警务室档案管理制度

PAGE警务室档案管理制度一、总则（一）目的为加强警务室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在警务工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本警务室全体工作人员及涉及警务室相关业务的各类档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：警务室档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映警务工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责警务室档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索工具。3.严格执行档案借阅制度，做好档案借阅登记和归还工作。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。（二）各业务岗位人员职责1.在工作中形成的各类文件材料，应及时整理、归档，移交档案管理人员。2.配合档案管理人员做好档案的收集、整理、核对等工作，提供必要的资料和信息。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级公安机关下发的各类文件、通知、通报等。2.本警务室制定的工作计划、总结、报告、规章制度等。3.各类案件的受理、立案、侦查、处理等过程中形成的文件材料，包括案件卷宗、证据材料、询问笔录、鉴定报告等。4.群众来信来访记录、举报材料、调解协议等。5.警务室工作人员的人事档案、培训记录、考核材料等。6.其他与警务工作相关的文件材料。（二）收集要求1.各业务岗位人员应及时将工作中形成的文件材料收集齐全，定期移交档案管理人员。2.收集的文件材料应完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要文件材料应进行备份，以防丢失。（三）整理方法1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类。2.对每一类档案进行编号，编号应科学合理，便于查找和管理。3.对每份文件材料进行编目，编目内容包括文件名称、编号、日期、来源、保管期限等。4.按照档案装订要求，将文件材料进行装订，确保整齐美观。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.文书档案：包括上级文件、本单位文件、会议文件、工作计划总结等。2.案件档案：按照案件性质分类，如刑事案件、治安案件等。3.人事档案：包括工作人员的履历、考核、培训、奖惩等材料。4.声像档案：包括照片、录音、录像等资料。5.电子档案：存储在计算机系统中的各类文件材料。（二）编号规则1.文书档案编号：采用年度+保管期限+流水号的方式，如2023永久001。2.案件档案编号：采用案件类别+年度+案件序号的方式，如刑事案件2023001。3.人事档案编号：采用人员编号+档案类别+流水号的方式，如001履历001。4.声像档案编号：采用年度+类别+流水号的方式，如2023照片001。5.电子档案编号：与相应纸质档案编号一致，同时在文件名中注明电子档案标识。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.案件档案应在案件办结后一个月内完成归档。3.人事档案应随时形成随时归档。4.声像档案应在活动结束后及时整理归档。5.电子档案应定期备份归档，确保数据安全。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，分类准确，编号清晰，编目完整。2.档案应使用统一规格的档案盒、档案袋进行装盒、装袋，并在盒、袋上标明档案类别、编号、年度等信息。3.归档的档案应编制档案目录，一式两份，一份随档案存放，一份单独装订成册，作为检索工具。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映本警务室主要职能活动和历史面貌的，对本警务室工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映本警务室一般工作活动，在较长时间内对本警务室工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是在较短时间内对本警务室工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。档案架应牢固、整齐，档案盒应摆放整齐，不得随意堆放。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.档案管理人员应定期对档案库房进行检查，做好检查记录，发现安全隐患及时报告并采取措施加以解决。六、档案的借阅与利用（一）借阅范围1.因工作需要查阅档案的本警务室工作人员。2.因办案需要查阅相关案件档案的公安机关其他部门工作人员。3.因工作需要查阅档案的其他单位或个人，须经本警务室负责人批准。（二）借阅手续1.借阅档案时，借阅人应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅时间、借阅用途等信息。2.档案管理人员根据借阅人填写的登记表，对档案进行查阅登记，并将档案提供给借阅人。3.借阅人应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。（三）借阅要求1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照、摘录档案内容。2.借阅人应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。3.借阅人查阅档案后，应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案是否完整无损。（四）档案利用1.档案管理人员应积极主动地为利用者提供档案信息服务，根据利用者的需求，及时准确地查找、提供档案资料。2.对利用档案形成的各种资料，如查阅记录、复制件等，档案管理人员应进行整理、归档，妥善保管。3.鼓励利用者对档案进行研究和开发，充分发挥档案的作用。对利用档案取得的研究成果，利用者应及时向档案管理人员反馈。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的规定为依据，结合本警务室档案的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从维护本警务室工作的历史真实面貌出发，准确判定档案的价值。3.根据档案的保管期限和实际利用情况，对失去保存价值的档案进行及时销毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由警务室负责人担任组长，档案管理人员及相关业务人员为成员。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间、保管期限等因素，综合判定档案的价值。2.对保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍有查考利用价值。对仍有价值的档案，应延长保管期限；对确无价值的档案，应予以销毁。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行造册登记，注明档案名称、编号、数量、保管