档案管理制度超详细

PAGE档案管理制度超详细一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项活动，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，进行档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化。7.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的完整、准确。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，并接受综合管理部的业务指导。3.按照公司档案管理制度的要求，及时向综合管理部移交应归档的档案。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、产品研发类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、声像档案类等十大类。具体分类如下：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，请示、报告，合同、协议，各类证书、执照，印章管理文件，行政事务管理文件等。2.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面的文件。3.经营管理类：包括市场调研、营销策划、客户关系管理、招投标文件、商务谈判记录、合同管理、财务管理、审计报告、税务文件等。4.生产技术类：包括生产计划、生产调度、工艺流程、质量控制、设备维护、技术改造、安全生产等方面的文件。5.产品研发类：包括产品研发计划、技术方案、设计图纸、实验报告、专利文件等。6.基本建设类：包括基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程合同、竣工验收文件等。7.设备仪器类：包括设备采购合同、设备安装调试记录、设备操作规程、设备维护保养记录、设备报废文件等。8.会计档案类：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务申报资料等。9.人事档案类：包括员工入职、离职、调动、晋升、奖惩等相关文件，员工基本信息、劳动合同、培训记录、考核评价等。10.声像档案类：包括照片、录音、录像等反映公司重要活动、工作场景、产品形象等方面的声像资料。（二）档案编号档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限流水号”的结构。1.全宗号：暂定为“01”，代表公司全宗。2.分类号：按照档案分类的十大类，分别用“XZ”（行政管理类）、“DQ”（党群工作类）、“JY”（经营管理类）、“SC”（生产技术类）、“YP”（产品研发类）、“JS”（基本建设类）、“SB”（设备仪器类）、“KJ”（会计档案类）、“RS”（人事档案类）、“SX”（声像档案类）表示。3.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。4.保管期限：分为“永久”、“长期”（10年以上）、“短期”（10年以下），分别用“YJ”、“CQ”、“DQ”表示。5.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如：“01XZ2023YJ001”表示公司2023年形成的行政管理类永久保管的第1份档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照本制度规定的档案分类，收集本部门在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料。具体收集范围如下：1.行政管理类：包括公司各类文件、会议资料、工作计划与总结、请示与批复、合同协议、证照等。2.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面的文件。3.经营管理类：包括市场调研、营销策划、客户关系管理、招投标文件、商务谈判记录、合同管理、财务管理、审计报告、税务文件等。4.生产技术类：包括生产计划、生产调度、工艺流程、质量控制、设备维护、技术改造、安全生产等方面的文件。5.产品研发类：包括产品研发计划、技术方案、设计图纸、实验报告、专利文件等。6.基本建设类：包括基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程合同、竣工验收文件等。7.设备仪器类：包括设备采购合同、设备安装调试记录、设备操作规程、设备维护保养记录、设备报废文件等。8.会计档案类：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务申报资料等。9.人事档案类：包括员工入职、离职、调动、晋升、奖惩等相关文件，员工基本信息、劳动合同、培训记录、考核评价等。10.声像档案类：包括照片、录音、录像等反映公司重要活动、工作场景、产品形象等方面的声像资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案形成的时间顺序，对文件材料进行分类整理，确保文件材料的准确性和系统性。3.对于重要文件材料，应及时收集并妥善保管，防止丢失或损坏。4.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理完毕，并移交综合管理部。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系。2.按照档案分类的要求，对收集到的文件材料进行分类。3.对每一类档案中的文件材料，按照文件的性质、内容进行排序，确保文件材料的顺序合理。4.对每份文件材料进行编号、编目，填写档案目录，注明文件的标题、文号、日期、页数、保管期限等信息。5.对整理好的档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。6.对装订好的档案进行上架排列，按照档案编号顺序存放，便于查阅和利用。五、档案的归档与移交（一）归档期限1.行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、产品研发类、基本建设类、设备仪器类、声像档案类等档案，应在次年上半年归档完毕。2.会计档案类应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交综合管理部保管。3.人事档案类应随时归档。（二）归档要求1.各部门应按照档案整理的要求，对本部门形成的档案进行认真整理，确保档案的质量。2.