浙江省重大活动档案制度

PAGE浙江省重大活动档案制度一、总则（一）目的为加强浙江省重大活动档案管理，确保重大活动档案的完整、准确、系统和有效利用，充分发挥档案在服务经济社会发展、维护历史真实面貌等方面的作用，根据《中华人民共和国档案法》《浙江省档案条例》等法律法规，结合本省实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于在浙江省行政区域内举办的具有重大政治、经济、文化、社会等意义的各类重大活动档案的管理。包括但不限于省级及以上党委、政府主办或承办的重大会议、重大节庆活动、重大赛事、重大建设项目、重大科研项目等形成的档案。（三）基本原则1.统一管理原则重大活动档案工作实行统一领导、分级管理。各级档案行政管理部门负责对本行政区域内重大活动档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。各重大活动主办单位或承办单位负责本单位重大活动档案的收集、整理、保管和利用等具体工作。2.全程介入原则档案管理工作应贯穿重大活动全过程，从活动策划、筹备、举办到后续总结等各个环节，档案部门都应提前介入，确保档案的完整收集和规范整理。3.真实完整原则重大活动档案应如实反映活动的全过程和各项工作成果，保证档案内容的真实性、准确性和完整性。任何单位和个人不得擅自篡改、伪造、损毁重大活动档案。4.便于利用原则以方便利用为出发点，对重大活动档案进行科学分类、整理和编目，建立健全检索体系，提供多样化的利用方式，满足社会各方面对重大活动档案的利用需求。二、管理体制与职责（一）档案行政管理部门职责1.贯彻执行国家和省有关重大活动档案管理的法律法规和方针政策，制定本行政区域内重大活动档案管理的规范性文件和业务标准。2.对本行政区域内重大活动档案工作进行监督检查，依法查处违反档案法律法规的行为。3.组织开展重大活动档案业务培训和指导，提高档案管理人员的业务水平。4.负责收集、保管和提供利用具有重要保存价值的重大活动档案，建立重大活动档案信息资源共享平台。（二）重大活动主办单位或承办单位职责1.建立健全本单位重大活动档案管理工作制度，明确分管领导和档案管理部门及人员职责。2.负责组织、协调本单位重大活动档案的收集、整理、保管和利用工作，确保档案工作与重大活动同步进行。3.按照档案管理要求，配备必要的档案管理设施设备，保障档案安全保管。4.对本单位重大活动档案进行定期检查和鉴定，按照规定向同级国家综合档案馆移交档案。5.负责对参与重大活动的下属单位和合作单位的档案工作进行指导和监督。（三）档案管理部门及人员职责1.档案管理部门职责根据国家和地方有关规定，制定本单位重大活动档案管理工作方案和流程。负责重大活动档案的日常收集、整理、分类、编目等工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。建立重大活动档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享利用。定期对重大活动档案进行统计分析，掌握档案管理情况，为决策提供依据。配合档案行政管理部门和上级主管部门做好档案业务指导、监督检查和档案移交等工作。2.档案管理人员职责认真履行岗位职责，严格遵守档案管理工作纪律和操作规程。负责重大活动档案的具体收集、整理、保管和利用工作，及时将活动中形成的各类文件材料收集齐全，进行分类整理和编目上架。做好档案库房的日常管理工作，确保档案实体安全，防止档案损坏、丢失和泄密。积极开展档案信息开发利用工作，为单位各项工作提供档案服务。参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案的形成与收集（一）形成范围重大活动档案形成范围主要包括：1.活动筹备阶段形成的文件材料，如活动策划方案、请示报告、领导批示、会议纪要、预算决算、合作协议等。2.活动实施阶段形成的文件材料，如活动日程安排、嘉宾名单、讲话稿、发言稿、主持词、现场照片、音频视频资料、签到册、礼品清单等。3.活动总结阶段形成的文件材料，如活动总结报告、表彰决定、获奖名单、新闻报道、宣传资料等。4.活动中形成的其他具有保存价值的文件材料，如活动标识、徽章、证书、纪念品等实物档案。（二）收集要求1.