国企应规范阳光采购制度

PAGE国企应规范阳光采购制度国企阳光采购制度规范手册一、总则（一）目的为加强国有企业采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，促进廉政建设，依据国家有关法律法规和政策规定，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国有企业及其所属全资、控股子企业（以下统称企业）的各类采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应当公开透明，采购过程应当接受监督，确保采购结果公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实信用原则：采购活动各方当事人应当诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况，不得提供虚假信息。（四）管理职责1.企业采购管理部门：负责制定和完善采购管理制度，组织实施采购活动，监督采购过程，协调处理采购中的问题。2.采购需求部门：负责提出采购需求，参与采购文件编制，协助采购管理部门进行供应商选择和采购合同签订等工作。3.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金支付，参与采购绩效评价等工作。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的真实性、合法性。5.纪检监察部门：负责对采购活动中的违规违纪行为进行查处，维护采购活动的廉洁性。二、采购计划管理（一）采购需求提出1.采购需求部门应根据企业生产经营需要，结合库存情况，及时提出采购需求。采购需求应明确采购物资、工程或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。2.采购需求部门应对采购需求进行充分论证，确保需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，应组织相关部门和专家进行论证。（二）采购预算编制1.采购管理部门应根据采购需求，结合市场价格情况，编制采购预算。采购预算应包括采购项目名称、采购内容、采购金额、资金来源等内容。2.采购预算应报企业财务部门审核，经企业领导审批后执行。采购预算一经批准，不得随意调整。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按规定程序办理审批手续。（三）采购计划制定1.采购管理部门应根据采购需求和采购预算，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式（公开招标采购、邀请招标采购、竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购等）、采购程序、采购责任人等内容。2.采购计划应报企业领导审批，经批准后的采购计划应严格执行。采购管理部门应定期对采购计划的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决问题。三、采购方式选择（一）公开招标采购1.公开招标采购是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，必须进行公开招标：货物类：单项采购金额达到[X]万元以上的；工程类：单项采购金额达到[X]万元以上的；服务类：单项采购金额达到[X]万元以上的。3.公开招标采购应按照以下程序进行：招标人编制招标文件；招标人发布招标公告；潜在投标人报名参加投标；招标人对潜在投标人进行资格审查；招标人组织开标、评标、定标；招标人向中标人发出中标通知书，并同时通知未中标人；招标人与中标人签订采购合同。（二）邀请招标采购1.邀请招标采购是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标采购方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购应按照以下程序进行：招标人确定邀请招标的供应商名单；招标人向被邀请的供应商发出投标邀请书；被邀请的供应商报名参加投标；招标人对被邀请的供应商进行资格审查；招标人组织开标、评标、定标；招标人向中标人发出中标通知书，并同时通知未中标人；招标人与中标人签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.竞争性谈判采购是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购应按照以下程序进行：采购人成立谈判小组；采购人制定谈判文件；采购人邀请符合相应资格条件的供应商参加谈判；谈判小组与供应商进行谈判；谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价；谈判小组确定成交供应商；采购人向成交供应商发出成交通知书，并同时通知未成交供应商；采购人与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：采购人提出单一来源采购申请；采购人组织相关部门和专家对单一来源采购申请进行论证；采购人将单一来源采购申请报企业领导审批；采购人与供应商签订采购合同。（五）询价采购1.询价采购是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。3.询价采购应按照以下程序进行：采购人成立询价小组；采购人制定询价文件；采购人向有关供应商发出询价单；供应商在规定时间内报价；询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商；采购人向成交供应商发出成交通知书，并同时通知未成交供应商；采购人与成交供应商签订采购合同。四、采购文件编制（一）采购文件内容1.采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购预算、采购方式、采购程序、采购合同主要条款、供应商资格条件、评标标准等内容。2.采购文件应根据采购项目的特点和要求，合理确定采购文件的格式和内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）采购文件编制要求1.采购文件编制应符合国家法律法规和政策规定，不得含有歧视性、排他性条款。2.采购文件编制应充分考虑采购项目的实际情况，确保采购文件的可行性和可操作性。3.采购文件编制应明确采购项目的技术要求、质量标准及验收方法等内容，确保采购项目的质量。（三）采购文件审核与发布1.采购文件编制完成后，应报采购管理部门审核。采购管理部门应组织相关部门和专家对采购文件进行审核，确保采购文件的合法性、合理性和公正性。2.经审核后的采购文件应及时发布。采购文件发布方式应根据采购方式的不同选择合适的渠道，如招标公告应在指定的媒体上发布，投标邀请书应向被邀请的供应商发出等。五、供应商管理（一）供应商准入1.企业应建立供应商准入制度，明确供应商准入条件和程序。供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.采购管理部门应定期收集供应商信息，建立供应商信息库。