档案整理完毕后，应编制档案移交清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。3.各部门应在规定的归档期限内，将整理好的档案移交综合管理部。4.综合管理部在接收档案时，应认真核对档案移交清单，对档案的数量、质量进行检查，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。（三）移交手续1.档案移交时，移交部门应填写档案移交清单一式两份，双方签字确认。2.档案移交清单应包括档案的名称、数量、保管期限、移交日期等信息。3.移交部门应将档案移交清单一份留存，另一份随档案一并移交综合管理部。4.综合管理部接收档案后，应在档案移交清单上加盖公章，并将档案移交清单一份退还移交部门。六、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部应设立专门的档案库房，用于存放公司的各类档案。2.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，确保档案的安全保管。3.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照档案编号顺序上架存放，便于查阅和利用。2.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.对电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护，确保电子档案的安全和完整。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般职能活动和重要历史事件的，对公司有较长时间利用价值的档案，应长期保管，保管期限为10年以上。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般性活动，在较短时间内对公司有利用价值的档案，应短期保管，保管期限为10年以下。（四）档案清查1.综合管理部应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况准确无误。2.档案清查应包括档案的数量核对、质量检查、保管状况检查等内容。3.对清查中发现的问题，应及时进行处理，如档案丢失、损坏、霉变等情况，应查明原因，采取相应的补救措施。4.档案清查结束后，应编制档案清查报告，报告档案清查的情况、发现的问题及处理结果等。七、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部查阅。2.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，应经公司分管领导批准。3.外部单位查阅公司档案，应持单位介绍信，经公司总经理批准后，由综合管理部指定专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案查阅申请表上填写查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并签字确认。2.所在部门负责人或公司分管领导应根据查阅人员的申请，进行审批，并在档案查阅申请表上签字。3.查阅人员持经批准的档案查阅申请表到综合管理部查阅档案。4.综合管理部档案管理人员应按照查阅申请表上的查阅内容，提供相应的档案，并对查阅过程进行监督。5.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案，应经综合管理部同意，并按照规定办理复印手续。（三）借阅权限1.公司内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部办理借阅手续。2.借阅重要档案或涉及公司机密的档案，应经公司分管领导批准。3.外部单位借阅公司档案，应持单位介绍信，经公司总经理批准后，由综合管理部办理借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人员应在档案借阅申请表上填写借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并签字确认。2.所在部门负责人或公司分管领导应根据借阅人员的申请，进行审批，并在档案借阅申请表上签字。3.借阅人员持经批准的档案借阅申请表到综合管理部办理借阅手续。4.综合管理部档案管理人员应按照借阅申请表上的借阅内容，提供相应的档案，并与借阅人员签订档案借阅协议，明确借阅人员的权利和义务。5.借阅人员应按照档案借阅协议上的规定，按时归还档案。如需延期归还，应提前办理延期手续。6.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时与借阅人员沟通解决。（五）查阅与借阅记录1.综合管理部应建立档案查阅与借阅登记薄，对档案的查阅和借阅情况进行详细记录。2.档案查阅与借阅登记薄应包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人员姓名、所在部门、查阅或借阅内容、审批人、归还日期等信息。3.档案查阅与借阅登记薄应妥善保管，以备查询。八、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密的档案，应严格保密，未经公司授权，任何人不得擅自查阅、借阅、复制、传播。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.在档案查阅和借阅过程中，查阅和借阅人员应遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。4.对档案库房应采取必要的保密措施，如安装监控设备、设置门禁系统等，防止档案被盗或被篡改。（二）安全管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如灭火器消防栓、防盗报警装置、防潮防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。3.对档案的整理、归档、查阅、借阅等环节，应严格按照操作规程进行，防止档案损坏或丢失。4.如发生档案安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时报告公司领导。九、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部、财务部、审计部等相关部门人员组成，负责对公司档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据国家有关规定和公司实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保存价值进行鉴定。鉴定标准应包