明确责任主体重大活动主办单位或承办单位应指定专人负责档案收集工作，明确各部门在档案收集过程中的职责，确保档案收集工作有序进行。2.及时收集档案管理人员应在重大活动开始前，制定详细的档案收集计划，提前介入活动各环节，及时收集活动中形成的各类文件材料。对于重要活动，应随活动进程同步收集，确保档案的时效性和完整性。3.全面收集要涵盖活动的各个方面，包括文字材料、声像材料、实物材料等，做到应收尽收。对活动中形成的电子文件，应按照电子档案管理要求进行收集和保存，确保其真实性、完整性和可读性。4.规范收集收集的文件材料应符合档案整理规范要求，保持文件材料之间的有机联系，注明文件的形成时间、来源、内容等信息。对收集的实物档案，应进行详细登记，拍照留存相关信息。(三)收集渠道1.内部收集通过活动主办单位或承办单位内部各部门之间的协作，由各部门将本部门在活动中形成的文件材料及时移交档案管理部门。2.外部收集对于活动中涉及的外部单位或个人形成的文件材料，如合作单位提供的资料、嘉宾的讲话稿等，通过协商、函件等方式进行收集。3.现场收集在活动现场设立档案收集点，安排专人负责接收活动参与者提交的文件材料，并进行初步整理和登记。4.网络收集对于活动中形成并发布在网络平台上的信息，如新闻报道、视频直播等，通过网络下载、截图等方式进行收集，并进行电子档案的整理和保存。四、档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息资源共享。（二）分类方法重大活动档案可采用年度机构问题分类法进行整理。1.年度分类按照重大活动举办的年度进行分类，同一活动在不同年度形成的档案分别归类。2.机构分类按照活动主办单位或承办单位内部的机构设置进行分类，将不同机构在活动中形成的文件材料分别整理。3.问题分类按照文件材料所反映的问题进行分类，如活动策划、组织实施、宣传报道、后勤保障等。（三）整理要求1.纸质档案整理对收集到的纸质文件材料进行分类、排序、编目，去除金属物，破损文件应进行修复或复制。按照一定顺序编写页码，采用统一规格的档案盒进行装订，填写档案盒封面、盒脊等信息。编制档案目录，包括文件题名、责任者、日期、文号、页数等内容，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。2.电子档案整理对收集到的电子文件进行分类整理，按照电子文件命名规则进行重命名，确保文件名准确反映文件内容和形成时间。建立电子文件文件夹结构，按照分类方案进行存储，保持电子文件之间的层次关系。对电子文件进行元数据著录，包括文件编号、题名、责任者、日期、格式、大小等信息，确保电子档案的可识别性和可追溯性。采用可靠的存储介质进行备份，备份数据应异地存放，确保电子档案的安全。3.声像档案整理对收集到的照片、音频、视频等声像文件进行分类整理，按照形成时间或内容主题进行排序。对照片进行编号、题名、说明、拍摄时间、拍摄地点、拍摄者等信息标注，音频、视频文件应进行题名、责任者、日期、时长、格式等信息著录。将声像文件存储在专用的存储设备中，并建立相应的索引目录，便于查找和利用。4.实物档案整理对收集到的实物档案进行登记，详细记录实物名称、来源、日期、规格、数量等信息。对实物进行拍照或录像，留存相关影像资料，并将影像资料与实物档案一并整理保存。根据实物档案的特点，选择合适的保管方式，如陈列展示、专柜保管等，确保实物档案的安全和完整。（四）归档要求1.归档时间重大活动结束后，主办单位或承办单位应在规定时间内完成档案整理工作，并向本单位档案管理部门归档。一般应在活动结束后三个月内完成归档，对于重大、复杂的活动，可适当延长归档时间，但最长不得超过六个月。2.归档手续档案整理人员应填写档案移交清单，详细记录档案的类别、数量、整理情况等信息，经双方签字确认后，办理档案移交手续。档案管理部门应对接收的档案进行认真核对，确保档案的质量和完整性。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如温湿度调节设备、消防设备、防虫防鼠设备、档案密集架、档案盒、装订机、复印机等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，确保档案存放环境良好。（二）保管方式1.纸质档案应采用档案盒或档案密集架进行保管，按照分类方案进行排列存放，便于查找和利用。