档案管理制度订修

PAGE档案管理制度订修一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本档案管理制度。本制度订修旨在适应公司发展的新需求，规范档案管理工作流程，提高档案管理效率和质量，为公司各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案资料的管理。包括但不限于文书档案、人事档案、财务档案、业务档案、科技档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，确保档案信息的准确性和可靠性。3.完整系统原则档案应全面、系统地记录公司的发展历程和各项工作成果，保持档案的完整性和系统性。4.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立综合管理部门作为档案管理部门，负责公司档案管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。（二）档案管理人员职责1.档案收集负责收集公司各部门在工作活动中形成的各类档案资料，确保档案的齐全完整。2.档案整理按照档案管理的规范要求，对收集到的档案资料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其条理清晰、便于查阅。3.档案保管妥善保管档案资料，确保档案的安全。建立档案库房管理制度，定期对档案进行检查、清点，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。4.档案鉴定定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已失去保存价值的档案提出销毁意见。5.档案统计做好档案的统计工作，及时准确地反映档案的数量、种类、利用情况等信息。6.档案利用负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案的合理利用。7.档案信息化管理推进档案信息化建设，将档案资料录入电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和管理，提高档案管理的效率和便捷性。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案主要包括公司发布的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.人事档案涵盖员工的个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训、工资待遇等方面的资料。3.财务档案包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务相关档案。4.业务档案根据公司业务类型的不同，分为市场营销档案、项目管理档案、客户档案等。市场营销档案包括市场调研、营销策划、销售合同等资料；项目管理档案有项目立项、可行性研究、项目实施过程中的各类文件和资料；客户档案则记录客户的基本信息、业务往来情况等。5.科技档案涉及公司的科研项目、技术创新、产品研发等方面的档案，如科研报告、技术图纸、工艺文件、专利资料等。（二）档案编号1.编号规则采用“全宗号目录号案卷号件号”的四级编号方式。全宗号为公司代码；目录号根据档案类别进行编制，如文书档案为“1”，人事档案为“2”等；案卷号按照档案的形成年度和类别顺序编排；件号则是每卷内文件的顺序号。2.编号示例例如，一份文书档案，其编号为：[公司代码]1202301001，表示该档案属于公司文书档案，是2023年1月形成的第1卷，卷内第1份文件。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围各部门应及时将本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料收集齐全，移交档案管理部门。具体收集范围包括但不限于：上级机关发来的与本公司有关的文件、指示、通知等。公司制定的各种规章制度、工作计划、总结、报告等。公司内部的会议文件、会议记录、纪要等。各类业务合同、协议、订单等。员工的人事档案材料、培训记录、考核成绩等。财务报表、凭证、账簿等财务资料。科研项目的立项报告、研究成果、技术资料等。产品样本、宣传资料、广告策划等营销资料。2.收集时间各部门应在每年年底前将本年度形成的档案资料整理齐全，移交档案管理部门。对于重要的、时效性较强的档案资料，应及时收集移交。3.收集要求档案资料应保持原件，如有特殊情况需要复制，应注明复制日期和复制人，并加盖部门印章。档案资料应字迹清晰、内容完整，纸张规格统一，不符合要求的应进行整理或复制。电子文件应确保格式正确、内容完整，并按照规定进行存储和命名。（二）档案整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。人事档案：按照干部档案工作条例的要求，进行分类整理，建立个人档案盒，填写档案目录。财务档案：按照会计档案管理办法的规定，进行分类整理，装订成册，编制会计档案保管清册。业务档案：根据业务类型和特点，进行分类整理，建立业务档案卷宗，编写卷内目录。科技档案：按照项目进行分类整理，建立项目档案卷，编制项目档案目录。3.整理步骤分类：将收集到的档案资料按照档案分类标准进行分类。编号：对分类后的档案资料进行编号，确保编号的唯一性和系统性。编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内目录等，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。装订：对纸质档案进行装订，使其整齐美观，便于保管和查阅。装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上注明档案的类别、编号、题名等信息。五、档案的保管（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择在地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和水源的地方，确保档案的安全存放。2.库房设施配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、防火设备、防潮设备、温湿度控制设备等。档案库房应安装防盗门窗、监控设备等安全防护设施，确保档案的安全。库房内应有足够的照明设备，保证光线均匀，避免阳光直射档案。（二）档案保管要求1.存放方式档案应按照类别、编号顺序存放，便于查找和管理。不同载体的档案应分开存放，如纸质档案、电子档案、声像档案等。2.温湿度控制档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。定期对库房的温湿度进行监测和记录，采取必要的措施进行调节。3.防虫防霉定期对档案进行检查，发现虫害和霉变应及时采取措施进行处理。在档案库房内放置防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等，防止虫害滋生。4.防火防盗加强档案库房的防火防盗工作。库房内严禁吸烟和使用明火，配备必要的灭火设备，如灭火器、消防栓等。安装防盗门窗、监控设备等，确保档案的安全。5.档案清点与核对定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量、种类、保管状况等与档案目录一致。发现问题应及时查明原因，采取措施进行处理。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。2.鉴定标准根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司的实际情况，制定档案鉴定标准。档案鉴定标准应明确不同类型档案的保管期限，如永久保管、长期保管（10年以上）、短期保管（10年以下）等。3.鉴定方法档案鉴定工作小组按照档案鉴定标准，对档案进行逐卷逐件鉴定。鉴定时应综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的保管期限。4.鉴定结果档案鉴定工作结束后，应形成档案鉴定报告，注明档案的名称、编号、形成时间、保管期限等信息，并由档案鉴定工作小组签字确认。（二）档案销毁1.销毁程序对已失去保存价值的档案，经档案鉴定工作小组审核批准后，进行销毁处理。档案销毁前，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。档案销毁清册应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交公司领导审批。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁工作的真实性和彻底性。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。2.销毁方式档案销毁方式应根据档案的载体和性质选择合适的方法。纸质档案一般采用焚烧或粉碎的方式进行销毁；电子档案应进行彻底删除，并对存储介质进行销毁；声像档案可采用消磁、销毁存储设备等方式进行处理。七、档案的利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案资料。外部单位因工作需要查阅公司档案的，须经公司领导批准，并办理相关手续。（二）利用手续1.查阅手续员工查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅档案名称、查阅目的等信息。2.借阅手续员工借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。档案管理人员应将档案借给借阅人，并在档案借阅登记簿上登记。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损坏、丢失。借阅期满后，应及时归还档案。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务机密等重要档案资料，未经公司领导批准，不得查阅、借阅和复制。2.档案利用过程中，不得擅自抽取、撤换、涂改档案内容，不得在档案上圈划、批注、污损。3.档案利用结束后，档案管理人员应及时收回档案，检查档案的完整性和准确性，如有问题应及时处理。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将本部门形成的电子文件收集齐全，移交档案管理部门。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储和管理。2.档案管理部门对收集到的电子文件进行分类整理，并按照档案编号规则进行编号。电子文件的整理应与纸质档案的整理相对应，确保电子档案与纸质档案的一致性。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存储在不同地点，以防止数据丢失。2.建立电子档案存储管理制度，定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的安全存储。3.电子档案的存储环境应保持适宜的温度、湿度和清洁度，防止电子设备受到损坏。（三）电子档案的利用1.员工查阅、借阅电子档案时，应通过电子档案管理系统进