遵义学生档案管理制度

PAGE遵义学生档案管理制度一、总则（一）目的为了加强遵义市学生档案管理，确保学生档案的完整、准确、安全和有效利用，维护学生的合法权益，依据国家有关法律法规和教育行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于遵义市各级各类学校（包括幼儿园、小学、中学、中等职业学校、高等院校等）对学生档案的管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：学生档案应如实反映学生的学习、生活、奖惩等情况，确保档案信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集学生各个阶段的相关资料，保证档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格保护学生档案信息，防止档案信息泄露，确保学生隐私安全。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、保管和利用，保证档案管理工作有序进行。二、档案内容（一）学生基本信息1.个人基本情况：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、联系电话等。2.学籍信息：入学时间、毕业时间、所在学校、班级、学号、学历层次等。（二）学习成绩记录1.各学期的课程成绩、考试成绩、考查成绩等。2.学业水平测试成绩、升学考试成绩等。（三）奖惩情况1.学校及以上各级教育行政部门颁发的奖励证书、荣誉称号等。2.违反校规校纪、法律法规等受到的处分记录。（四）综合素质评价1.思想道德素质评价：包括政治表现、道德品质、行为规范等方面的评价。2.学业水平评价：对学生学习能力、学习态度、学习成绩等方面的综合评价。3.身心健康评价：包括身体素质、心理素质、体育锻炼等方面的评价。4.艺术素养评价：对学生艺术特长、艺术修养等方面的评价。5.社会实践评价：学生参与社会实践活动、志愿服务等情况的评价。（五）体质健康测试记录1.每年的体质健康测试成绩，包括身高、体重、肺活量、视力、体能测试等项目的成绩。2.体质健康测试报告及相关分析资料。（六）毕业生登记表1.毕业生个人基本信息、学习经历、自我鉴定等内容。2.学校对毕业生的综合评价意见。（七）其他材料1.学生的入团、入党申请书及相关审批材料。2.学生的获奖作品、论文、科研成果等材料。3.学生的转学、休学、复学等学籍变动相关材料。4.其他与学生学习、生活相关的重要材料。三、档案建立与收集（一）档案建立1.学生入学时，学校应按照规定为学生建立个人档案，并分配唯一的档案编号。2.档案编号应具有系统性和连贯性，便于档案的管理和查询。（二）档案收集1.班主任及各学科任课教师负责收集学生在学习过程中的各项资料，包括成绩记录、奖惩情况等，并及时整理归档。2.学校相关部门负责收集学生的综合素质评价材料、体质健康测试记录等。3.学生个人应按照学校要求，及时提交相关证明材料和个人材料，如获奖证书、社会实践报告等。（三）收集要求1.收集的档案材料应真实、完整、规范，确保材料的有效性和可信度。2.对于重要的档案材料应进行原件收集，如无法提供原件，应提供经相关部门盖章确认的复印件。3.收集的档案材料应按照规定的时间节点进行整理归档，不得拖延积压。四、档案整理与分类（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.便于档案的保管、查阅和利用。（二）分类方法1.按照档案内容的性质和类别，分为学生基本信息类、学习成绩记录类、奖惩情况类、综合素质评价类等。2.每一类档案再根据时间顺序或其他逻辑关系进行细分，如学习成绩记录类可按学期进行分类。（三）整理步骤1.对收集到的档案材料进行清理，去除重复、无效的材料。2.按照分类方法对档案材料进行分类排序，确保同一类档案材料排列有序。3.为每一份档案材料编写页码，制作目录清单，注明档案材料的名称、日期、页码等信息。4.将整理好的档案材料装入档案袋或档案盒，并在封面和盒脊上注明档案编号、学生姓名、档案类别等信息。五、档案保管（一）保管场所要求1.学校应设立专门的档案保管室，档案保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，确保档案信息的备份和安全。2.纸质档案应按照类别和时间顺序进行排列存放，便于查找和利用。3.电子档案应进行分类存储，并建立相应的索引和目录，方便检索和查询。（三）保管期限1.学生档案的保管期限应根据国家有关规定和学校实际情况确定，一般为学生毕业后[X]年。2.对于涉及学生重大权益和重要事项的档案，应长期保管。