警卫档案管理制度

PAGE警卫档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司警卫档案管理，确保警卫人员信息准确、完整，规范警卫工作流程，提高警卫工作效率和质量，保障公司安全稳定，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体警卫人员的档案管理工作。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映警卫人员的实际情况。2.完整性原则：全面收集警卫人员的各类相关信息，确保档案资料完整。3.保密性原则：严格保密警卫人员的个人信息及档案内容，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据警卫人员的工作变动、考核情况等及时更新档案信息。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯：准确记录警卫人员的基本身份信息。2.身份证号码：作为唯一身份标识。3.政治面貌：反映其政治立场和信仰。4.婚姻状况：了解其家庭生活状态。5.联系方式：包括手机号码、电子邮箱等，以便及时沟通联络。（二）入职信息1.入职时间：明确加入公司担任警卫岗位的具体日期。2.入职渠道：如招聘网站、内部推荐等。3.入职培训记录：记录参加入职培训的内容、时间、考核结果等。（三）岗位信息1.警卫岗位名称：如大门警卫、巡逻警卫等。2.岗位职责：详细描述该岗位的工作任务和职责要求。3.工作地点：明确工作所在的具体位置。（四）教育培训情况1.学历教育：记录最高学历、毕业院校、所学专业等。2.警卫专业培训：参加过的各类警卫业务培训，包括培训时间、机构、内容及考核成绩等。3.其他相关培训：如安全知识培训、应急处置培训等情况。（五）工作经历1.以往工作单位：列出之前工作过的单位名称。2.担任职务：在以往单位担任的警卫或相关职务。3.工作时间：在各单位的工作起止时间。4.工作表现及奖惩情况：记录在以往工作中的表现、获得的奖励和受到的处罚。（六）考核情况1.月度考核：每月对警卫人员的工作表现进行考核，记录考核结果、考核评语及改进建议。2.年度考核：每年综合全年工作情况进行考核，确定考核等级（优秀、合格、不合格），并记录考核过程及结果应用情况。（七）奖惩记录1.奖励情况：包括公司内部奖励、上级部门表彰等，记录奖励名称、颁发时间及原因。2.处罚情况：如警告、罚款、辞退等处罚，记录处罚原因、时间及处理结果。（八）健康状况1.定期体检报告：记录每年的健康体检结果，包括身体各项指标是否正常。2.职业病检查情况：针对警卫工作可能涉及的职业病进行检查的结果。（九）其他重要信息1.获得的专业技能证书：如警卫资格证、安全培训证书等。2.参与的重要安保任务记录：任务名称、时间、任务内容及完成情况等。3.个人特长及特殊技能：如擅长擒拿格斗、熟悉某种安保设备操作等。三、档案建立与收集（一）建立流程1.新入职警卫人员在办理入职手续时，由人力资源部门负责发放档案建立所需表格。2.警卫人员按照要求如实填写个人基本信息、入职信息等内容，并提交相关证明材料。3.人力资源部门对提交的材料进行初步审核，确保信息准确无误后，将档案资料移交至警卫档案管理部门。（二）收集渠道1.个人提交：警卫人员主动提交各类相关证明材料，如学历证书、培训证书、奖惩文件等。2.部门提供：人力资源部门、警卫部门及其他相关部门及时提供涉及警卫人员的考核结果、工作变动等信息。3.外部获取：通过与教育机构、公安部门等联系，获取学历认证、背景调查等相关信息。四档案整理与归档（一）整理要求1.档案管理部门收到档案资料后，按照档案内容分类进行整理。2.对每份材料进行编号，确保编号唯一且便于查询。编号规则可按照档案类别、年份、顺序号等制定。3.去除材料中的订书钉、回形针等金属物品，对纸张较大的材料进行折叠，使其规格统一。（二）归档方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式。纸质档案按照类别和时间顺序装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年份等信息。电子档案以电子文档形式存储，按照相同的分类方式进行文件夹命名，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.建立档案索引目录，详细列出档案的类别、编号、名称、日期等信息，便于快速查找。索引目录可采用纸质版和电子版两种形式，电子版索引目录应定期更新，确保与档案实际情况相符。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.警卫人员本人：可查阅自己的档案信息，但需填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.人力资源部门：因工作需要，可查阅警卫人员档案中的基本信息、考核情况、奖惩记录等相关内容，查阅时需说明查阅目的，并经档案管理部门负责人同意。3.警卫部门负责人：有权查阅本部门警卫人员的档案，了解其工作表现、培训情况等，以便进行工作安排和管理。查阅申请需提交档案管理部门备案。4.公司高层管理人员：因特殊情况需要查阅警卫人员档案的，需经公司总经理批准，并由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.将申请表提交至档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门根据审批结果，安排查阅人员在指定地点查阅档案，并提供必要的协助。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。4.查阅结束后，查阅人员需在《档案查阅登记表》上签字确认查阅情况。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅警卫档案，如因特殊工作需要必须借阅的，需经公司总经理批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，需提前向档案管理部门申请并说明原因。3.借阅人员需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、借阅期限、归还时间等信息，并承诺遵守保密规定。4.档案管理部门对借阅的档案进行登记，并提供复印件或电子副本（根据实际情况确定）。借阅人员需妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上进行任何标记或损坏。5.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案。档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，将追究借阅人员的责任。六、档案保管与安全（一）保管环境1.设立专门的档案保管室，确保保管室干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗。2.档案柜应坚固耐用，分类存放不同类别的档案，并标明档案类别和年份。3.配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器定期检查维护，监控设备确保24小时正常运行。（二）保管期限1.警卫人员在职期间，其档案应长期保管。2.警卫人员离职后，其档案按照国家相关规定和公司要求进行保管，保管期限一般为[X]年。期满后，经档案管理部门负责人审核，报公司领导批准后，可进行销毁或封存处理。（三）安全措施1.严格限制非档案管理人员进入档案保管室，档案管理人员应妥善保管钥匙，不得随意转借他人。2.在档案保管室内安装监控摄像头，对档案保管室的出入情况和档案存放区域进行实时监控，监控记录保存[X]天以上。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、内容完整。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故。七、档案更新与维护（一）定期更新1.档案管理部门每季度对警卫人员档案进行一次全面检查，核对档案信息是否准确、完整。2.根据警卫人员的工作变动、考核结果、奖惩情况等，及时更新档案内容。如警卫人员岗位调整，应在档案中注明新的岗位名称和职责；考核结果发生变化，应替换相应的考核记录。（二）动态维护1.建立档案信息动态维护机制，随时关注警卫人员的各类信息变化情况。如警卫人员获得新的专业技能证书、参与重要安保任务等，应及时将相关信息补充到档案中。2.对于档案中存在的错误信息或不完整信息，档案管理部门应及时与相关人员核实，并进行更正和补充。八、档案销毁（一）销毁条件1.符合保管期限规定，且经公司领导批准销毁的档案。2.因保管不善导致档案损坏严重，无法继续保存的。3.涉及公司机密信息，且已过保密期限，经相关部门确认可以销毁的档案。（二）销毁流程1.档案管理部门填写《档案销毁申请表》详细列出拟销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息。2.将申请表提交至公司领导审批，经批准后，确定销毁时间和方式。3.档案销毁应采用安全、环保的方式