成教档案管理制度

PAGE成教档案管理制度一、总则（一）目的为加强成人教育（以下简称“成教”）档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在成教工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展的各类成教活动所形成的档案管理工作，包括但不限于教学档案、学员档案、考试档案、师资档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则成教档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映成教活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理成教活动各环节产生的档案资料，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高档案的利用效率，为成教工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责成教档案的统筹管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善成教档案管理制度，并组织实施。2.负责成教档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全成教档案的检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对成教档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的质量和安全。5.按照规定做好成教档案的移交、保管和销毁等工作。6.开展档案管理业务培训和指导，提高相关人员的档案管理水平。（二）各部门职责1.教学部门负责收集、整理和移交本部门开展成教教学活动过程中形成的各类档案资料，包括教学计划、教学大纲、教案、课件、考试试卷等，并确保档案资料的准确性和完整性。2.学员管理部门负责建立和管理学员档案，包括学员报名登记表、学籍档案、成绩记录、奖惩情况等，及时更新学员信息，保证学员档案的真实可靠。3.考试部门负责组织成教考试工作，并对考试过程中形成的档案资料进行整理和归档，如考试安排、考场记录、试卷评阅结果等。4.师资管理部门负责收集和管理成教师资档案，包括教师个人基本信息表、教学经历证明、培训证书、教学评价等，为师资队伍建设提供依据。5.其他部门在各自职责范围内，负责做好与成教活动相关的档案资料收集、整理和移交工作，积极配合档案管理部门的工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学档案包括教学计划、教学大纲、课程表、教案、课件、教学日志、学生作业、考试试卷及成绩分析等。2.学员档案涵盖学员报名登记表、身份证复印件、学历证明、学籍档案、学习成绩、奖惩记录、毕业证明等。3.考试档案有考试安排、考场记录、监考记录、试卷（含标准答案、评分标准）、考生答卷、成绩汇总表等。4.师资档案包含教师个人基本信息、学历学位证书、教师资格证书、教学经历、培训记录、教学成果、教学评价等。5.行政管理档案涉及成教工作的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、招生宣传资料、合作协议等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集上来。2.对于重要的档案资料，应实行双套制备份，一份纸质档案，一份电子档案，以保证档案的安全性和可利用性。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，将成教档案分为教学档案、学员档案、考试档案、师资档案和行政管理档案五大类。每大类下再根据具体内容进行细分，形成二级、三级类目，确保档案分类科学合理，便于查找和管理。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度和顺序号等信息。例如，教学档案的编号格式为：JXDA[年份][顺序号]，其中“JXDA”表示教学档案，“[年份]”为档案形成年份，“[顺序号]”为该年度内该类档案的顺序编号。3.编目编制档案目录，详细记录每份档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份纸质目录装订成册，存放在档案库房；一份电子目录存储在计算机系统中，便于检索和查询。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案库房安全、整洁、通风良好，温度和湿度适宜。（二）保管方式1.纸质档案按照档案类别和编号顺序，依次存放在档案柜中，并在档案柜上标明档案类别和存放范围。对于重要的纸质档案，可采用专柜存放或进行特殊保护措施。2.电子档案建立电子档案数据库，将电子档案按照分类目录进行存储，并定期进行备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，如硬盘、光盘、磁带等，并异地存放，以防止数据丢失。同时，要对电子档案进行加密处理，设置访问权限，确保电子档案的安全。（三）保管期限根据成教档案的重要性和历史价值，确定不同档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管涉及成教工作重大决策、重要历史事件、长期保存有重要价值的档案，如成教发展规划、重要会议纪要、重大合作项目协议等，应永久保管。2.长期保管对成教工作有一定历史价值，在较长时间内仍需查考利用的档案，如教学计划、学员学籍档案、考试试卷等，保管期限为[具体时长]年。3.短期保管在较短时间内有查考利用价值的档案，如临时性的行政文件、一般性的教学资料等，保管期限为[具体时长]年。（四）档案清查定期对成教档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，重点检查档案的数量、质量、保管状况等。清查过程中要详细记录档案的清查情况，发现问题及时采取措施进行处理，并形成清查报告。五、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部工作人员因工作需要查阅、借阅成教档案，以支持教学研究、学员管理、考试组织、师资队伍建设等工作。2.外部单位或个人因合法合规的原因，经本公司/组织批准后，可以查阅、借阅与成教活动相关的档案资料，但必须严格遵守档案利用规定，确保档案安全。（二）利用流程1.查阅申请内部工作人员查阅档案，需填写《成教档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。外部单位或个人查阅档案，需提供单位介绍信或相关证明文件，填写《成教档案查阅申请表》，经本公司/组织相关部门负责人审核批准后，交档案管理部门办理查阅手续。2.审批档案管理部门收到查阅申请后，对申请内容进行审核，符合查阅条件的，报档案管理部门负责人审批。审批通过后，档案管理部门根据查阅申请，为查阅人员提供相应的档案资料。3.查阅查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料，严禁在档案上做任何标记。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.借阅申请内部工作人员因工作需要借阅档案，需填写《成教档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。外部单位或个人借阅档案，除提供单位介绍信或相关证明文件外，还需与本公司/组织签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，经本公司/组织相关部门负责人审核批准后，交档案管理部门办理借阅手续。5.借阅审批档案管理部门收到借阅申请后，对申请内容进行审核，符合借阅条件的，报档案管理部门负责人审批。审批通过后，档案管理部门根据借阅申请，为借阅人员提供相应的档案资料，并办理借阅登记手续。6.归还借阅人员应在规定的归还时间内将档案资料归还档案管理部门。档案管理部门在接收归还的档案时，要认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）利用限制1.涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的档案，未经档案所有者或相关部门同意，不得对外提供查阅或借阅。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要必须外借的，应严格履行审批手续，并采取必要的保护措施，确保档案安全无损。3.查阅、借阅档案的人员必须遵守档案管理规定，不得擅自将档案转借他人或用于其他非工作目的。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作定期对保管期满的成教档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织教学部门、学员管理部门、考试部门、师资管理部门等相关人员组成鉴定小组，对档案进行全面审查和评估。鉴定小组应根据档案的保管期限、重要性、历史价值等因素，综合判断档案是否仍有保存价值。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《成教档案销毁清单》，详细列出档案的编号、名称、日期、数量等信息。2.《成教档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核签字后，报本公司/组织主管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责档案的销毁工作。销毁过程中，应确保档案信息彻底销毁，无法恢复。销毁现场要有两人以上监销，并在销毁记