员工关系档案处理制度

PAGE员工关系档案处理制度一、总则（一）目的为规范公司员工关系档案的管理，确保员工关系档案的完整性、准确性和安全性，维护员工的合法权益，促进公司与员工之间的良好沟通与合作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工关系档案的管理，包括但不限于员工入职档案、劳动合同档案、培训档案、绩效考核档案、奖惩档案、离职档案等。（三）管理原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保员工关系档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实、准确、完整，如实反映员工的工作经历、业绩表现等情况。3.保密原则：对员工关系档案中的敏感信息予以严格保密，防止信息泄露。4.便捷高效原则：优化档案管理流程，提高档案管理工作的效率和质量，为公司和员工提供便捷的服务。二、员工关系档案的分类与内容（一）入职档案1.个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、婚姻状况、联系方式等。2.学历学位证书：提供最高学历和学位证书的复印件。3.身份证复印件：提供本人身份证正反面复印件。4.就业失业登记证：符合条件的员工需提供。5.照片：近期免冠一寸照片若干。6.入职申请表：记录员工入职时填写的各项信息。7.体检报告：入职前的体检报告。（二）劳动合同档案1.劳动合同文本：双方签订的劳动合同原件及复印件。2.劳动合同变更记录：如有劳动合同变更情况，需记录变更的时间、内容等。3.劳动合同解除或终止证明：劳动合同到期或提前解除、终止时的相关证明材料。（三）培训档案1.培训计划：公司制定的年度培训计划及员工个人培训计划。2.培训记录：包括培训课程名称、培训时间、培训地点、培训讲师、培训内容摘要、培训考核成绩等。3.培训证书：员工参加外部培训获得的证书复印件及内部培训结业证书。（四）绩效考核档案1.绩效考核方案：公司制定的绩效考核制度及相关方案。2.绩效考核指标：明确各岗位的绩效考核指标及权重。3.绩效考核记录：每月或每季度的绩效考核结果记录，包括考核得分、考核评语、绩效面谈记录等。4.绩效改进计划：针对绩效考核结果不理想的员工制定的绩效改进计划及跟踪记录。（五）奖惩档案1.奖励记录：包括公司内部的表彰、奖励决定，获得的外部荣誉证书等。2.惩罚记录：员工违反公司规章制度受到的警告、罚款、降职、辞退等处罚决定。（六）离职档案1.离职申请表：员工提交的离职申请及审批记录。2.离职交接清单：记录员工离职时工作交接的情况，包括交接的文件、物品、工作任务等。3.离职证明：公司出具的离职证明原件。三、员工关系档案的建立与收集（一）建立流程1.新员工入职时：人力资源部门负责向新员工发放入职档案材料清单，并指导其填写相关表格。新员工应在规定时间内提交完整的入职档案材料。2.劳动合同签订后：人力资源部门将劳动合同文本及相关变更记录整理归档。（二）收集要求1.及时收集：各部门应在规定时间内将涉及员工关系的各类文件、资料提交给人力资源部门，确保档案信息及时更新。2.准确完整：提交的档案材料应真实、准确、完整，不得遗漏重要信息。3.签字确认：所有档案材料的提交均需相关人员签字确认，以明确责任。四、员工关系档案的整理与归档（一）整理原则1.分类清晰：按照档案类别进行分类整理，便于查找和管理。2.顺序规范：各类档案应按照时间顺序或重要程度依次排列。3.编号统一：为每份档案建立唯一的编号，便于标识和查询。（二）归档流程1.人力资源部门收到档案材料后：首先对材料进行审核，确保材料齐全、准确。然后按照整理原则进行分类、排序、编号。2.将整理好的档案：放入专用的档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号范围等信息。3.建立档案目录：详细记录每份档案的编号、名称、日期、存放位置等信息，便于快速检索。五、员工关系档案的保管与借阅（一）保管要求1.安全保管：档案存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全。定期检查：人力资源部门应定期对档案进行检查，查看档案是否完好无损，如有问题及时处理。电子档案管理：对于电子档案，应做好备份，并采用加密等技术手段确保数据安全。同时，定期对电子档案进行维护和更新。（二）借阅规定1.借阅权限：公司内部人员因工作需要借阅员工关系档案的，需填写借阅申请表，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后方可借阅。外部单位或个人因特殊原因需要查阅档案的，必须经公司总经理批准，并严格按照规定办理查阅手续。2.借阅期限：一般情况下，借阅期限不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅登记：借阅档案时，应详细登记借阅人姓名、部门、借阅时间、借阅内容、归还时间等信息。4.归还要求：借阅人应在规定期限内归还档案，归还时需确保档案完好无损。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应责任。六、员工关系档案的保密与安全（一）保密措施1.明确保密责任：公司与接触员工关系档案的人员签订保密协议，明确其保密义务和责任。2.限制访问权限：严格控制档案的访问权限，只有经过授权的人员才能查阅、借阅档案。3.保密培训：定期对涉及档案管理的人员进行保密培训，提高其保密意识和技能。4.办公区域管理：在档案存放区域设置明显的保密标识，限制无关人员进入。（二）安全保障1.设施安全：档案存放场所应配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等，确保档案安全。2.数据安全：对于电子档案，应采取数据备份、加密、防病毒等措施，防止数据丢失或被篡改。3.应急处理：制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾等紧急情况时，能够迅速采取措施保护档案安全，并及时进行恢复和重建工作。七、员工关系档案的销毁与处置（一）销毁条件1.档案超过保管期限：根据国家法律法规和公司规定，对超过保管期限的档案进行销毁。2.档案失去保存价值：如档案内容已无实际用途或已被新的档案材料替代，可进行销毁。（二）销毁流程1.提出申请：由人力资源部门提出档案销毁申请，说明销毁档案的名称、数量、销毁原因等。2.审批程序：申请经所在部门负责人、人力资源部门负责人和公司分管领导审批同意后，方可进行销毁。3.销毁实施：由人力资源部门指定专人负责档案销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等。4.监销人员：销毁现场应