辽宁省档案管理制度

PAGE辽宁省档案管理制度一、总则（一）目的为加强辽宁省档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，为辽宁省的各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于辽宁省行政区域内各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称“单位”）的档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：各单位的档案工作实行集中统一领导，由本单位的综合档案室或档案管理机构负责集中管理本单位的各类档案。2.真实完整原则：档案的形成应真实反映单位各项工作的实际情况，确保档案内容完整、准确，不得篡改、伪造档案。3.有效利用原则：充分发挥档案的作用，积极开发档案信息资源，为单位的决策、管理、业务工作以及社会利用提供有效服务。4.安全保密原则：建立健全档案安全保密制度，采取必要的安全防护措施，确保档案不受损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置1.综合档案室：县级以上机关、团体、企业事业单位应设立综合档案室，负责集中管理本单位的各类档案。2.档案管理机构：规模较大、档案数量较多的单位可设立专门的档案管理机构，配备相应的档案管理人员，负责本单位档案的统一管理。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位的各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对本单位各部门形成的文件材料进行定期检查和指导，确保归档文件材料符合质量要求。4.积极开发档案信息资源，为单位的各项工作提供档案利用服务，编制必要的档案检索工具和参考资料。5.按照规定向同级国家综合档案馆移交应进馆的档案，并做好档案的统计工作。6.组织开展档案业务培训和学术研究活动，提高档案管理人员的业务素质和工作水平。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案：包括本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的收文、发文、内部文件、会议文件、重要文件的定稿、电报、电话记录、各种会议记录、统计报表、出版物原稿等。2.科技档案：包括科研项目档案、基本建设项目档案、设备仪器档案、产品档案等。3.会计档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计核算资料等。4.人事档案：包括干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、职称、党团组织关系等方面的文件材料。5.声像档案：包括照片、录音带、录像带、光盘等反映本单位重要活动、重大事件的声像资料。6.电子档案：包括以电子数据形式存在的各类文件、资料、图表等。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集、整理工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，符合档案整理的质量要求，不得擅自涂改、伪造文件材料。3.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应实行同步收集，确保档案的完整性。（三）档案整理1.文书档案整理：按照《归档文件整理规则》的要求，对收集的文件材料进行分类、装订、编目、装盒等整理工作，编制归档文件目录。2.科技档案整理：按照相关行业标准和规范，对科研项目、基本建设项目、设备仪器、产品等档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，建立档案保管期限表和分类大纲。3.会计档案整理：按照《会计档案管理办法》的规定，对会计凭证、会计账簿、财务报告等进行分类、装订、编目等整理工作，编制会计档案保管清册。4.人事档案整理：按照《干部人事档案工作条例》的要求，对干部职工的人事档案进行分类、整理、装订、编目等工作，建立人事档案材料收集归档制度。5.声像档案整理：对照片、录音带、录像带、光盘等声像资料进行分类、编号、编目、标注内容说明等整理工作，确保声像档案的清晰、完整。6.电子档案整理：对电子文件进行分类、编号、存储、备份等整理工作，建立电子档案元数据标准和管理系统，确保电子档案的可读性和可利用性。四、档案的保管（一）档案保管场所1.档案库房：应选择地势较高、干燥通风、防火防盗、防潮防虫的房间作为档案库房，库房面积应根据档案数量和未来发展需要合理确定。2.档案装具：应选用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。（二）档案保管条件1.温度控制：档案库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.防火防盗：档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如灭火器、防盗门窗、防虫药品、除湿机、空调等。3.防尘防光：档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫，防止灰尘对档案的损害；档案库房应采用防光窗帘、灯罩等措施，避免阳光直射档案。（三）档案保管期限1.文书档案保管期限：文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.科技档案保管期限：科技档案的保管期限根据项目的重要程度和实际需要确定，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。3.会计档案保管期限：会计档案的保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行，会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务报告保管期限为永久。4.人事档案保管期限：人事档案的保管期限为永久。5.声像档案保管期限：声像档案的保管期限根据其重要程度和实际需要确定，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。6.电子档案保管期限：电子档案的保管期限与相应纸质档案的保管期限一致。（四）档案保管要求1.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。2.清点核对：每年应对档案进行一次全面清点核对，确保档案的账实相符。3.修复整理：对破损、褪色、霉变等有问题的档案，应及时进行修复整理，确保档案的完整性和可读性。4.安全防护：加强档案库房的安全管理，严格执行档案出入库登记制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部利用：本单位工作人员因工作需要，可以查阅、借阅本单位的档案。2.外部利用：因国家机关、社会组织、公民个人等合法需要，可以按照规定查阅、借阅本单位的档案。（二）利用手续1.本单位内部利用：本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅登记表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理机构办理查阅、借阅手续。2.外部利用：外单位查阅、借阅本单位档案，应提前向本单位档案管理机构提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、内容、范围等，经本单位分管领导批准后，方可办理查阅、借阅手续。查阅、借阅档案时，应按照规定填写《档案查阅申请表》或《档案借阅登记表》，并提交有效身份证明。（三）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的申请，提供相应的档案供其查阅，并做好查阅记录。查阅档案时，利用者应在档案管理机构指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅：档案管理人员应根据利用者的申请，办理档案借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅档案时，利用者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案。借阅期限届满，利用者应按时归还档案。（四）利用监督1.档案管理机构应加强对档案利用工作的监督检查，确保档案利用工作规范、有序进行。2.对违反档案利用规定的行为，档案管理机构应及时制止，并按照有关规定进行处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立档案鉴定小组：由单位分管领导、档案管理机构负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。2.明确鉴定职责：档案鉴定小组应按照档案保管期限的规定，对到期档案进行逐卷、逐件鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.文书档案鉴定标准：根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，综合判断档案是否具有保存价值。2.科技档案鉴定标准：根据科技项目的完成情况、技术水平、经济效益等因素，确定科技档案的保存期限。3.会计档案鉴定标准：按照《会计档案管理办法》的规定，对到期会计档案进行鉴定。4.人事档案鉴定标准：根据人事档案的管理规定，对人事档案进行定期审核，确保人事档案的真实性、完整性。5.声像档案鉴定标准：根据声像档案的内容、价值、保存状况等因素，确定声像档案的保存期限。6.电子档案鉴定标准：根据电子档案的元数据标准、数据格式、存储介质等因素，确定电子档案的保存期限。（三）销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定小组对鉴定后确定销毁的档案，应编制《档案销毁清册》,详细登记档案的题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、密级等内容。2.审批销毁：《档案销毁清册》经单位分管领导审批后，方可进行销毁。3.实施销毁：档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息彻底销毁。4.监销记录：监销人员应对档案销毁过程进行全程监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。销毁完毕后，《档案销毁清册》应永久保存。七、档案的统计与移交（一）档案统计1.统计内容：档案统计内容包括档案的数量、种类、保管期限、利用情况等。2.统计方法：档案管理人员应定期对档案进行统计，填写《档案统计报表》，并及时上报上级主管部门和同级国家综合档案馆。3.统计分析：档案管理机构应定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验教训，为档案管理决策提供依据。（二）档案移交1.移交范围：按照国家有关规定，各单位应定期向同级国家综合档案馆移交应进馆的档案。2.移交要求：移交档案时，应编制《档案