高速公路档案室管理制度标准范本

PAGE高速公路档案室管理制度标准范本一、总则（一）目的为加强高速公路档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在高速公路建设、运营和管理中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司及所属各部门在高速公路建设、养护、收费、路政、运营管理等工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立档案室，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映高速公路建设、运营和管理活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则全面收集、整理各类档案，保证档案内容的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。（四）管理职责1.档案室职责负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。集中统一管理各类档案，进行档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和利用等工作。指导和监督各部门的档案工作，开展档案业务培训和交流活动。负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。定期对档案进行安全检查，确保档案实体和信息安全。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案室移交。明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案工作的顺利开展。配合档案室做好档案的鉴定、销毁、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.高速公路建设项目档案项目前期文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。设计文件，如初步设计、施工图设计等。施工文件，涵盖施工组织设计、施工技术交底、工程变更通知、施工日志、工程质量检验报告等。监理文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理日志等。竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量鉴定书等。2.高速公路运营管理档案行政管理文件，如公司文件、会议纪要、工作计划、工作总结等。收费管理档案，包括收费标准文件、收费票据存根、收费报表等。路政管理档案，如路政巡查记录、路政处罚决定书、路产损坏赔偿协议等。养护管理档案，涵盖养护计划、养护工程施工文件、路况检测报告等。安全管理档案，包括安全管理制度、安全检查记录、事故调查报告等。人力资源管理档案，如员工档案、培训记录、绩效考核资料等。财务管理档案，包括会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对电子文件的收集，应确保其内容的真实性、完整性和可读性，按照规定的格式和存储介质进行保存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息资源共享。（四）整理方法1.分类按照高速公路建设、运营管理的不同业务领域，结合档案的形成特点和保管要求，设置一级类目。在一级类目下，根据档案的具体内容和性质，设置二级及以下类目。例如，建设项目档案可分为前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等一级类目；运营管理档案可分为行政管理、收费管理、路政管理、养护管理、安全管理、人力资源管理、财务管理等一级类目。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用全宗号年度保管期限流水号的形式。全宗号：由上级档案行政管理部门统一编制，用于标识本公司档案全宗。年度：采用公元纪年，如“20XX”。保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。流水号：按照档案整理顺序依次编制。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应包含案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等内容。卷内文件目录应包含序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容。三、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.审查档案的内容、来源、时间、可靠程度和完整程度等，判断其保存价值。2.对已过保管期限的档案，重点审查其现实利用价值和历史研究价值。3.参考国家有关档案保管期限的规定和本公司的实际情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，提出拟销毁档案清单，报公司领导审批。2.批准后，由档案室和相关部门共同实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案实体和信息彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。档案装具应符合国家标准，便于档案的存放和查找。3.档案室应划分不同的功能区域，包括档案库房、整理室、查阅室、计算机房等，保证档案管理工作的有序开展。（二）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序排列上架，存放整齐有序，便于查找和利用。2.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、实体完整。4.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制，以保证档案的可读性和完整性。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.电子档案应采用多种存储介质进行备份，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。3.严格遵守电子档案的存储格式和技术标准，保证电子档案的长期可读性。4.加强对电子档案管理系统的安全防护，设置用户权限，防止电子档案被篡改、删除或泄露。五、档案的统计与移交（一）统计内容1.档案数量统计，包括各类档案的年度新增数量、累计数量等。2.档案利用情况统计，如查阅人次、查阅档案数量等。3.档案鉴定与销毁情况统计，如鉴定档案数量、销毁档案数量等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的各项数据进行记录和汇总。2.利用档案管理系统，自动生成相关统计报表，提高统计工作的效率和准确性。（三）移交规定1.各部门应按照规定的时间和要求，定期向档案室移交档案。一般情况下，每年[X]月底前完成上一年度档案的移交工作。2.移交档案时，应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，并双方签字确认。3.档案室对接收的档案应进行认真核对和检查，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家法律法规和本公司的档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务至上原则以服务公司各项工作为宗旨，积极为公司员工、客户及相关单位提供档案信息服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、政府有关部门及相关单位因工作需要查阅档案。3.司法机关因办案需要查阅、调取档案。（三）利用方式1.查阅公司内部员工查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。外部单位查阅档案，应提前与档案室联系，提交查阅申请函，注明查阅目的、内容、范围等，经公司领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅公司内部员工因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，确保档案的安全和完整。（四）利