消防文书档案管理制度

PAGE消防文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司消防文书档案管理，确保消防工作相关文件资料的完整、准确、系统和安全，提高消防工作效率和规范化水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在消防工作中形成的各类文书档案的管理，包括但不限于消防工作计划、方案、报告、检查记录、培训资料、应急预案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司消防文书档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映消防工作实际情况，数据准确、表述清晰，严禁虚假和不实信息。3.分类规范原则：按照消防工作的不同类别和性质，对档案进行科学分类，便于查找、使用和管理。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露，对涉及公司机密的档案严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善消防文书档案管理制度，并组织实施。2.负责公司消防文书档案的收集、整理、归档、保管和查阅服务等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。4.对档案管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。5.按照规定向有关部门和单位移交档案。（二）各部门职责1.负责本部门消防文书档案的形成、积累和初步整理工作，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，具备一定的消防专业知识，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、编目、上架、保管等。3.为档案查阅人员提供服务，按照规定办理查阅、借阅手续。4.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时报告并采取措施解决。5.保守档案机密，不得泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.消防工作相关的各类文件、通知、通报、报告、请示等。2.消防工作计划、方案、总结、统计报表等。3.消防检查记录、隐患排查报告、整改通知书等。4.消防设施设备的采购合同、安装调试记录、维护保养记录、检测报告等。5.消防培训资料、教材、课件、培训记录等。6.应急预案及演练记录、评估报告等。7.与消防工作相关的会议纪要、活动记录等。8.其他与消防工作有关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门在消防工作中形成的文件资料，确保资料的完整性和及时性。2.对于重要的消防文件资料，应一式两份以上，一份留存本部门，一份及时移交档案管理部门。3.收集的文件资料应字迹清晰、内容完整，如有破损、缺页等情况应及时修复或补充。（三）整理方法1.分类：按照消防工作的不同类别，将档案分为消防法规标准类、消防管理类、消防设施设备类、消防培训类、消防应急类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，目录应清晰准确，便于查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保存和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应定期接收各部门移交的档案，并进行认真核对和检查。2.对符合归档要求的档案，应及时进行归档，按照分类和编号顺序存放。3.归档的档案应填写归档清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，并由移交人和接收人签字确认。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司消防工作重大决策、重要事件、长期有效的法规标准等档案，应永久保管。2.定期保管：其他消防文书档案根据其重要程度和使用价值，确定保管期限为[X]年或[X]年。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，可按照规定进行销毁。（三）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案柜中，保持通风、干燥，防止受潮、霉变、虫蛀等。2.电子档案：应存储在专用的存储设备中，并进行备份，备份存储设备应异地存放。同时，应建立电子档案的索引目录，便于查找和使用。3.档案存放地点应设置明显的标识，便于识别和查找。档案管理部门应定期对档案进行盘点，确保档案的安全和完整。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅消防文书档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请表提供的信息，及时查找并提供档案。查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（二）借阅规定1.因工作需要借阅消防文书档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照、扫描档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和完好性，如发现问题应及时记录并要求借阅人员说明情况。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对保管期限届满的档案进行鉴定，确保档案的保存价值符合规定要求。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、慎重决定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，判断其是否具有保存价值。2.参考同类档案的保存情况和利用价值，综合考虑档案的重要性和必要性。3.征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果的客观公正。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批。2.审批通过后，档案管理部门应指定专人负责销毁工作，并在销毁现场进行监销。销毁档案时，应确保档案信息彻底销毁，不得泄露。3.销毁完成后，应在《档案销毁申请表》上注明销毁日期、方式、监销人等信息，并由销毁人员和监销人签字确认。同时，应将销毁情况记录在档案销毁登记簿上。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现消防文书档案的信息化管理，提高档案管理的效率和服务水平，方便档案的查阅、利用和共享。（二）信息化管理内容1.建立消防文书档案管理信息系统，实现档案的电子化录入、存储、检索、借阅等功能。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.利用信息化手段对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等环节进行全过程管理，提高管理的规范化和科学化水平。（三）信息安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，采取防火墙、加密技术、访问控制等措施，防止信息泄露和网络攻击。2.定期对档案信息化系统进行维护和更新，确保系统的稳定运行。3.