十三五档案制度体系建设

PAGE十三五档案制度体系建设一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本档案制度体系。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.统一领导原则：公司/组织档案工作实行统一领导、分级管理。由公司/组织档案管理部门负责统筹协调档案工作，各部门指定专人负责本部门档案管理工作。2.完整准确原则：确保档案内容全面反映公司/组织各项工作的真实情况，数据准确无误，材料齐全完整。3.安全保密原则：采取有效措施保障档案实体和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。对涉及公司/组织机密的档案，严格按照保密规定进行管理。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司/组织内部及外部相关人员查阅利用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度、工作流程和标准规范。2.统筹规划档案资源建设，组织开展档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作。3.建立和维护档案信息系统，实现档案数字化管理，提高档案管理信息化水平。4.负责档案的开发利用工作，编制档案检索工具和参考资料，为公司/组织各项工作提供档案信息支持。5.指导、监督和检查各部门档案管理工作，组织开展档案业务培训和考核。6.负责档案库房的日常管理，确保档案实体安全。（二）各部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理、分类、装订等基础工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交至公司/组织档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄密。5.接受档案管理部门的业务指导和监督检查，积极参加档案业务培训。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括公司/组织各类红头文件、请示报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.科技档案：涵盖公司/组织科研项目、工程建设、设备仪器等方面的档案资料。3.人事档案：包含员工个人基本信息、履历、考核、奖惩、工资福利、培训等档案材料。4.财务档案：涉及公司/组织财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财务资料。5.业务档案：根据公司/组织业务特点，分为市场营销、生产管理、质量管理、客户服务等各类业务档案。6.声像档案：包括照片、录音、录像等反映公司/组织重要活动、工作场景等的声像资料。7.电子档案：以电子数据形式存在的各类档案，如办公自动化文件、电子报表及数据库等。（二）档案编号1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式。例如：2020永久001，表示202年形成的永久保管的第1份文书档案。2.科技档案编号：按照项目名称或设备型号等进行分类编号，如科研项目编号为“KY[项目年份][项目序号]”，设备仪器编号为“SB[设备购置年份][设备序号]”。3.人事档案编号：以员工个人身份证号码为唯一标识。4.财务档案编号：根据会计年度和档案类别进行编号，如“CY[会计年度][凭证类别][流水号]”。5.业务档案编号：依据业务类型和时间顺序进行编号，如市场营销档案编号为“SCY[年份][业务序号]”。6.声像档案编号：按照拍摄时间或录制时间进行编号，如“SX[拍摄年份][月份][日期][流水号]”。7.电子档案编号：结合纸质档案编号，在编号后添加“E”标识，如“2020永久001E”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.员工个人在工作中形成的重要业务资料、成果报告等。4.反映公司/组织历史沿革、重大事件、荣誉奖项等方面的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照规定的时间和范围及时收集本部门档案材料，确保档案的完整性和及时性。2.对于重要文件和资料，应实行双套制收集，即同时保存纸质和电子两种载体。3.收集的档案材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写工具。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案整理：按照年度保管期限机构（问题）进行分类，将文件材料进行装订、编页、编目等操作。2.科技档案整理：根据项目或设备的特点，按照项目阶段或设备结构进行分类整理，编制项目或设备档案目录。3.人事档案整理：按照干部档案工作条例的要求，对员工档案进行分类、排序、编目等，建立员工档案信息库。4.财务档案整理：按照会计凭证、账簿报表等类别进行分类整理，编制财务档案索引。5.业务档案整理：根据业务流程和业务内容进行分类，建立业务档案数据库。6.声像档案整理：对照片、录音、录像等进行分类编号，注明拍摄或录制时间、地点、内容等信息，并制作相应的文字说明。7.电子档案整理：按照电子文件的类别和存储路径进行分类，建立电子档案目录，确保电子文件的元数据完整准确。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.库房内配备温湿度调节设备，保持适宜的温湿度环境，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应划分不同的区域，分别存放不同类型和保管期限的档案，设置明显的标识牌。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序，便于查找和管理。2.对珍贵档案和易损档案，应采用特殊的装具进行保护，如使用无酸卷皮、盒等。（三）档案保管期限1.