供应商信息库应包括供应商的基本情况、资质证书、业绩情况、产品质量检测报告、售后服务承诺等内容。3.采购需求部门应根据采购项目的要求，从供应商信息库中选择符合条件的供应商，并向采购管理部门推荐。采购管理部门应组织相关部门和专家对推荐的供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。（二）供应商评价与考核1.企业应建立供应商评价与考核制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价与考核。2.采购管理部门应组织采购需求部门、使用部门等相关部门和专家对供应商进行评价与考核。评价与考核内容应包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。3.供应商评价与考核结果应作为供应商选择、采购合同签订、采购资金支付等方面的重要依据。对于评价与考核不合格的供应商，应及时采取措施进行处理，如暂停合作、取消合格供应商资格等。（三）供应商动态管理1.企业应建立供应商动态管理机制，及时更新供应商信息库中的供应商信息。对于供应商的重大事项变更，如企业名称、法定代表人、经营范围、联系方式等，应及时通知采购管理部门和采购需求部门。2.采购管理部门应定期对供应商信息库进行清理，对于长期未合作、评价与考核不合格的供应商，应及时从供应商信息库中删除。六、采购实施（一）采购公告发布1.采用公开招标采购、邀请招标采购方式的，采购管理部门应按照规定在指定的媒体上发布采购公告。采购公告应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购预算、采购方式（公开招标采购、邀请招标采购）、采购程序、供应商资格条件、获取采购文件的时间、地点、方式等内容。2.采用竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购方式的，采购管理部门应向符合相应资格条件的供应商发出采购文件或询价单。采购文件或询价单应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购预算、采购方式（竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购）、采购程序、供应商资格条件、报价要求、合同主要条款等内容。（二）供应商报名与资格审查1.采用公开招标采购、邀请招标采购方式，潜在投标人应在规定时间内报名参加投标。采购管理部门应组织相关部门和专家对潜在投标人进行资格审查，确定合格投标人名单。2.采用竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购方式，供应商应在规定时间内提交响应文件或报价单。采购管理部门应组织相关部门和专家对供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。（三）开标、评标、定标1.采用公开招标采购、邀请招标采购方式，采购管理部门应组织开标、评标、定标。开标应在规定的时间和地点公开进行，开标过程应记录在案。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标过程应严格保密。定标应根据评标结果确定中标人，并向中标人发出中标通知书。2.采用竞争性谈判采购方式，采购管理部门应组织谈判小组与供应商进行谈判。谈判过程应记录在案，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。定标应根据谈判结果确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。3.采用单一来源采购方式，采购管理部门应组织相关部门和专家对单一来源采购申请进行论证。定标应根据论证结果确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。4.采用询价采购方式，采购管理部门应组织询价小组对供应商的报价进行比较。定标应根据比较结果确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）采购合同签订1.采购管理部门应组织采购需求部门与中标人或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、价格、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应组织相关部门和专家对采购合同草稿进行审核，确保采购合同的合法性、合理性和公正性。采购合同签订后，应及时将采购合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。七、采购验收（一）验收标准制定1.采购管理部门应组织采购需求部门、使用部门等相关部门和专家，根据采购项目的特点和要求，制定采购项目的验收标准。验收标准应明确采购项目的技术要求、质量标准、验收方法等内容。2.验收标准应在采购合同中明确约定，作为采购项目验收的依据。（二）验收组织实施1.采购项目完成后，采购需求部门应组织使用部门等相关部门和人员对采购项目进行验收。验收人员应包括采购需求部门、使用部门的代表以及相关技术专家等。2.验收过程应按照验收标准进行，验收人员应认真检查采购项目的数量、质量、规格、型号等是否符合采购合同的要求。验收过程应记录在案，验收人员应在验收报告上签字确认。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购需求部门应及时办理入库手续或投入使用。采购管理部门应将验收结果通知财务部门，财务部门应按照采购合同约定支付采购资金。2.验收不合格的采购项目，采购需求部门应及时与供应商联系，要求供应商采取措施进行整改或退换货。如供应商拒绝整改或退换货，采购需求部门应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。采购管理部门应将验收结果通知财务部门，财务部门应暂停支付采购资金。八、采购监督与审计（一）内部监督1.企业应建立采购内部监督制度，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门应定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改。2.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的真实性、合法性。审计部门应及时发现和纠正采购活动中的违规违纪行为，防范采购风险。3.纪检监察部门应加强对采购活动的廉政监督，严肃查处采购活动中的违规违纪行为，维护采购活动的廉洁性。（二）外部监督1.企业应主动接受社会监督，及时公开采购信息，接受社会公众的监督。采购管理部门应设立举报电话和邮箱，接受供应商和社会公众的举报和投诉。2.企业应配合政府有关部门的监督检查，如实提供采购活动的相关资料和信息，接受政府有关部门的监督检查。九、采购绩效评价（一）评价指标设定1.企业应建立采购绩效评价制度，定期对采购活动的绩效进行评价。采购绩效评价指标应包括采购成本、采购质量、采购效率、采购合规性等方面。2.采购成本指标应包括采购价格、采购费用等；采购质量指标应包括采购物资的质量合格