物料供应商档案管理制度

PAGE物料供应商档案管理制度一、总则1.目的为加强公司物料供应商管理，规范供应商档案建立、维护和使用，确保所采购物料的质量、供应稳定性及合规性，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有物料供应商档案的管理，包括但不限于原材料、零部件、包装材料等各类物料供应商。3.职责分工采购部门负责供应商的开发、评估、选择和日常管理工作。组织建立和更新供应商档案，确保档案信息的完整性和准确性。定期对供应商进行绩效评估，并根据评估结果提出供应商调整建议。质量部门参与供应商的评估和选择，提供质量方面的专业意见。负责对供应商提供的物料进行质量检验和监督，反馈质量问题。协助采购部门完善供应商档案中的质量相关信息。其他相关部门根据业务需求，提供有关供应商的信息和意见。配合采购部门和质量部门开展供应商管理工作。4.基本原则合法合规原则：供应商档案管理应严格遵守国家法律法规和行业标准，确保公司与供应商之间的合作合法有效。全面性原则：档案内容应涵盖供应商的基本信息、资质证明、业绩表现、质量状况、供应能力等方面，全面反映供应商的综合情况。动态管理原则：根据供应商的实际表现和合作情况，及时更新档案信息，对供应商进行动态评估和调整。保密性原则：严格保护供应商档案中的敏感信息和商业机密，防止信息泄露。二、供应商档案的建立1.供应商信息收集基本信息：包括供应商名称、法定代表人、地址、联系方式、经营范围等。资质证明文件：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、行业资质证书等。业绩情况：近三年的主要客户、销售业绩、市场份额等。生产能力：生产设备清单、生产工艺流程图、产能规模、生产场地面积等。质量体系：质量管理体系认证文件、质量控制流程、检验检测设备清单等。供应能力：供应周期、交货方式、应急响应能力、库存管理能力等。财务状况：近三年的资产负债表、利润表、现金流量表等财务报表，或由专业机构出具的财务审计报告。环保情况：环保相关资质证书、污染物排放达标证明等。其他相关信息：如供应商的荣誉奖项、技术研发能力、售后服务承诺等。2.信息收集渠道供应商自荐：供应商主动向公司提交相关资料，介绍自身情况。市场调研：采购人员通过市场调研、行业展会、网络搜索等方式，获取供应商信息。客户推荐：公司内部客户或合作伙伴推荐优质供应商。行业协会推荐：行业协会推荐具有一定实力和信誉的供应商。3.信息审核与录入采购部门收到供应商提交的资料后，应组织相关人员进行审核。审核内容包括信息的真实性、完整性、有效性等。审核通过后，采购人员将供应商信息录入公司的供应商档案管理系统，建立供应商档案。档案信息应按照规定的格式和内容进行填写，确保准确无误。4.档案编号与分类为便于管理和查询，对每个供应商档案进行编号。编号应具有唯一性，可采用数字、字母组合等方式。根据供应商提供的物料类别，对供应商档案进行分类管理。如原材料供应商档案、零部件供应商档案、包装材料供应商档案等。三、供应商档案的维护1.定期更新采购部门应定期对供应商档案进行更新，确保档案信息的时效性。一般每年至少更新一次供应商的基本信息、业绩情况、供应能力等内容。对于供应商的重大变更事项，如法定代表人变更、经营范围变更、生产地址变更、质量体系变更等，应在变更发生后及时更新档案信息。2.动态跟踪采购人员应定期与供应商进行沟通，了解其生产经营状况、产品质量情况、供应能力变化等信息，并及时记录在供应商档案中。质量部门应定期向采购部门反馈供应商提供物料的质量问题及处理情况，采购部门据此更新供应商档案中的质量相关信息。3.供应商评估结果更新根据对供应商的定期绩效评估结果，及时更新供应商档案中的评估等级、得分等信息。