中心小学档案管理制度

PAGE中心小学档案管理制度一、总则（一）目的为加强中心小学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、管理及各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中心小学各部门、各年级组、各班级及全体教职工。（三）档案定义本制度所指档案是指学校在教育教学、行政管理、后勤服务等各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映学校各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集学校在各个方面形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门学校设立档案管理室，作为学校档案管理的职能部门，挂靠在学校办公室。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理制度并组织实施。2.负责全校档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的保管工作，配备必要的档案保管设备，维护档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.开展档案的开发利用工作，编制档案检索工具，积极为学校各项工作提供档案信息服务。5.组织档案业务培训，提高全校教职工的档案意识和档案管理水平。6.定期对学校档案工作进行总结、分析和评估，不断改进档案管理工作。7.负责向教育主管部门和相关部门报送学校档案工作情况及统计报表。三、档案分类及编号（一）档案分类学校档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、统战工作等方面的档案。2.行政管理类：涵盖学校行政事务管理、会议记录、工作计划与总结、规章制度等档案。3.教育教学类：包含教学计划、教案、教学成果、学生学籍管理、考试试卷等档案。4.学生管理类：涉及学生思想政治教育、学生奖惩、学生社会实践等方面的档案。5.教师业务类：包括教师个人业务档案、教师培训与进修、教学竞赛等档案。6.后勤管理类：如校园建设、物资采购、财务管理、安全保卫等方面的档案。7.校产管理类：有关学校固定资产、流动资产、教学设备等管理的档案。8.声像档案类：学校在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。9.荣誉档案类：记录学校及师生获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等档案。10.其他类：不属于以上各类的其他有保存价值的档案。（二）编号规则每大类档案再根据其内容和形成时间等因素进行细分，并赋予相应的编号。编号采用数字编码方式，具体规则如下：1.一级编号：采用两位数字，代表档案类别，如“01”代表党群工作类，“02”代表行政管理类等。2.二级编号：根据大类下的具体分类，采用两位数字，如“0101”代表党组织建设，“0102”代表党员管理等；“0201”代表学校行政事务管理，“0202”代表会议记录等。3.三级编号：按照档案形成的年度，采用四位数字，如“2023”代表2023年形成的档案。4.四级编号：根据档案的顺序号，采用三位数字，从“001”开始依次编号。例如，“02012023005”表示行政管理类中学校行政事务管理方面2023年形成的第5份档案。四、档案收集（一）收集范围1.学校各部门在工作中形成的各类文件、资料、报表、会议记录、工作计划与总结等。2.教师的教案、教学课件、教学论文、教学成果材料、学生作业批改记录等。3.学生的学籍档案、成绩单、奖惩记录、社会实践报告等。4.学校举办各类活动（如运动会、文艺汇演、学术讲座等）形成的文件、照片、录像、奖品等资料。5.学校与上级主管部门、其他单位往来的文件、信函、合同等。6.学校固定资产、流动资产的购置、使用、报废等相关资料。7.学校财务收支凭证、会计报表、审计报告等财务档案。8.学校安全保卫工作中形成的各类记录、报告、应急预案等。9.学校获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物及相关证明材料。10.其他具有保存价值的文件、资料、声像等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案材料收集齐全，并进行初步整理。2.档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全，不得擅自涂改、伪造。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。4.声像档案应主题明确，图像清晰，声音清楚，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。（三）收集时间1.学校各部门应在每年年底前，将本年度形成且已办理完毕的档案材料移交档案管理部门。2.对于临时性或阶段性工作形成的档案，应在工作结束后及时收集整理并移交。3.对重大活动、重要事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后一周内收集移交。五、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，采用“件”为单位进行装订、编目。每份文件材料单独装订，在首页上端加盖归档章，并填写相关项目（年度、保管期限、件号、页数等）。编目时，按照分类方案依次排列编号，编制归档文件目录。2.教学档案：按照学科、年级、学期等进行分类整理，教案、教学计划、教学总结等按学期或学年装订成册，学生成绩册、学籍档案等按学生个体整理。3.学生档案：以学生个人为单位，按照入学时间、年级顺序进行整理，将学生的学籍卡、成绩单、奖惩记录等材料依次排列，装入档案袋。4.声像档案：按照内容分类，如学校活动、校园建设、师生风采等，注明日期、地点、人物、事由等信息，刻录成光盘或存储在移动硬盘等存储设备上，并建立相应的目录索引。5.实物档案：对学校获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物，进行分类登记，注明颁发单位、时间、荣誉名称等信息，拍照留存，并将实物妥善保管。（三）整理要求1.整理后的档案应分类明确，排列有序，编号准确，目录清晰。2.档案装订应牢固整齐，不掉页、不压字、不损坏文件，便于翻阅。3.电子档案应按照纸质档案的分类方法进行分类存储，建立电子档案目录，确保电子档案与纸质档案内容一致。六、档案保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房内配备必要的档案装具（如档案柜、档案架等），并保持清洁卫生。（二）保管设备1.配备防火设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查维护。2.安装防潮设备，如除湿机、空调等，控制库房湿度在适宜范围内。3.放置防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等，防止虫害对档案的破坏。4.安装防盗门窗、监控设备等，确保档案库房安全。5.配备防光窗帘、遮光设备等，避免光线对档案的损害。6.购置空气净化设备，保持库房内空气清新，减少灰尘和有害气体对档案的侵蚀。（三）档案保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如学校章程、重要会议记录、重要人事任免文件、学校发展规划、财务预决算等。2.长期保管的档案：主要是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。如教学计划、教学总结、学生学籍档案、教师业务档案等。3.短期保管的档案：是指反映学校局部工作活动，在较短时间内对学校工作有参考价值的档案，保管期限为5年至15年。如一般性的会议记录、临时性的工作计划与总结等。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.按照档案保管期限，定期对到期档案进行鉴定，对失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。4.档案库房应保持整洁，严禁在库房内吸烟、存放易燃、易爆物品。5.严格执行档案借阅制度，防止档案丢失或损坏。七、档案利用（一）利用范围1.学校内部各部门在开展教育教学、行政管理、后勤服务等工作中，因工作需要查阅档案。2.学校教职工因教学研究、职称评定、个人业务发展等需要查阅本人或相关档案。3.外单位因工作联系、合作交流等需要查阅学校相关档案，但须经学校主管领导批准。4.涉及司法、纪检监察等部门因工作需要查阅学校档案，应按照相关规定办理手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的申请，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，利用者应填写档案借阅申请表，经部门负责人签字、档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，按时归还。3.复制：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（三）利用要求1.利用者应遵守档案管理制度，爱护档案，不得擅自拆卷、抽取、涂改、标记、污损档案。2.查阅、借阅档案时，应在指定地点进行，不得将档案带出档案库房。如需带出，须经档案管理部门负责人特别批准，并严格履行登记手续，按时归还。3.涉及学校机密的档案，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对学校档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员直接审查档案内容，根据档案的价值和保管期限划分标准，逐份确定档案的存毁。2.综合分析法：结合学校的历史发展、工作重点、职能变化等因素，对档案进行综合分析，判断档案的保存价值。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制档案销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、编号等信息。2.档案销毁清册经学校主管领导批准后，方可实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。3.监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。档案销毁清册应永久保存。九、档案统计（一）统计范围及内容档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行统计。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。（二）