中医药适宜技术档案制度

PAGE中医药适宜技术档案制度一、总则（一）目的为加强中医药适宜技术档案管理，确保中医药适宜技术资料的完整性、准确性和可追溯性，推动中医药适宜技术的传承、推广与应用，提高中医药服务质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及中医药适宜技术的收集、整理、归档、保管、利用等相关工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映中医药适宜技术的开展情况。2.完整性原则：涵盖中医药适宜技术从立项到实施、评估等全过程的资料。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案管理。4.保密性原则：对涉及患者隐私、技术关键等信息严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善中医药适宜技术档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好中医药适宜技术档案的收集、整理和归档工作。3.集中保管中医药适宜技术档案，建立档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。4.定期对档案进行检查、鉴定和统计，对破损、变质档案及时进行修复和处理。（二）业务部门职责1.负责本部门中医药适宜技术项目档案的收集、整理和初步审核，确保档案资料的真实、准确、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交归档，并配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作。3.明确专人负责档案管理工作，确保档案管理工作与业务工作同步进行。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等具体工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的存储状况，防止档案损坏、丢失。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时登记和催还。5.对档案管理工作中发现的问题及时报告，并提出改进建议。三、档案收集（一）收集范围1.中医药适宜技术项目立项文件、申报书、可行性研究报告等。2.技术操作规程、技术要点、临床应用指南等。3.培训资料，包括培训计划、教材、课件、学员名单等。4.临床应用记录，如病历、治疗记录、疗效评估报告等。5.科研成果资料，如论文、著作、专利证书等。6.专家评审意见、验收报告、鉴定证书等。7.与中医药适宜技术相关的会议纪要、活动记录等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集相关资料，并确保资料的原始性和完整性。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）收集时间1.项目立项后，相关部门应在规定时间内将立项文件及相关资料收集齐全并移交档案管理部门。2.技术操作规程、培训资料等应在形成后及时收集。3.临床应用记录应在诊疗活动结束后定期收集整理。4.科研成果资料应在成果发布后及时归档。四、档案整理（一）分类标准1.按照中医药适宜技术的类别进行分类，如针法类、灸法类、推拿类、拔罐类等。每个类别下再根据具体技术项目细分。2.按照档案形成的阶段分类，分为立项阶段、实施阶段、评估阶段等。（二）整理流程1.对收集到的档案资料进行核对，检查资料是否齐全、完整，剔除重复、无效的资料。2.按照分类标准对档案进行分类，同一类别的档案按照时间顺序或重要程度排列。3.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，确保目录与档案内容一一对应。5.对档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保存。（三）整理要求1.整理后的档案应层次分明、条理清晰，便于查找和利用。2.档案目录应准确、规范，书写工整。3.对于破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制，确保档案的可读性。五、档案归档（一）归档方式1.纸质档案应按照分类顺序依次装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、起止时间等信息，并在盒内放置档案目录清单。2.电子档案应按照分类建立文件夹，文件夹命名应规范准确，电子文件应按照编号顺序存储，并建立相应的电子目录索引。3.纸质档案和电子档案应同时归档，确保两者内容一致，相互对应。（二）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度整理好的中医药适宜技术档案移交档案管理部门归档。2.对于重大项目或紧急项目的档案，应在项目结束后及时归档。（三）归档手续1.档案移交部门应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、类别等信息，并与档案管理部门办理交接手续。2.档案管理部门接收档案后，应在移交清单上签字确认，双方各执一份，以备查考。六、档案保管（一）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全存储。（二）保管方式1.纸质档案应存放在专用的档案架上，按照类别和编号顺序排列，便于查找和存取。2.电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份，并分别存储在不同的地点，防止数据丢失。备份存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。3.对重要的档案资料应进行加密存储，设置访问权限，防止信息泄露。（三）保管期限1.中医药适宜技术档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.涉及技术核心机密、长期研究价值和重要历史资料的档案应永久保存。3.与技术应用、培训、评估等相关的档案，具有一定参考价值且保存期限在10年以上的，应长期保存。4.一般性的项目文件、短期的临床应用记录等保存期限在10年以下的，应短期保存。5.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和行业标准执行，并在档案整理和归档时明确标注。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的保管状况、存储环境、资料完整性等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，发现档案有损坏、变质等情况，应及时进行修复或复制，并调整档案保管期限和存储位置。七、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅中医药适宜技术档案，用于技术研究、培训教学、临床应用指导等。2.外部单位因合作交流、学术研究等需要，经公司/组织批准后可查阅相关档案资料。（二）利用手续1.内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅/借阅申请表，注明查阅/借阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理手续。2.外部单位查阅、借阅档案，应提交正式的申请函，说明查阅/借阅的用途、范围和期限等，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门按照规定提供查阅或借阅服务。3.档案管理部门应对查阅/借阅申请进行审核，对符合条件的申请予以批准，并按照规定收取查阅/借阅费用（如有）。查阅/借阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理手续。4.查阅/借阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅/借阅结束后，应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记台账，详细记录查阅/借阅人员的姓名、部门、查阅/借阅时间、档案名称和编号、查阅/借阅用途等信息。2.对档案的复印、摘录等利用情况也应进行登记，确保档案利用情况可追溯。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门专家和相关技术人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行审查，判断其是否仍具有保存价值。2.对于已失去利用价值、重复且无保存必要的档案，可考虑销毁。3.鉴定过程中应充分征求业务部门意见，确保鉴定结果准确合理。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一鉴定，提出销毁意见，并填写档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。清册应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份报公司/组织主管领导审批。2.经主管领导批准后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。监销人员应在档案销毁清册上签字确