评估结果应作为供应商调整、合作策略制定的重要依据。4.档案备份与安全管理定期对供应商档案进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。备份周期可根据实际情况确定，但至少每月备份一次。加强供应商档案管理系统的安全防护，设置不同级别的用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。对涉及供应商商业机密的信息，应严格保密。四、供应商档案的使用1.采购决策支持在进行物料采购时，采购人员应查阅供应商档案，了解供应商的综合情况，为采购决策提供参考。档案信息可帮助采购人员评估供应商的供应能力、质量水平、价格优势等，选择最合适的供应商。根据采购项目的需求和特点，结合供应商档案中的信息，制定合理的采购策略和谈判方案。2.质量控制依据质量部门在对供应商提供的物料进行检验和验收时，应参考供应商档案中的质量相关信息，如质量管理体系认证情况、以往质量问题记录等。对于质量表现不佳的供应商，应加强检验力度，采取相应的质量控制措施。根据供应商档案中的质量信息，对供应商进行质量培训和辅导，帮助其提高质量水平。3.供应风险评估通过分析供应商档案中的供应能力、财务状况、市场信誉等信息，评估供应商的供应风险。对于存在供应风险的供应商，应提前制定应对措施，如寻找替代供应商、增加安全库存、与供应商协商调整供应计划等。在供应商出现重大经营问题或供应中断风险时，及时查阅供应商档案，了解其历史情况和相关信息，以便迅速做出决策，降低对公司生产经营的影响。4.供应商关系管理根据供应商档案中的信息，采购部门可以更好地了解供应商的需求和期望，加强与供应商的沟通与合作，建立长期稳定的战略合作伙伴关系。通过对供应商档案的分析，识别出优质供应商和潜在的合作机会，为公司的业务拓展提供支持。五、供应商的评估与选择1.评估标准质量：供应商提供的物料应符合公司的质量要求，具备稳定的质量控制体系和良好的质量信誉。供应能力：供应商应具备足够的生产能力和供应能力，能够按时、按量满足公司的采购需求。包括生产设备、人员配备、产能规模、供应周期等方面。价格：在保证质量和供应能力的前提下，供应商的价格应具有竞争力。采购部门应定期对市场价格进行调研，与供应商进行价格谈判，争取有利的采购价格。服务：供应商应提供良好的售后服务，包括对质量问题的处理、交货期的保证、客户投诉的响应等方面。信誉：供应商应具有良好的商业信誉，无不良记录，如拖欠货款、合同违约、产品质量事故等。2.评估方法实地考察：采购部门和质量部门可共同对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产环境等情况。实地考察应形成考察报告，作为评估供应商的重要依据。样品检验：要求供应商提供样品进行检验，检验结果应符合公司的质量标准。对于重要物料的供应商，可进行多次样品检验，确保其质量稳定性。业绩评估：参考供应商的历史业绩记录，包括交货准时率、产品合格率、客户满意度等指标，对其进行业绩评估。问卷调查：向供应商的主要客户、合作伙伴等发放问卷调查，了解供应商的信誉、服务等方面的情况。3.选择流程需求分析：根据公司的生产经营需求，明确所需采购物料的规格、数量、质量要求、交货期等。供应商筛选：采购人员通过各种渠道收集供应商信息，按照评估标准进行初步筛选。筛选出若干家符合基本要求的供应商。详细评估：对筛选出的供应商进行详细评估，采用实地考察、样品检验、业绩评估、问卷调查等方法，全面了解供应商的综合情况。评估结果汇总：采购部门和质量部门对供应商的评估结果进行汇总分析，形成评估报告。评估报告应包括供应商的各项评估指标得分、综合评估结论等内容。选择决策：根据评估报告，采购部门提出供应商选择建议，报公司领导审批。