高校档案清理制度及流程

PAGE高校档案清理制度及流程一、总则（一）目的为加强高校档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案清理制度及流程。（二）适用范围本制度适用于本校各学院、部门及附属单位所形成的各类档案。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案清理工作合法合规。2.全面清理原则：对本校所有档案进行全面清查，不留死角。3.分类清理原则：按照档案的类别、保管期限等进行分类清理，确保清理工作有序进行。4.安全保密原则：在档案清理过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全。二、档案清理的组织与分工（一）成立档案清理工作领导小组由学校分管领导担任组长，成员包括档案馆馆长、各学院及部门负责人等。领导小组负责统筹协调档案清理工作，制定清理方案，解决清理过程中出现的重大问题。（二）明确各部门职责1.档案馆：负责制定档案清理的具体实施方案，组织开展档案清理工作的培训与指导，对各部门清理工作进行监督检查，负责档案的鉴定、销毁等工作。2.各学院及部门：负责本部门档案的自查自纠，按照档案清理要求进行分类整理，将需要清理的档案清单报送档案馆，并配合档案馆完成档案的鉴定、销毁等工作。三、档案清理的范围与标准（一）清理范围1.重复档案：同一内容的档案在不同载体或不同部门重复保存的。2.已过保管期限且无保存价值的档案：根据国家有关规定和本校档案保管期限表，已达到保管期限且经鉴定确无保存价值的档案。3.内容不完整、不准确或已失效的档案：档案内容存在缺失、错误或已失去时效性，无法为学校各项工作提供有效参考的。4.不符合档案管理要求的档案：如载体损坏、字迹模糊、格式不规范等无法正常保管和利用的档案。（二）清理标准1.档案价值鉴定标准：重要性：对学校教学、科研、管理等工作具有重要参考价值的档案，应予以保留。历史性：反映学校发展历程、重大事件等具有历史意义的档案，应长期保存。完整性：档案内容完整，能够全面反映相关事项的，应优先保留。关联性：与学校当前工作和未来发展密切相关的档案，应妥善保管。2.档案保管期限鉴定标准：短期档案：保管期限为15年，主要包括一般性的事务性文件、临时性通知等。中期档案：保管期限为510年，如教学计划、科研项目申报材料等。长期档案：保管期限为10年以上，如学校发展规划、重要会议记录等。永久档案：对学校具有重大历史意义和长期利用价值的档案，应永久保存，如学校章程、重大改革方案等。四、档案清理的流程（一）档案清查1.各部门自查：各学院及部门按照档案清理范围和标准，对本部门所保管的档案进行全面自查，填写档案清查登记表，详细记录档案的名称、数量、保管期限、保存状况等信息。2.档案馆复查：档案馆对各部门报送的档案清查登记表进行审核，并对重点部门和重要档案进行实地复查，确保清查工作的准确性和全面性。（二）档案鉴定1.成立鉴定小组：由档案馆工作人员、相关业务专家及档案形成部门代表组成档案鉴定小组，负责对清查后的档案进行鉴定。2.初步鉴定：鉴定小组根据档案价值鉴定标准和保管期限鉴定标准，对每一份档案进行初步鉴定，确定其是否具有保存价值以及保管期限。3.集体审议：鉴定小组对初步鉴定结果进行集体审议，充分讨论，形成最终鉴定意见。对于存在争议的档案，应进行深入研究，必要时可邀请上级档案管理部门或相关专家进行指导。（三）档案整理1.分类整理：对鉴定后需要保留的档案，按照档案类别、保管期限等进行重新分类整理，确保档案排列有序，便于查找和利用。2.数字化处理：对具有重要价值或利用频率较高的档案，进行数字化处理，建立电子档案数据库，提高档案利用效率。（四）档案销毁1.制定销毁清单：对鉴定后确无保存价值的档案，编制档案销毁清单，详细记录档案的名称、数量、保管期限等信息。2.审批销毁：档案销毁清单经档案清理工作领导小组审批后，方可进行销毁。3.销毁实施：档案销毁工作应在指定地点进行，由专人负责监销。销毁过程中，应采用适当的方式确保档案信息彻底销毁，如粉碎、焚烧等。4.销毁记录：销毁完成后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁情况记录存档。（五）档案移交1.内部移交：对于清理后需要移交至其他部门或单位保管的档案，应办理档案移交手续，填写档案移交清单，双方签字确认。2.向档案馆移交：各学院及部门清理后的档案，除按规定移交至其他部门或单位外，应按照档案管理要求，定期向档案馆移交，确保档案集中统一管理。五、档案清理的监督与检查（一）定期检查档案清理工作领导小组定期对各部门档案清理工作进行检查，确保清理工作按照制度要求和流程有序进行。检查内容包括清查工作的完成情况、鉴定意见的准确性、档案整理的规范性、销毁工作的合规性等。（二）专项督查针对档案清理工作中的重点环节和关键问题，开展专项督查。对发现的问题及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（三）责任追究对在档案清理工作中违反规定、造成档案损失或泄露的部门和个人，依法依规追究责任。六、档案清理的信息化管理（一）建立档案清理信息系统利用信息化技术，建立档案清理信息系统，实现档案清查、鉴定、整理、销毁等工作的信息化管理。通过系统记录档案清理全过程，提高工作效率和管理水平。（二）数据统计与分析利用档案清理信息系统，对档案清理数据进行统计与分析，如各类档案的数量变化、保管期限分布、销毁情况等。通过数据分析，为学校档案管理决策提供依据，不断优化档案管理工作。七、档案清理工作的培训与宣传（一）培训工作定期组织档案清理工作培训，提高档案管理人员和各部门相关人员的业务水平。培训内容包括档案管理法律法规、档案清理制度及流程、档案价值鉴定方法等。