不动产登记档案上墙制度

PAGE不动产登记档案上墙制度一、总则（一）目的为加强不动产登记档案管理，确保档案的完整性、准确性、安全性和可追溯性，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。本制度旨在规范不动产登记档案的收集、整理、保管、利用等工作流程，保障不动产登记工作的顺利开展，维护权利人的合法权益。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及不动产登记档案管理的所有部门和人员。包括但不限于登记业务部门、档案管理部门、信息技术部门等。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家有关不动产登记和档案管理的法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则档案内容必须真实反映不动产登记的实际情况，保证信息的准确性和可靠性。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露、损毁或丢失。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，方便相关部门和人员查询、调阅档案。二、档案收集（一）收集范围1.不动产登记申请材料，包括申请书、申请人身份证明、不动产权属来源证明、登记原因证明等。2.不动产权籍调查成果，如地籍调查表、宗地图、房产分户图等。3.登记审核过程中形成的各类文件，如询问记录、审核意见、审批文件等。4.不动产登记证书、证明存根及相关补发、换发记录。5.与不动产登记相关的其他资料，如法院判决书、裁定书、协助执行通知书等。（二）收集要求1.登记业务部门在办理不动产登记业务过程中，应及时将形成的各类材料收集齐全，确保材料的完整性。2.对于申请人提交的材料，应进行认真核对，确保材料的真实性和有效性。对不符合要求的材料，应及时通知申请人补充或更正。3.收集的档案材料应按照规定的格式和要求进行整理，确保字迹清晰、签字盖章齐全、内容完整。（三）收集流程1.登记业务人员在受理不动产登记申请时，同步收集申请人提交的相关材料，并进行初步审核。2.将审核通过的材料按照业务类型和时间顺序进行分类整理，填写档案交接清单，一式两份，一份随档案交档案管理部门，一份由登记业务部门留存。3.档案管理部门收到档案交接清单和档案后，对档案进行再次核对，确认无误后签收。三、档案整理（一）整理原则1.遵循不动产登记档案的形成规律，保持档案之间的有机联系。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，便于管理和查找。3.采用统一标准的整理方法和工具，确保整理工作的规范性和一致性。（二）整理方法1.分类按照不动产类型，分为土地登记档案、房屋登记档案、林权登记档案等。每类档案再按照登记业务类型进一步细分，如首次登记、变更登记、转移登记、注销登记等。按照年度对档案进行划分，便于统计和查询。2.编号为每一份档案编制唯一的档案编号，编号应包含不动产类型、登记业务类型、年度、流水号等信息，确保编号的系统性和逻辑性。3.装订对纸张较多的档案材料进行装订，采用左侧装订方式，确保装订牢固、整齐美观。装订时应去除金属物，对破损的纸张进行修补或复制。4.编目编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限、页数等信息。档案目录应一式两份，一份随档案存放，一份单独成册，便于查阅。（三）整理流程1.档案管理部门收到登记业务部门移交的档案后，首先对档案进行分类，确定档案所属类别和业务类型。2.按照编号规则为档案编制编号，并在档案材料上加盖编号章。3.对档案材料进行装订和编目，将编制好的档案目录与档案一同存放。4.在整理过程中，如发现档案材料存在问题或不完整，应及时与登记业务部门沟通，补充或更正相关材料。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的不动产登记档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.采用档案密集架存放档案，按照档案类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。2.对重要的不动产登记档案应进行备份，备份方式可采用电子存储或异地存放等方式，确保档案的安全性。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、存放位置、保管期限等信息，定期对档案进行盘点，确保账实相符。（三）保管期限1.不动产登记档案的保管期限根据档案的重要程度和性质确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为5年，主要包括一些临时性的登记材料和查询期限较短的档案。中期保管期限为10年，包括一般的不动产登记档案和部分涉及民生的重要档案。长期保管期限为30年以上，主要是涉及不动产产权归属、重大历史事件等具有长期保存价值的档案。2.保管期限届满的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，实行24小时专人值班制度。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，必须经过批准，并进行登记。3.定期对档案库房的设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。对消防器材、防虫药品等应定期更换，保证其有效性。4.加强对档案信息的安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止档案信息泄露或被篡改。五、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织内部各部门因工作需要查阅、调阅不动产登记档案。2.司法机关、行政机关等依法依规查阅、调阅不动产登记档案。3.权利人或其代理人按照规定查阅、复制本人的不动产登记档案。（二）利用流程1.内部查阅本公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门收到查阅申请表后，对申请进行审核，符合条件的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行办理。2.外部查阅司法机关、行政机关等依法依规查阅档案的，应出具相关证明文件，如协助查询通知书、调卷函等。档案管理部门对证明文件进行审核，符合要求的，按照内部查阅流程办理查阅手续。在提供档案时，应按照规定对档案进行复印或摘录，不得提供原件。如需提供原件的，应经本公司/组织负责人批准，并做好登记和归还手续。3.权利人查阅权利人或其代理人查阅本人不动产登记档案的，应提交身份证明和授权委托书等相关材料。档案管理部门对提交的材料进行审核，符合条件的，安排专人陪同查阅，并按照规定提供档案复印件或摘录。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的不动产登记档案，未经法定程序批准，不得对外提供查阅。2.档案利用过程中，如发现档案存在问题或可能影响权利人合法权益的，应及时停止利用，并报告相关部门。3.档案利用人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自将档案带出档案库房或泄露档案内容。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括登记业务部门负责人、信息技术部门负责人、法律专业人员等。档案鉴定工作小组负责对保管期限届满的档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，综合判断档案是否仍需保存。2.对涉及不动产产权归属、重大历史事件、重要民生问题等具有长期保存价值的档案，应予以保留。3.对已失去保存价值的档案，如临时性登记材料、查询期限已过的档案等，可考虑销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期限届满的档案进行清理，列出拟鉴定销毁的档案清单。2.将拟鉴定销毁的档案清单提交档案鉴定工作小组，由工作小组进行审核鉴定。3.档案鉴定工作小组根据鉴定标准，对每一份档案进行逐一审查，提出鉴定意见。对确定销毁的档案，应注明销毁原因和时间。4.将档案鉴定工作小组的鉴定意见报本公司/组织负责人批准。（四）销毁流程1.经批准销毁的档案，由档案管理部门负责组织实施销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量