服装公司销售合同管控制度

服装公司销售合同管控制度第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》《企业内部控制基本规范》及相关行业规范制定，同时参照《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）、《国际商会国际商务术语解释通则》（Incoterms）等国际公约，适用于服装公司全球范围内的销售合同管理活动。依据公司“全球化运营、数字化驱动、价值导向”的发展战略，针对现有合同管理中存在的流程分散、风险识别不足、履约效率低下等问题，构建系统化、标准化、智能化的管控制度体系。

1.1.2核心目标

（1）规范销售合同全生命周期管理，实现“制度-流程-表单-责任”四维闭环；

（2）通过风险预控与动态监控，降低合同履约风险与合规风险；

（3）优化审批与执行效率，确保合同管理数字化与国际化适配。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度覆盖公司所有销售业务合同，包括但不限于国内销售合同、跨境电商合同、国际大宗采购合同、定制化服装合同等。适用部门包括销售部、法务部、财务部、供应链部、IT部及海外分支机构。

1.2.2适用对象

（1）正式员工：包括合同拟定人员、审批人员、执行人员等；

（2）外包合作单位：涉及合同管理的第三方服务商需遵守本制度核心要求；

（3）例外场景：涉及国家安全、行业垄断等特殊领域的合同按专项规定执行。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

所有合同管理活动必须符合国家法律法规及国际商业惯例，重大合同需经合规部备案审查。

1.3.2权责对等原则

各岗位职责权限明确，审批人员对审批结果负直接责任，执行人员对合同履行负首要责任。

1.3.3风险导向原则

优先管控高价值、高风险合同，实施差异化审批与监控策略。

1.3.4效率优先原则

在确保风险可控的前提下，优化审批流程，压缩审批时限，推广电子化签约。

1.3.5持续改进原则

基于内外部审计、业务反馈及政策变化，定期优化制度与流程。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项制度，与《公司内部控制手册》《财务报销制度》《海外业务合规管理规范》等制度形成协同，冲突时以本制度优先适用。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同管理遵循“董事会-总经理-业务部门-监督部门”的层级架构。董事会负责重大合同的战略审批；总经理办公会决策年度合同预算与风险策略；业务部门承担执行主体责任；内控部、审计部负责全流程监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会

（1）审批金额超1000万人民币或涉及海外战略布局的重大合同；

（2）制定公司年度合同风险管控指标。

2.2.2总经理办公会

（1）审批金额50-1000万人民币的合同，制定审批权限细则；

（2）批准特殊条款的合同模板修订。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部

（1）主责：合同前期调研、商务条款拟定；

（2）配合：财务部进行付款条件确认、法务部进行合规校验。

2.3.2法务部

（1）主责：合同法律条款审核、争议解决预案制定；

（2）配合：国际业务部提供属地合规建议。

2.3.3财务部

（1）主责：合同资金安排与付款监控；

（2）配合：供应链部提供物流风险数据。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）主责：嵌入合同管理全流程的三个关键内控环节：

-合同拟定阶段的风险识别与审批权限校验；

-履约过程中的关键节点监控；

-年度合同履约率与损失统计分析。

2.4.2审计部

（1）主责：季度抽查合同审批痕迹，年度开展专项审计；

（2）配合：IT部提供系统日志数据。

2.5协调与联动机制

（1）建立“销售-法务-财务”月度联席会议，解决合同争议；

（2）海外业务增设属地法律顾问协调机制，确保符合当地《合同法》《数据保护法》等法规。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）合同审批时效≤3个工作日；

（2）履约率≥98%；

（3）重大合同争议发生率≤0.5%。

3.2专业标准与规范

3.2.1合同模板标准化

（1）国内销售：采用公司标准模板，高风险条款需法务部专项审核；

（2）跨境电商：适配国际物流与支付规则，增加退货条款模板。

3.2.2风险分级管控

（1）高风险合同（金额＞500万/涉及敏感市场）：需双方法务签字确认；

（2）中风险合同（金额100-500万）：法务部初审通过；

（3）低风险合同（金额＜100万）：销售部内部复核。

3.2.3管理工具应用

（1）ERP系统自动校验付款条件与信用额度；

（2）CRM系统记录客户合同履约历史，用于信用评级。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）发起阶段：销售部录入合同基本信息，系统自动匹配适用模板，同步推送法务部、财务部；

