不含税、交货方式、付款条件等核心信息；逾期未报价的，视为放弃参与本次询价。采购人员需对所有报价信息进行整理，填写《小额耗材询价记录表》，记录供应商名称、报价金额、交货期、质量承诺等关键信息，确保记录真实、完整。第十条价格确认与供应商选定采购人员结合报价金额、供应商服务水平、耗材质量等因素综合评估，优先选择“价格公允+质量达标+交货及时”的供应商，而非单纯选择最低价供应商。对于报价明显低于市场均价的供应商，需核实其报价真实性及耗材质量，避免因低价导致耗材不合格影响生产或使用；对于报价明显高于市场均价的，需要求供应商提供价格说明，无合理说明的剔除候选范围。按询价金额分级完成审批后，采购人员需在1个工作日内将《成交供应商确认单》反馈给需求部门，并通知成交供应商准备供货。第十一条订单签订与供货跟进成交供应商确定后，采购人员需签订《小额耗材采购订单》，订单需明确耗材名称、规格、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、验收标准、付款条件等核心条款，单次采购金额≥1万元的需加盖公司采购专用章。采购人员需跟进供应商备货及发货进度，常规需求需确认供应商按约定时间发货，紧急需求需实时沟通发货状态，确保耗材按时到位。供应商发货后，采购人员需将发货信息同步至仓储部及需求部门，便于仓储部提前做好验收准备，需求部门知晓到货时间。第十二条验收与入库耗材到货后，仓储部需在1个工作日内联合需求部门完成验收，验收内容包括耗材名称、规格、数量是否与订单一致，外观是否完好，生产/运维类耗材需核对质量合格证明。验收合格的耗材，仓储部需及时办理入库手续，录入库存台账，标注耗材入库时间、批次、供应商等信息；验收不合格的，需立即通知采购人员，采购人员在1个工作日内联系供应商退换货，确保不影响需求使用。验收完成后，仓储部需填写《小额耗材验收单》，由验收人、仓储管理员签字确认，作为后续付款的重要依据。第十三条付款审批供应商按约供货且验收合格后，需向公司提供合规发票，采购人员收集采购订单、验收单、发票等资料，填写《付款申请单》，按公司付款审批流程提交财务部。财务部核对资料一致性、合规性后，按合同约定的付款条件（如货到付款、月结等）完成付款，小额耗材优先采用公对公转账方式付款，禁止现金付款。付款完成后，采购人员需及时更新《小额耗材采购台账》，记录付款金额、付款时间、发票号等信息，确保采购全流程闭环。第四章供应商管理第十四条合格供应商名录维护采购部需建立《小额耗材合格供应商名录》，按耗材品类分类记录供应商名称、联系方式、主营品类、合作起始时间、报价水平、服务评价等信息，名录需每季度更新一次。新增供应商需由采购人员提交《供应商准入申请表》，附营业执照、产品合格证等资料，经采购部负责人审核后纳入名录；合作中出现供货延迟、质量不合格、报价不实等问题的供应商，暂停合作并从名录中剔除，整改合格后方可重新纳入。采购部每半年对名录内供应商进行一次综合评估，评估维度包括价格合理性、供货及时性、质量稳定性、售后服务等，评估结果分为优秀、合格、不合格，优秀供应商可优先参与后续询价，不合格供应商予以淘汰。第十五条供应商沟通与反馈采购人员需与核心小额耗材供应商保持定期沟通，了解市场价格变动、耗材新品信息等，及时调整采购策略；对供应商的服务问题，需及时反馈并要求整改。需求部门使用耗材后，需将使用效果（如质量、适配性）反馈至采购部，采购部汇总后同步给供应商，帮助供应商优化产品及服务。建立供应商投诉机制，供应商对询价流程、成交结果有异议的，可向采购部负责人投诉，采购部需在3个工作日内核实并反馈处理结果。第五章监督与责任追究第十六条日常监督采购部负责人每月抽查小额耗材询价采购记录，重点核查询价供应商数量是否达标、报价记录是否完整、审批流程是否合规，抽查比例不低于当月采购订单的30%。财务部每季度分析小额耗材采购成本，对比历史价格及市场价格，对价格异常波动的耗材品类，需协同采购部核查原因，确保成本可控。公司审计部每半年开展小额耗材采购专项检查，核查采购流程合规性、资金使用合理性、供应商管理规范性，发现问题及时要求整改。第十七条责任追究采购人员责任：未按规定数量询价、伪造询价记录、向供应商泄露询价底价、收受供应商财物等违规行为，视情节轻重给予通报批评、扣减绩效、调岗处理；造成公司经济损失的，需赔偿相应损失，涉嫌违法的移交司法机关。需求部门责任：虚报耗材采购需求、故意提报错误规格型号导致采购失误、验收时弄虚作假的，追究部门负责人及提报人责任，扣减部门绩效，造成损失的需承担赔偿责任。仓储部责任：未按规定验收耗材、台账记录混乱、故意拖延入库流程的，给予通报批评、扣减绩效处理；因验收失职导致不合格耗材入库的，需追究相关人员责任。管理层责任：未按规定审批小额耗材采购方案、纵容违规采购行为的，给予通报批评、降职处理；造成重大经济损失的，按公司规定追究相应责任。第六