公司领导根据审批结果确定最终的供应商名单。六、供应商的绩效评估1.评估周期对供应商的绩效评估周期为每季度一次。评估周期应保持相对固定，以便于对供应商进行长期跟踪和比较。2.评估指标质量指标：包括来料合格率、退货率、质量问题投诉次数等。来料合格率应达到公司规定的标准，退货率和质量问题投诉次数应尽量降低。供应指标：包括交货准时率、交货数量准确率、供应周期变化率等。交货准时率应满足合同要求，交货数量准确率应达到100%左右，供应周期变化率应控制在合理范围内。价格指标：包括采购价格合理性、价格调整幅度等。采购价格应在市场合理范围内，并根据市场变化情况进行合理调整。服务指标：包括售后服务响应时间、问题解决率、客户满意度等。售后服务响应时间应及时，问题解决率应达到100%，客户满意度应较高。3.评估方法数据统计：采购部门和质量部门负责收集供应商的相关数据，如质量检验报告、交货记录、价格变动情况、客户反馈等，并进行统计分析。现场评估：定期对供应商进行现场评估，检查其生产经营状况、质量管理体系运行情况、供应能力保障情况等。现场评估可采用查阅文件、实地查看、与供应商人员交流等方式进行。问卷调查：向公司内部使用部门发放问卷调查，了解供应商提供物料的使用情况和服务满意度。问卷调查结果应作为供应商绩效评估的参考依据。综合评分：根据各项评估指标的得分情况，对供应商进行综合评分。综合评分可采用加权平均法计算，各项指标的权重根据其重要程度确定。4.评估结果处理根据供应商的绩效评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。优秀供应商：综合评分在90分及以上，各项指标表现优秀，对公司贡献较大。公司可给予一定的奖励，如优先采购、增加订单量、合作期限延长等。良好供应商：综合评分在8089分之间，各项指标表现较好，基本满足公司要求。公司可继续保持与该供应商的合作，并给予适当的鼓励和指导。合格供应商：综合评分在6079分之间，部分指标存在一定问题，需要供应商进行改进。公司应与供应商沟通，提出改进要求，并对其改进情况进行跟踪。不合格供应商：综合评分在60分以下，各项指标均不符合公司要求，或出现严重质量问题、供应中断等情况。公司应暂停与该供应商的合作，进行整改或淘汰处理。对于绩效评估结果为不合格的供应商，采购部门应组织相关人员进行分析，查找原因，制定整改措施，并跟踪供应商的整改情况。如供应商在规定时间内无法完成整改或整改后仍不符合要求，应终止合作关系。七、供应商的调整与淘汰1.调整原则根据供应商的绩效评估结果、市场变化情况、公司业务发展需求等因素，适时对供应商进行调整。调整应遵循公平、公正、公开的原则，确保供应商调整的合理性和有效性。2.调整方式合作范围调整：对于绩效表现一般但仍有合作潜力的供应商，可适当缩小合作范围，如减少采购品种、降低采购量等，促使其改进。合作方式调整：根据供应商的实际情况，调整合作方式，如采用寄售、VMI（供应商管理库存）等模式，优化供应链管理。供应商更换：对于绩效评估结果为不合格或无法满足公司业务发展需求的供应商，应及时更换供应商。更换供应商时，应按照供应商选择流程进行重新评估和选择。3.淘汰标准连续两个季度绩效评估结果为不合格：表明供应商在较长时间内无法满足公司要求，应予以淘汰。出现重大质量问题：如因供应商提供的物料导致公司产品出现严重质量事故，对公司声誉和利益造成重大损害的，应立即淘汰。供应能力严重不足：供应商因自身原因无法按时、按量供应物料，导致公司生产经营受到严重影响，且无法在短期内改善的，应淘汰。信誉问题严重：供应商存在拖欠货款、合同违约、商业欺诈等严重信誉问题，经多次沟通仍未解决的，应淘汰。4.淘汰流程通知供应商：采购部门向拟淘汰的供应商发出书面通知，告知其淘汰原因和终止合作的时间。清理工作：采购部门