（2）审核阶段：按权限矩阵逐级审批，系统记录审批路径；

（3）执行阶段：合同签署后，供应链部更新物流节点，财务部按约定支付；

（4）归档阶段：电子合同归入ERP，纸质合同归档至档案室，双备份管理。

4.2子流程说明

4.2.1争议合同处理流程

（1）销售部提交争议报告，法务部7日内出具解决方案；

（2）若需仲裁，通过CRM系统自动选择管辖法院，同步通知双方。

4.2.2履约变更流程

（1）变更申请需原审批路径二次审批；

（2）重大变更需附第三方评估报告。

4.3流程关键控制点

（1）风险识别点：合同金额＞300万时，需法务部出具专项风险评估；

（2）审批权限点：金额＞800万需总经理办公会审批；

（3）系统校验点：ERP自动校验信用额度与汇率风险。

4.4流程优化机制

每年第四季度由内控部牵头，通过业务数据分析确定流程瓶颈，次年第一季度完成修订。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）按业务类型划分：国内销售、跨境电商、OEM业务权限不同；

（2）按金额划分：100万为一级阈值，500万为二级阈值；

（3）按岗位层级划分：销售经理审批≤50万合同，总监审批≤200万合同。

5.2审批权限标准

（1）常规路径：销售部-法务部-财务部-总经理；

（2）特殊路径：金额＞1000万需加董事会审批；

（3）审批时限：初审1工作日，复审1工作日，加急可缩短至0.5工作日。

5.3授权与代理机制

（1）授权需通过OA系统备案，明确授权期限（最长6个月）；

（2）临时代理需直属上级书面批准，代理权限不得越级。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批需附《紧急情况说明》，经财务总监签字确认；

（2）补批需提交《补批申请》，说明未按标准执行原因。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）合同文本统一使用公司电子签章系统；

（2）所有审批记录需在ERP系统中留痕，保存期限5年；

（3）海外合同需经当地分支机构确认，确保符合《联合国国际货物销售合同公约》第7条“诚实信用”原则。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每周抽查30份合同审批记录；

（2）专项监督：审计部每季度针对高价值合同开展履约评估；

（3）突击检查：每年6月对跨境电商合同管理进行合规性检查。

6.3检查与审计

（1）专项审计内容：合同审批合规性、争议合同处理时效；

（2）审计结果需提交总经理办公会，作为绩效考核依据。

6.4执行情况报告

每月由销售部向内控部提交《合同管理执行报告》，包含：

（1）合同审批进度统计；

（2）重大风险事件；

（3）流程优化建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）销售部：合同履约率（权重40%）、审批效率（权重30%）；

（2）法务部：高风险合同合规率（权重50%）；

（3）内控部：风险识别准确率（权重60%）。

7.2评估周期与方法

（1）月度评估：通过ERP系统自动统计；

（2）年度评估：结合审计结果，由人力资源部组织考核。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：责任部门7个工作日内整改；

（2）重大问题：成立专项小组，3个月内完成整改。

7.4持续改进流程

（1）基于客户投诉数据优化合同模板；

（2）每季度收集业务部门改进建议，由内控部评估可行性。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：超额完成合同目标、提出创新管理方案；

（2）奖励程序：部门推荐-人力资源部审核-总经理批准。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未按标准流程操作；

（2）较重违规：导致轻微经济损失；

（3）严重违规：引发重大合同纠纷。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚方式：警告、降级、经济处罚；

（2）程序：调查取证-告知当事人-作出决定-申诉期（5个工作日）。

8.4申诉与复议

（1）申诉路径：当事人→人力资源部→总经理；

（2）复议决定为最终结论，存档备查。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）合同诈骗预案：建立黑名单数据库，涉及欺诈合同立即终止；

（2）海外制裁预案：参考美国OFAC、欧盟制裁名单，敏感地区业务暂停。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、疫情等不可抗力；

（2）处理要求：提供第三方证明，加急审批流程。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部牵头，法务部提供法律支持；

（2）境外事件需聘请当地律师参与沟通。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司内控部负责解释，解释文件作为制度附件。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制手册》第5章；

（2）《财务报销制度》第3.2条；

（3）《海外业务合规管理规范》第2.1条。

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