职业鉴定站档案管理制度

PAGE职业鉴定站档案管理制度一、总则（一）目的为加强职业鉴定站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在职业鉴定工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于职业鉴定站在职业技能鉴定活动中形成的各类档案，包括鉴定申报材料、试题试卷、考务管理资料、成绩证书管理资料以及其他与鉴定工作相关的文件、记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：职业鉴定站档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映职业鉴定工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理职业鉴定工作各环节产生的档案资料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、企业商业秘密和个人隐私的档案信息予以保密。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善职业鉴定站档案管理制度。2.负责职业鉴定站档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案管理工作流程，确保档案管理工作的规范化、标准化。4.负责档案信息系统的建设和维护，实现档案的信息化管理。5.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。6.为职业鉴定站各项工作提供档案信息支持和服务，积极配合有关部门查阅、利用档案。（二）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规、业务知识和技能，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.按照规定的程序和要求，及时为利用者提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。5.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。6.参与档案鉴定销毁工作，对拟销毁的档案进行审核和登记。（三）各部门职责1.负责本部门在职业鉴定工作中形成的各类文件、资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.职业技能鉴定申报材料，包括考生个人信息表、学历证明、资格证书、工作经历证明等。2.鉴定试题试卷，包括命题方案、试题库、试卷、标准答案及评分标准等。3.考务管理资料，包括考试计划、考场安排、监考记录、考生成绩登记表等。4.成绩证书管理资料，包括成绩录入系统记录、证书编号分配记录、证书打印及发放记录等。5.与职业鉴定工作相关的其他文件、记录，如鉴定工作总结、质量分析报告、上级部门下发的文件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.收集的档案资料应符合国家有关法律法规和行业标准的要求，内容真实、字迹清晰、格式规范。3.对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照职业鉴定工作的业务流程和档案内容，将档案分为鉴定申报、试题试卷、考务管理、成绩证书管理等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用档案。4.装订：对纸张档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。对于电子档案，应按照规定的存储格式进行整理和存储。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在档案整理完毕后，及时移交档案管理部门归档。2.档案管理部门应按照规定的归档程序和要求，对接收的档案进行审核、登记，并办理交接手续。3.归档的档案应编制归档目录，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查找和管理。（二）保管期限1.职业鉴定站档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括涉及职业鉴定工作的重要政策文件、法规依据、重大事件记录、长期保存的统计报表等。长期保管的档案一般为10年以上，主要包括职业鉴定工作的年度总结、质量分析报告、重要的考务管理资料等。短期保管的档案为110年，主要包括一般性的考务管理资料、考生成绩登记表等。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和行业标准执行，确保档案的完整性和安全性，并便于档案的合理利用。（三）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放位置索引，便于查找。2.电子档案：应采用安全可靠的存储设备进行存储，并定期进行备份。电子档案应按照规定的格式进行整理和存储，确保其可读性和可利用性。同时，应建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编目、检索和利用。（四）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.职业鉴定站内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、查阅目的等。3.查阅档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。4.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要借阅职业鉴定站档案的，应持有单位介绍信，注明借阅目的、借阅内容等信息，经职业鉴定站负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，明确借阅期限、归还日期等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.档案管理部门应按照规定收取借阅押金，并开具押金收据。借阅人员归还档案时，如无档案损坏、丢失等情况，押金予以退还。4.借阅人员应严格遵守档案管理制度，不得将档案转借他人或用于非工作目的。借阅期间，应妥善保管档案，确保档案的安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值进行鉴定。对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可考虑销毁。2.对于涉及国家机密、企业商业秘密和个人隐私的档案，应按照国家有关保密规定进行管理，不得擅自销毁。（三）鉴定程序每年定期对到期档案进行清理，档案管理部门提出初步存毁意见，填写《档案鉴定审批表》，提交档案鉴定小组进行鉴定。鉴定小组应认真审查档案内容，根据鉴定标准确定档案的存毁，并在《档案鉴定审批表》上签署意见。经职业鉴定站负责人批准后，方可进行销毁或继续保存。（四）销毁程序1.对批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式销毁；对于电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行物理销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。销毁完毕后，《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立职业鉴定站档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）系统功能要求1.档案录入：能够快速、准确地录入各类档案信息，包括档案编号、题名、日期、保管期限、内容摘要等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：实现档案借阅的在线申请、审批、登记和跟踪管理，记录借阅人员信息、借阅期限、归还日期等。4.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限管理功能，确保档案信息的安全性和保密性。不同用户根据其工作职责和权限，只能访问和操作相应的档案信息。（三）数据