档案查借阅制度渭城

PAGE档案查借阅制度渭城渭城[具体公司/组织名称]档案查借阅制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，规范档案查借阅行为，确保档案的安全与完整，保障公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及员工，以及因工作需要查阅、借阅公司/组织档案的外部单位或个人。（三）档案定义本制度所指档案是公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、照片、音像资料等。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理公司/组织的各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查找和利用。4.负责档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保档案的安全。5.按照规定的程序和要求，办理档案的查借阅手续，对查借阅情况进行登记和统计。6.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交档案管理部门统一保管。3.配合档案管理部门做好档案的查借阅工作，提供必要的协助和支持。（三）查借阅人员职责1.严格遵守档案查借阅制度，按照规定的程序和要求办理查借阅手续。2.爱护档案，不得擅自涂改、损毁、丢失档案，不得在档案上圈划、批注、污损。3.未经档案管理部门同意，不得擅自将档案转借他人或带出规定的查阅场所。4.查阅档案后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。三、档案查借阅流程（一）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人审批。2.所在部门负责人对查阅申请进行审核，签署意见后报档案管理部门。3.档案管理部门收到查阅申请后，对申请内容进行审核，如符合查阅规定，安排专人负责提供档案查阅服务。4.查阅人在档案管理部门指定的查阅场所进行查阅，查阅过程中应遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自复制、拍摄、摘抄档案内容。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、目的、借阅时间等信息，并提交所在部门负责人审批。2.所在部门负责人对借阅申请进行审核，签署意见后报档案管理部门。3.档案管理部门收到借阅申请后，对申请内容进行审核，如符合借阅规定，报公司/组织分管领导审批。4.公司/组织分管领导审批同意后，档案管理部门办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅人等信息，并要求借阅人签字确认。5.借阅人凭《档案借阅申请表》和《档案借阅登记表》到档案管理部门领取档案，并在规定的借阅期限内归还。6.借阅期限届满，借阅人应及时归还档案。如需延期借阅，应提前办理延期手续，经档案管理部门同意后方可延期。7.档案归还时，档案管理部门应认真核对档案的数量、完整性和归还时间，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。四、档案查借阅权限（一）内部查阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要查阅本部门形成的档案，由所在部门负责人审批后，可直接到档案管理部门查阅。2.公司/组织内部员工因工作需要查阅其他部门形成的档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人和档案形成部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。3.公司/组织中层以上管理人员因工作需要查阅档案，可直接到档案管理部门查阅，但需在《档案查阅登记表》上登记备案。（二）外部查阅权限1.因工作需要查阅公司/组织档案的外部单位或个人，需提前与公司/组织档案管理部门联系，提交查阅申请，并提供相关证明材料。2.档案管理部门对外部查阅申请进行审核，报公司/组织分管领导审批同意后，方可办理查阅手续。3.外部查阅人查阅档案时，需在档案管理部门指定的查阅场所进行，查阅过程中应遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自复制、拍摄、摘抄档案内容。4.外部查阅人查阅档案后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。如需复印档案，需经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理复印手续。（三）借阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门审批后，报公司/组织分管领导审批同意后方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[具体期限]天，如有特殊情况需要延期，需提前办理延期手续。3.公司/组织中层以上管理人员因工作需要借阅档案，可直接到档案管理部门借阅，但需在《档案借阅登记表》上登记备案，并在规定的期限内归还。4.外部单位或个人因工作需要借阅公司/组织档案，需提前与公司/组织档案管理部门联系，提交借阅申请，并提供相关证明材料。档案管理部门对外部借阅申请进行审核，报公司/组织分管领导审批同意后，方可办理借阅手续。5.外部借阅人借阅档案的期限一般不得超过[具体期限]天，如有特殊情况需要延期，需提前办理延期手续。借阅期限届满，借阅人应及时归还档案。五、档案保密规定（一）档案管理人员职责1.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。2.对档案的查借阅情况进行严格登记，确保档案的流向和使用情况可追溯。3.定期对档案保密制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。（二）查借阅人员职责1.查阅、借阅档案时，不得向无关人员泄露档案内容。2.如需复印、摘抄档案内容，应严格按照规定的程序办理，不得擅自扩大复印、摘抄范围。3.未经档案管理部门同意，不得擅自将档案带出规定的查阅场所或转借他人。（三）保密措施1.档案库房应设置门禁系统，配备必要的安全防范设施，确保档案库房的安全。2.对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止档案信息泄露。3.档案管理人员应定期对档案进行清查和核对，确保档案的安全与完整。六、档案利用与统计（一）档案利用1.档案管理部门应积极为公司/组织各部门提供档案利用服务，根据工作需要及时提供相关档案资料。2.鼓励员工充分利用档案资源，开展业务研究、经验总结等工作，为公司/组织的发展提供支持。3.档案利用过程中，如发现档案存在问题或需要补充完善，应及时通知档案管理部门进行处理。（二）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计数据应真实、准确、完整，及时上报公司/组织领导和相关部门。3.档案统计工作应采用科学的方法和手段，提高统计工作的效率和质量。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、来源、保存价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案的保管期限和处置意见。（二）档案销毁1.对失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，报公司/组织