应急值守档案管理制度

PAGE应急值守档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司应急值守档案管理，确保应急值守工作中各类文件、资料的规范收集、整理、保管和利用，提高应急处置能力和工作效率，依据相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在应急值守工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：应急值守档案由公司指定的档案管理部门统一收集、整理、保管和提供利用。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，全面反映应急值守工作的实际情况。3.便于利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便档案的查询、调阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善应急值守档案管理制度，指导各部门做好档案收集、整理工作。2.集中统一管理应急值守档案，定期对应急值守档案进行整理、归档、编目和数字化处理。3.建立应急值守档案数据库，实现档案信息的电子化存储和共享，提高档案利用效率。4.负责应急值守档案的安全保管，定期检查档案保管状况，确保档案的安全与完整。5.按照规定向有关部门提供应急值守档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。（二）各部门职责1.负责本部门应急值守工作中文件、资料的收集、整理和初步分类，定期移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门应急值守档案的日常管理，确保档案的及时收集和妥善保管。3.配合档案管理部门做好应急值守档案的整理、归档、编目等工作，提供必要的协助和支持。三、档案收集（一）收集范围1.应急值守工作中形成的各类文件，包括上级部门的指示、通知、命令，公司领导的批示、讲话，以及本公司制定的应急预案、工作方案等。2.应急事件的报告、处置记录，包括事件发生时间、地点、经过、原因、损失情况、采取的措施及处理结果等。3.与应急事件相关的会议记录、会议纪要，包括应急指挥会议、协调会议等。4.应急物资储备、调配记录，包括物资种类、数量、储备地点、调配时间、去向等。5.应急救援队伍的组建、培训、演练记录，包括队伍人员构成、培训内容、演练方案及效果评估等。6.与外部单位（如政府部门、相关企业等）的沟通协调记录，包括文件往来、电话记录、会议纪要等。7.应急事件的新闻报道、舆情监测记录，包括媒体报道内容、舆情发展态势等。8.其他与应急值守工作相关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应在应急值守工作结束后及时收集相关文件、资料，并进行初步整理。2.收集的文件、资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要的应急事件，应收集全过程的相关资料，确保档案的完整性。4.收集的电子文件应确保格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。四、档案整理（一）分类标准应急值守档案按照以下类别进行分类：1.应急预案类：包括公司总体应急预案、专项应急预案、部门应急预案等。2.应急事件处置类：按照不同的应急事件类型进行分类，如自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等。3.应急物资管理类：包括应急物资储备计划、采购合同、出入库记录等。4.应急队伍建设类：包括应急救援队伍组建方案、培训计划、演练方案及总结等。5.沟通协调类：与外部单位的文件往来、电话记录、会议纪要等。6.新闻舆情类：应急事件的新闻报道、舆情监测报告等。7.其他类：不属于上述类别的其他应急值守相关文件、资料。（二）整理方法1.按照分类标准对收集的档案进行分类，同一类别的档案按照时间顺序或重要程度进行排列。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录与档案内容相符。4.对于纸质档案，应进行装订、编页，去除金属物，确保档案的整齐和牢固；对于电子档案，应按照规定的格式进行存储和命名，确保文件的可读性和可检索性。五、档案归档（一）归档时间各部门应在每年年底前将本年度应急值守档案移交档案管理部门归档。对于重大应急事件，应在事件处置结束后及时归档。（二）归档程序1.档案管理部门接收各部门移交的应急值守档案后，按照整理要求进行复查和核对。2.对复查合格的档案进行装盒、上架，并在档案管理系统中进行登记和标注。3.建立应急值守档案归档清单，详细记录档案的类别、数量、移交部门、移交时间等信息，以备查询和统计。六、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的应急值守档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬、防盗等安全设施，确保档案的安全保管。（二）保管期限应急值守档案的保管期限根据档案的重要程度和实际需要确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期保管期限为15年，主要包括一般性的应急事件处置记录、日常沟通协调文件等。2.中期保管期限为510年，主要包括重要应急事件的处置记录、应急物资储备和调配记录等。3.长期保管期限为10年以上，主要包括公司应急预案、应急队伍建设规划、重大应急事件的总结评估报告等。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对纸质档案应定期进行翻晒、除尘，防止档案霉变、虫蛀；对电子档案应定期进行备份，确保数据的安全。3.严格控制档案库房的温度、湿度，保持库房环境整洁、通风良好。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管状况等信息，做到账物相符。七、档案利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅应急值守档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密或重要敏感信息的档案，查阅人员需经过公司分管领导批准，并在档案管理部门指定地点查阅，不得擅自复印、拍照或带出档案库房。3.外部单位查阅应急值守档案，需持有单位介绍信，并经公司相关部门负责人和分管领导批准，档案管理部门应按照规定提供查阅服务，并做好登记和跟踪管理。（二）借阅规定1.因工作需要借阅应急值守档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。（三）档案复制1.因工作需要复制应急值守档案的，需填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，由档案管理部门统一复制。2.复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样，确保复制件与原件内容一致。3.档案复制件的使用应遵守与原件相同的管理规定，不得擅自扩大使用范围。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对应急值守档案的鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保管期限是否合理，是否已超过保管期限。3.档案的现实利用价值和历史保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出鉴定意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立应急值守档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应按照档案整理要求，将应急值守档案的相关信息录入档案信息化管理系统，确保数据的准确、完整。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，及时录入新产生的档案信息，删除已销毁或过期的档案数据。（三）系统安全管理