灯具厂行政部会议记录管理制度

灯具厂行政部会议记录管理制度灯具厂行政部会议记录管理制度

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第一章总则

1.制定目的

本制度旨在规范灯具厂行政部会议记录的管理，确保会议内容清晰、完整、准确，便于后续查阅、执行和监督。通过统一记录标准，提高会议效率，减少信息遗漏，促进企业管理水平的提升。

2.适用范围

本制度适用于灯具厂所有行政部组织的会议，包括但不限于部门例会、专题会议、项目评审会、管理层会议等。所有参与会议的人员均需遵守本制度，并按要求完成会议记录工作。

3.基本概念说明

-会议记录：指在会议过程中，由指定记录人员详细记录会议时间、地点、参会人员、讨论内容、决议事项及后续行动等信息的书面材料。

-记录人员：由会议组织者指定，负责全程记录会议内容，并确保记录的完整性和准确性。

-会议纪要：在会议记录基础上整理形成的正式文件，经审核后存档，作为后续工作的依据。

第二章会议记录的基本要求

1.记录内容

会议记录应包含以下核心要素：会议名称、召开时间、地点、主持人、参会人员名单、缺席人员及原因、主要议题、讨论过程、形成的决议、责任人与完成时限等。

2.记录规范

-使用规范的语言，避免口语化表达，确保文字简洁、条理清晰。

-对于重要决议或待办事项，需突出标注，并明确责任部门或个人。

-如会议中有附件或图表，应注明出处并附上复印件。

3.记录格式

会议记录应采用书面形式，优先使用公司提供的《会议记录模板》，也可根据实际情况调整，但需保证关键信息不缺失。

实际应用示例1

在部门例会上，记录人员需记录当次会议讨论的“季度生产计划调整”议题，包括各部门提出的意见、最终确定的计划方案、以及由生产部负责落实的具体行动和时间节点。

实际应用示例2

若会议中决定采购一批新型LED灯珠，记录人员需注明供应商名称、价格、数量、交货时间，并指定采购部为责任部门，明确完成时限为一周内。

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第三章会议记录的整理与审核

1.记录整理

会议结束后，记录人员应在24小时内完成初稿整理，确保内容无遗漏、无错误，并提交给会议主持人或指定负责人审核。

2.审核流程

-主持人或指定负责人需在48小时内完成审核，核对会议记录与实际讨论内容的一致性。

-如发现错误或遗漏，需及时反馈记录人员补充修正，直至审核通过。

3.电子存档

审核后的会议记录需同时保存纸质版和电子版，电子版应上传至公司内部文件管理系统，方便后续查阅。

实际应用示例1

在项目评审会上，记录人员整理的会议记录需提交给项目经理审核，项目经理发现某技术细节描述不清，会要求记录人员补充说明，修正后再次提交审核。

实际应用示例2

若会议纪要涉及财务预算调整，审核人员需确认数字的准确性，并确保与公司财务制度相符，无误后才能存档。

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第四章会议记录的存档与查阅

1.存档方式

纸质版会议记录需存放在行政部指定档案柜中，按会议时间顺序编号归档；电子版需存储在“公司文档管理系统”的“会议记录”文件夹内，并设置访问权限。

2.存档期限

会议记录原则上保存期限为3年，涉及重要决策或长期项目的记录可适当延长保存时间。

3.查阅流程

其他部门或个人需查阅会议记录时，需填写《文件查阅申请表》，经行政部负责人批准后方可调阅。

实际应用示例1

财务部因预算审计需要查阅去年的“采购会议记录”，需填写申请表，行政部审核通过后，可借阅纸质版或导出电子版。

实际应用示例2

若某员工因休假错过会议，可向行政部申请查阅当次会议记录，行政部需确认该员工符合查阅条件后，提供相应资料。

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第五章操作流程说明

1.会议记录的生成步骤

-第一步：会议开始前，记录人员提前到场，确认会议地点和参会人员名单。

-第二步：会议过程中，记录人员集中精力记录关键内容，必要时可向发言人确认信息。

-第三步：会议结束后，立即整理记录稿，确保无遗漏，并在24小时内提交审核。

2.表格填写要求

-记录人员需使用公司提供的《会议记录模板》，逐项填写会议信息。

-如模板内容无法涵盖所有信息，可手动补充，但需保持格式统一。

3.办理流程

-记录人员完成初稿后，提交给主持人或指定负责人审核。

-审核通过后，纸质版交行政部存档，电子版上传至文档管理系统。

实际应用示例1

在组织“安全生产培训会议”时，记录人员需按模板填写会议时间、地点、参会部门、培训内容要点、以及后续的考核安排。

实际应用示例2

若某次会议未使用模板，记录人员需在记录稿首页注明，并附上会议议程，确保存档时信息完整。

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第六章监督检查

1.检查主体

行政部负责人每月对会议记录的完整性和规范性进行抽查，确保所有会议均按要求记录。

2.检查频率

日常检查与抽查相结合，每月至少开展2次全面检查，重点核对未及时存档或信息不全的记录。

3.检查内容

-是否所有会议均有记录；

-记录内容是否完整，关键信息是否缺失；

-纸质版和电子版是否同时存档；

-查阅申请是否按规定审批。

实际应用示例1

行政部负责人发现某部门例会记录缺失，会要求该部门负责人说明原因，并限期补齐记录，同时记录该次检查结果。

实际应用示例2

若某次会议记录的电子版未上传至系统，行政部会通知记录人员立即补传，并告知未及时存档的处罚措施。

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第七章奖惩办法

1.奖励措施

-对会议记录规范、完整、及时且多次被抽查为优秀的记录人员，行政部可给予口头表扬或绩效加分。

-对因记录清晰导致会议决议高效执行的部门，可通报表扬并给予团队奖励。

2.处罚措施

-未按要求记录会议或记录内容严重缺失的，第一次发现需书面检讨，第二次发现扣减当月绩效工资。

-若因记录错误导致公司决策失误，需承担相应责任，并处以罚款。

3.特殊情况处理

-若记录人员因突发状况无法完成记录，需提前向主持人请假，并由他人代为记录，事后补齐相关内容。

-对于紧急会议，可适当放宽记录时限，但需在会议结束后48小时内补全记录。

实际应用示例1

某记录人员在会议中突发疾病，未能完成记录，会后及时向主持人说明情况并申请代录，经批准后由同事补齐记录，未受处罚。

实际应用示例2

某次会议因临时增加议题，记录人员未及时补充，导致后续执行时信息不全，被行政部要求书面检讨，并扣减当月绩效。

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第八章附则

1.解释权

本制度由灯具厂