环保档案管理工作制度

PAGE环保档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司环保档案管理工作，确保环保档案的完整、准确、系统和安全，提高环保工作的科学性、规范性和决策的准确性，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在环保工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：环保档案应如实反映公司环保工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与环保工作相关的各类档案，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠。4.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和整理，保持档案的系统性。5.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）环保档案管理部门职责1.负责制定和完善公司环保档案管理工作制度，并组织实施。2.集中统一管理公司环保档案，对各部门环保档案工作进行监督、指导和检查。3.负责环保档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。4.积极开发利用环保档案信息资源，为公司环保工作决策提供依据。（二）各部门职责1.负责本部门环保文件、资料、记录等的收集、整理和初步归档工作，并定期移交公司环保档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门环保档案管理的具体工作，确保档案的及时收集和妥善保管。3.配合公司环保档案管理部门做好档案的整理、归档、鉴定、销毁等工作。三、档案收集（一）收集范围1.国家和地方有关环保法律法规、政策文件、标准规范等。2.公司环保规划、计划、总结、报告等文件。3.环保项目立项、可行性研究、环境影响评价报告及批复文件。4.环保设施设计图纸、设备清单、操作规程及维护记录。5.污染物排放监测报告、环境质量监测数据及相关分析报告。6.环保培训记录、宣传资料及活动照片等。7.环保事故应急预案、应急演练记录及事故处理报告。8.与环保相关的合同、协议、资质证书等文件。9.其他与公司环保工作有关的文件、资料和记录。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门产生的环保文件、资料和记录，并确保其真实、完整、准确。2.对于外来的环保文件，如法律法规、政策文件等，应及时登记、签收，并交档案管理部门归档。3.档案收集过程中，应注意保持文件的原始性和完整性，不得随意涂改、伪造或丢失。四、档案整理（一）分类标准1.法律法规类：收集的国家和地方有关环保法律法规、政策文件、标准规范等。2.规划计划类：公司环保规划、计划、总结、报告等。3.项目管理类：环保项目立项、可行性研究、环境影响评价报告及批复文件，环保设施设计图纸、设备清单、操作规程及维护记录等。4.监测数据类：污染物排放监测报告、环境质量监测数据及相关分析报告。5.培训宣传类：环保培训记录、宣传资料及活动照片等。6.应急管理类：环保事故应急预案、应急演练记录及事故处理报告。7.合同协议类：与环保相关的合同、协议、资质证书等文件。8.其他类：不属于以上分类的其他环保文件、资料和记录。（二）整理方法1.按照分类标准，对收集到的环保档案进行分类。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.去除档案中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损的文件进行修补或复制。4.按照文件的形成时间顺序或重要程度进行排列，确保档案的逻辑性和连贯性。5.编制档案目录，目录应包括档案编号（或标识）、文件题名、日期、保管期限等内容，以便快速检索和查阅档案。五、档案归档（一）归档时间1.定期归档：各部门应在每年年底前，将本年度形成的环保档案整理后移交公司环保档案管理部门归档。2.即时归档：对于重要的环保文件、资料和记录，如环保项目验收报告、重大环保事故处理报告等，应在文件形成后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的环保档案移交公司环保档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量。3.核对无误后，档案管理部门将档案进行上架存放，并在档案目录中注明归档日期和存放位置。六、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的环保档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.环保档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份。2.对重要的环保档案应进行备份，备份介质应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案丢失。（三）档案保管期限1.环保档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：涉及公司重大环保决策、环保项目建设、环保事故处理等重要文件和资料，应永久保管。3.长期保管：一般的环保规划、计划、总结、报告，环保设施运行记录，污染物排放监测报告等，保管期限为10年。4.短期保管：临时性的环保文件、资料和记录，保管期限为3年。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对环保档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整、准确和安全。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，报告内容包括清查时间、范围、结果及处理情况等。七、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门在环保工作中查阅、使用环保档案。2.公司对外提供环保档案资料，如接受政府部门检查、参与环保项目投标等。3.科研机构、高校等单位因研究需要查阅公司环保档案。（二）利用程序1.内部查阅：公司内部各部门因工作需要查阅环保档案，应填写《环保档案查阅申请表》，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.对外提供：公司对外提供环保档案资料，应填写《环保档案对外提供申请表》，经公司分管领导签字同意后，由档案管理部门按照规定办理相关手续。3.查阅要求：查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.归还手续：查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.根据档案的保管期限、重要程度及现实利用价值，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织1.公司成立环保档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。2.鉴定小组负责对到期的环保档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应逐卷逐件地对档案进行审查，分析档案的内容和价值。2.对于保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有现实利用价值，是否涉及公司重大权益和法律纠纷等。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，应填写《环保档案销毁申请表》，报公司分管领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在指定