卫生院档案保管制度

PAGE卫生院档案保管制度一、总则1.目的本制度旨在规范卫生院档案的保管工作，确保档案的完整、安全和有效利用，为卫生院的各项工作提供有力的支持和保障。2.适用范围本制度适用于卫生院各科室在工作中形成的各类档案，包括但不限于医疗文书、行政管理文件、财务档案、人事档案等。3.档案定义本制度所指档案是指卫生院在医疗、预防、保健、教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门卫生院设立专门的档案管理科室或指定专人负责档案管理工作。档案管理部门应配备必要的设施设备，如档案柜、防火防盗设备、温湿度控制设备等，以确保档案的安全保管。2.各科室职责各科室负责本科室档案的收集、整理和初步分类，并定期移交至档案管理部门。各科室应指定一名兼职档案员，负责本科室档案工作的日常管理。三、档案收集与整理1.收集范围医疗方面：病历、检查检验报告、医疗统计报表、医疗技术文档、科研项目资料等。行政管理方面：上级文件、卫生院发文、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。财务方面：会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。人事方面：员工档案、招聘资料、培训记录、考核材料等。2.收集要求各科室应及时将工作中形成的档案材料收集齐全，确保档案的完整性。收集的档案应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。4.整理方法按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类。对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单。对破损或褪色的档案进行修复或复制，确保档案的可读性。四、档案分类与编号1.分类标准医疗档案：按照疾病分类、科室分类、年份等进行分类。行政管理档案：按照文件类型、年份等进行分类。财务档案：按照会计年度、档案类别等进行分类。人事档案：按照员工类别、档案内容等进行分类。2.编号规则采用数字与字母相结合的方式进行编号，确保编号的唯一性和系统性。编号应包含档案类别代码、年份代码、流水号等信息。五、档案保管期限1.定期保管期限短期：15年。中期：510年。长期：10年以上。2.永久保管档案卫生院的重要历史文件、法规性文件、重大事件记录等。涉及卫生院权益的重要合同、协议等。六、档案保管设施与环境1.档案库房要求档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等功能。库房面积应根据档案数量和未来发展需求合理确定，确保档案有足够的存放空间。2.温湿度控制库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。配备温湿度监测设备，定期记录温湿度数据，采取相应的调控措施。3.安全防护设备安装防火报警装置、灭火设备，确保消防设施完好有效。配备防盗门窗、监控设备，保障档案库房的安全。七、档案存储方式1.纸质档案存储纸质档案应存放在档案柜中，按照分类顺序排列，便于查找和管理。档案柜应定期进行清洁和检查，防止档案发霉、虫蛀。2.电子档案存储电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，进行备份存储，防止数据丢失。建立电子档案的分类目录，确保电子档案的命名规范、存储有序。对电子档案进行加密处理，设置访问权限，保障电子档案的安全。八、档案借阅与利用1.借阅流程借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息。申请表经所在科室负责人签字同意后，提交至档案管理部门。档案管理部门对借阅申请进行审核，审核通过后，办理借阅手续，向借阅人提供档案。2.借阅期限一般档案借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。重要档案和机密档案的借阅期限根据实际情况另行确定。3.借阅要求借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案内容。借阅人归还档案时，档案管理部门应进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，追究借阅人的责任。4.档案利用档案管理部门应积极为卫生院各科室提供档案利用服务，根据工作需要及时提供相关档案资料。鼓励各科室利用档案开展工作研究、经验总结、质量控制等活动，充分发挥档案的作用。九、档案鉴定与销毁1.鉴定原则定期对档案进行鉴定，确保档案的保管价值与实际需求相适应。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人、档案管理人员等组成。3.鉴定方法根据档案的保管期限、内容重要性、现实利用价值等因素进行综合评估。对已到保管期限的档案，经鉴定小组审核后，确定是否仍需继续保存。4.销毁程序对确无保存价值的档案，填写档案销毁申请表，经鉴定小组组长签字同意后，报卫生院领导审批。档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务科室共同派人监销，确保销毁彻底。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。十、档案统计与移交1.档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计数据应准确、及时、完整，为档案管理工作提供决策依据。2.档案移交卫生院发生机构变动、人员调动等情况时，应及时办理档案移交手续。档案移交应填写档案移交清单，双方签字确认，确保档案移交的完整性和准确性。十一、档案保密与安全1.保密制度档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及卫生院机密、患者隐私等档案信息予以保密。未经授权，不得向任何单位和个人提供档案信息。2.安全制度加强档案库