2.电子档案应采用在线存储和离线存储相结合的方式进行保管，定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放。同时，要建立电子档案存储系统，确保电子档案的安全访问和有效管理。3.声像档案应采用专用的存储设备进行保管，如磁带、光盘、硬盘等，并建立相应的索引目录。对于珍贵的声像档案，应进行数字化处理，以便长期保存和利用。4.实物档案应根据实物的特点，选择合适的保管方式，如陈列展示、专柜保管等。对于易损的实物档案，可以采取复制、拍照等方式进行保护。（三）保护措施1.定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题，如档案损坏、丢失、霉变等。2.对档案进行定期消毒和防虫防鼠处理，防止档案受到病虫害的侵害。3.加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，安装监控设备，确保档案库房的安全。4.对电子档案进行定期维护和更新，检查电子档案的存储设备和系统运行情况，确保电子档案的可读性和可用性。5.对声像档案和实物档案进行定期检查和维护，确保其质量和完整性。对于珍贵的声像档案和实物档案，应采取特殊的保护措施，如密封保存、恒温恒湿保存等。六、档案的利用与开发（一）利用原则1.依法利用原则严格按照国家和省有关档案利用的法律法规和规定，办理档案利用手续，确保档案利用工作合法合规。2.服务优先原则以服务社会、服务单位各项工作为出发点，积极主动地为利用者提供档案信息服务，满足利用者的合理需求。3.安全保密原则在档案利用过程中，要严格遵守档案保密制度，确保档案信息不泄露，维护档案的安全和完整。（二）利用方式1.查阅利用设立档案查阅室，为利用者提供纸质档案查阅服务。利用者需填写查阅登记表，经档案管理部门审核同意后，在查阅室内查阅档案。查阅档案时，应遵守查阅室的管理制度，不得擅自涂改、抽取、污损档案。2.复制利用对于利用者需要的档案资料，档案管理部门可根据实际情况提供复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复制费用。复制的档案应加盖档案管理部门印章，确保其真实性和有效性。3.借阅利用对于确需借出档案的利用者，应办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅档案时，利用者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自拆封、涂改、转借、复印档案，确保档案安全归还。4.网络利用建立重大活动档案信息资源共享平台，通过网络为利用者提供档案信息查询和利用服务。利用者可通过网络平台提交利用申请，档案管理部门审核通过后，利用者可在线查阅或下载相关档案资料。同时，要加强网络安全管理，确保档案信息在网络传输过程中的安全。（三）开发利用1.编研成果档案管理部门应根据重大活动档案的特点和利用需求，开展档案编研工作，编写大事记、组织沿革史、专题资料汇编、重要文件选编等编研成果，为单位各项工作提供参考依据。2.展览展示利用重大活动档案中的照片、实物等资料，举办专题展览，展示重大活动的历史背景、过程和成果，发挥档案的宣传教育作用。3.信息咨询为单位内部各部门和社会各界提供档案信息咨询服务，解答有关重大活动档案的问题，为决策提供参考依据。七、监督与检查（一）监督检查主体1.档案行政管理部门负责对本行政区域内重大活动档案工作进行定期监督检查，依法查处违反档案法律法规的行为。2.重大活动主办单位或承办单位的上级主管部门负责对所属单位重大活动档案工作进行监督检查，确保档案工作规范开展。3.各重大活动主办单位或承办单位应建立健全内部监督检查机制，定期对本单位重大活动档案工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用等环节的工作制度。2.档案工作的组织实施情况，是否明确分管领导和档案管理部门及人员职责，档案工作是否与重大活动同步进行。3.档案的收集、整理、归档情况，档案是否齐全、完整、规范，分类是否合理，编目是否准确。4.档案的保管和保护情况，档案库房设施设备是否完好，档案保管方式是否符合要求，档案安全措施是否落实。