文书档案保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）。2.科技档案保管期限根据项目或设备的重要程度和使用周期确定，一般分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。3.人事档案保管期限为员工离职后5年。4.财务档案保管期限按照国家财务会计档案管理规定执行，一般为10年、30年等。5.业务档案保管期限根据业务性质和实际需要确定，原则上应保存至业务结束后一定期限。6.声像档案保管期限根据其反映的内容重要程度确定，重要的声像档案应永久保存。7.电子档案保管期限与纸质档案一致，同时应定期进行备份，确保数据安全。（四）档案保管要求1.定期对档案进行清点核对，确保档案数量准确、存放位置正确。2.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，保证档案的完整性。3.做好档案库房的清洁卫生工作，定期进行消毒，防止档案受到污染和损坏。4.加强对档案管理人员的安全保密教育，严格执行档案出入库登记制度，防止档案丢失和泄密。六、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅利用档案。2.员工个人因办理相关业务需要查阅本人人事档案等。3.外部单位因合作、审计、查询等合法事由需要查阅公司/组织相关档案。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、内容、时间等信息。2.借阅：对于确需借出档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅人应对档案妥善保管，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可为其提供档案复印件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用审批1.公司/组织内部查阅利用档案，由部门负责人签字批准。涉及重要档案或机密档案的查阅利用，需经公司/组织分管领导批准。2.员工个人查阅本人人事档案等，由本人提出申请，所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。3.外部单位查阅公司/组织档案，需提前提交查阅申请函，说明查阅目的、内容、范围等，经公司/组织相关部门审核，分管领导批准后，方可查阅。（四）利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记台账，详细记录档案利用者的基本信息、查阅利用时间、档案内容、利用方式等情况。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司/组织档案管理制度，对保管期满的档案进行鉴定。2.坚持全面审查，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案专家组成。鉴定工作小组负责对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行直接审查，判断其是否仍具有保存价值。2.分析比较法：将档案与同类型档案进行比较，分析其重要性和独特性。3.效益评估法：评估档案对公司/组织当前及未来工作的效益和作用。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定工作小组审核，公司/组织分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人应在档案销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应长期保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理和利用。2.提高档案检索效率，实现档案信息的快速查询和共享。3.加强档案信息安全管理，保障档案数据的安全可靠。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏、拼接等处理，提高图像质量。3.数据录入：将档案的题名、日期、文号、责任者等元数据信息录入档案信息管理系统。4.挂接存储：将数字化档案与对应的元数据信息进行挂接，存储在档案数据库中。（三）信息系统功能1.档案管理模块：实现档案的分类管理、编目、检索、借阅、统计等功能。2.权限管理模块：设置不同的用户角色和权限，确保档案信息的安全与保密。3.数据备份与恢复模块：定期对档案数据进行备份，保障数据安全，在系统出现故障时能够及时恢复数据。4.系统维护模块：对档案信息管理系统进行日常维护和升级，确保系统的稳定运行。（四）信息安全保障1.建立健全档案信息安全管理制度，明确信息安全责任。2.采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，保障档案信息系统的网络安全。3.对档案数据进行加密存储和传输，防止数据泄露。4.定期对档案信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。九、监督与检查（一）监督检查主体公司/组织档案管理部门负责对各部门档案管理工作进行监督检查，定期或不定期开展档案工作专项检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等环节的工作流程和标准规范执行情况。2.档案管理工作的组织落实情况，如档案管理人员配备、职责履行、业务培训等。3.档案实体和信息安全情况，包括档案库房设施设备、温湿度控制、档案保管状况、信息系统安全等。4.档案利用效果，如档案查阅利用登记、统计分析等情况。（三）检查方式1.实地检查：对档案库房、各部门档案管理情况进行实地查看，检查档案存放、整理、保管等情况。2.查阅资料：查阅档案管理相关文件、记录、台账等资料，检查档案工作的规范性和完整性。3.询问了解：与档案管理人员、利用者进行交流，了解档案管理工作实际情况和存在的问题。（四）问题整改1.对监督检查中发现的问题，档案管理部门应