（四）档案清查1.学校应定期对学生档案进行清查，确保档案的完整和安全。2.清查工作应包括档案数量、档案内容、档案保管状况等方面的检查，发现问题及时处理。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.学生本人有权查阅自己的档案，但应遵守学校的档案查阅规定。2.学校内部工作人员因工作需要查阅学生档案的应经相关部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。3.校外单位或个人因特殊原因需要查阅学生档案的，应持有单位介绍信或相关证明材料，经学校主管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员按照规定提供档案，并对查阅过程进行监督。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案保管室或进行涂改、损坏等行为。4.查阅结束后，查阅人员应及时归还档案，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）档案利用1.学校应充分利用学生档案信息，为学生的综合素质评价、升学推荐、就业指导等提供依据。2.学校可根据档案信息开展相关的教育教学研究和管理工作，但不得泄露学生的隐私信息。七、档案转递（一）转递范围1.学生转学、升学、休学、复学等学籍变动时，需要转递学生档案。2.学生毕业时，学校应按照规定将学生档案转递给相关接收单位。（二）转递程序1.学校应根据学生学籍变动情况，及时开具档案转递通知单，并通知学生或接收单位。2.档案转递通知单应注明学生姓名、档案编号、档案内容、转递原因、接收单位等信息。3.档案管理人员按照转递通知单的要求，将学生档案进行整理、密封，并通过机要交通、专人送取等方式转递给接收单位。4.接收单位收到学生档案后，应在档案转递回执上签字盖章，并及时将回执返回学校。（三）转递要求1.档案转递应严格按照规定的程序进行，确保档案的安全和准确转递。2.档案转递过程中，应注意保护档案的完整性和保密性，不得擅自拆封或泄露档案信息。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的学生档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、查询和利用。2.通过信息化手段提高档案管理工作的效率和质量，为学校教育教学管理提供有力支持。（二）信息化管理系统功能1.档案录入功能：实现学生档案信息的快速录入和修改，确保档案信息的准确性和及时性。2.档案查询功能：提供多种查询方式，方便学校内部工作人员和学生本人查询档案信息。3.档案统计分析功能：对学生档案信息进行统计分析，为学校教育教学决策提供数据支持。4.档案安全管理功能：设置用户权限管理、数据备份、数据加密等功能，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.学校应加强对档案信息化管理系统的维护和管理，确保系统的正常运行。2.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，严格按照操作规程进行档案信息的录入、查询、统计等工作。3.定期对档案信息化管理系统的数据进行备份，防止数据丢失。九、档案管理人员职责（一）档案管理负责人职责1.全面负责学校学生档案管理工作，制定档案管理制度和工作计划。2.组织档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理队伍的整体素质。3.定期检查档案管理工作的开展情况，及时解决档案管理工作中存在的问题。4.协调学校内部各部门之间的关系，确保档案管理工作与学校教育教学工作的顺利衔接。（二）档案管理人员职责1.负责学生档案的建立、收集整理、分类保管、查阅利用、转递等具体工作。2.严格遵守档案管理工作的各项规章制度，确保档案信息的安全和保密。3.及时更新档案信息化管理系统中的数据，保证档案信息的准确性和完整性。4.积极开展档案管理工作的研究和创新，提高档案管理工作的效率和质量。十、监督与检查（一）监督机制1.学校应建立健全学生档案管理监督机制，加强对档案管理工作的日常监督和检查。2.设立专门的档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案建立、收集、整理、保管、查阅、转递等环节的工作是否符合规定。2.档案信息的真实性、完整性和准确性，是否存在档案材料缺失、涂改、伪造等问题。3.档案保管场所的安全状况，是否存在火灾、水灾、虫灾、盗窃等安全隐患。4.档案信息