工会档案管理制度及流程

PAGE工会档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强本公司工会档案管理，确保工会档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，充分发挥工会档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理的相关规定，结合本公司工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司工会在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：工会档案由工会综合办公室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映工会工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集工会工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密规定，对涉及机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便工会工作人员和相关人员查阅利用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以工会主席为组长，副主席为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责领导和监督工会档案管理工作，审议档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题。（二）工会综合办公室作为工会档案管理的具体执行部门，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等日常工作。具体职责如下：1.制定和完善工会档案管理制度及流程，并组织实施。2.负责接收、登记、整理工会各部门及下属组织移交的档案，确保档案的及时、完整收集。3.对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，建立档案检索体系，方便查找利用。4.负责档案库房的管理，配备必要的保管设备，确保档案的安全保管。5.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对失去保存价值的档案提出销毁意见。6.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。7.积极开展档案利用工作，为工会各项工作提供档案信息支持，按照规定向有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务。8.组织开展档案管理业务培训，提高工会工作人员的档案管理意识和业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级工会及党政部门下发的与工会工作相关的文件、通知、指示、规定等。2.工会工作计划、总结、报告、统计报表等。3.工会会员代表大会、委员会会议、常委会会议等各类会议的文件、记录、纪要等。4.工会组织建设、会员发展、会员管理等方面的文件、资料。5.职工权益维护、劳动竞赛、技能比武、文体活动等方面的文件、方案、总结、照片、影像等资料。6.工会财务工作的凭证、账簿、报表等。7.工会固定资产管理的文件、台账等。8.工会与外部单位签订的合同、协议等。9.工会工作中形成的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。10.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门及下属组织应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、准确收集。2.收集的档案材料应齐全完整，字迹清晰，格式规范，签署完备。3.对重要文件和资料应收集原件，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，本公司工会档案主要分为党群工作类、行政管理类、组织建设类、宣传教育类、劳动竞赛类、文体活动类、权益维护类、财务管理类、固定资产管理类、其他类等十大类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于管理和查找。编号采用阿拉伯数字，按照一定的顺序编排。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号项目、题名、日期、保管期限、密级、备注等内容。编目应准确、清晰，便于查阅。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案材料进行修整、裱糊，然后按照一定的顺序进行装订。装订应牢固、整齐，不影响档案的查阅和利用。四、档案的保管（一）库房建设1.根据档案管理的需要，设立专门的档案库房。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.在库房内配备必要的保管设备，如档案柜、档案架、防虫药品、灭火器、温湿度计、吸尘器等。2.对档案柜、档案架等保管设备应定期进行检查和维护，确保其安全可靠。（三）档案存放1.按照档案的分类、编号顺序，将档案存放在档案柜或档案架上。不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原始存储介质分开存放，并定期进行检查和更新。（四）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作。档案库房应配备专人负责管理，非档案管理人员未经允许不得进入库房。2.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和防范能力。定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作。配备必要的消防器材，定期进行检查和维护；采取防潮措施，防止档案受潮损坏；定期投放防虫药品，防止档案被虫蛀；安装防盗设备，确保档案的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合工会工作实际，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立由工会综合办公室、相关业务部门人员组成的档案鉴定小组，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定方法1.定期鉴定：每年对档案进行一次全面鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要调整。2.随时鉴定：对新形成的档案或涉及重要事项的档案，及时进行鉴定，确定其保存价值。3.综合鉴定：根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合分析档案的保存价值。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映工会主要职能活动和基本历史面貌的，对工会工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清册。销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.将档案销毁清册报工会主席审批。3.经批准后，由两名以上档案管理人员在指定地点对档案进行销毁，并在销毁清册上签字确认。4.对销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。记录应妥善保存，以备查考。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应定期对档案统计数据进行整理和分析，及时掌握档案管理工作的动态，为档案管理决策提供依据。3.按照上级主管部门的要求，按时报送档案统计报表。（二）利用工作1.建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、程序等。2.工会工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到工会综合办公室查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。3.外单位人员因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，经工会主席批准后，方可查阅。查阅档案时，应按照规定办理查阅手续，并由档案管理人员陪同。4.对涉及机密的档案，应严格按照保密规定进行查阅和利用，确保档案信息的安全。5.鼓励工会工作人员积极利用档案开展工作，充分发挥档案的作用。对在工作中利用档案取得显著成效的人员，给予适当奖励。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门及下属组织应及时将形成的电子文件收集齐全，并按照档案管理的要求进行整理。2.电子文件应采用通用格式进行存储，确保其可读性和可利用性。3.对电子文件应进行分类、编号、编目等整理工作，建立电子档案目录数据库。（二）电子档案的保管1.配备专门的电子档案存储设备，如服务器、磁盘阵列、磁带库等，确保电子档案的安全存储。2.对电子档案存储设备应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.建立电子档案安全管理制度，加强对电子档案存储设备的安全管理，防止电子档案被篡改、删除或丢失。（三）电子档案的利用1.