档案柜如何管理制度

PAGE档案柜如何管理制度档案柜管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案柜的管理，确保档案资料的安全、完整和有序存放，提高档案利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案柜及其存放的档案资料管理。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案资料的安全，防止档案信息泄露、丢失和损坏。2.分类管理原则：按照档案的类别、性质、来源等进行科学分类，便于查找和管理。3.规范操作原则：严格遵循档案管理的操作流程和规范，确保管理工作的标准化和规范化。4.高效利用原则：在保证档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，提高档案利用效率。二、档案柜的配置与管理（一）档案柜的配置1.根据公司档案管理的实际需求，合理配置档案柜的数量、规格和类型。2.档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保档案存放环境安全。3.档案柜应标明所属部门、档案类别等信息，便于识别和管理。（二）档案柜的编号与标识1.对每一个档案柜进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。2.在档案柜显著位置张贴编号标识，同时在档案管理系统中进行登记备案。3.编号标识应清晰、牢固，便于查找和识别。（三）档案柜的定期检查与维护1.定期对档案柜进行检查，查看是否存在损坏、变形等情况，如有问题及时维修或更换。2.保持档案柜的清洁卫生，定期进行擦拭和消毒，防止灰尘、虫害等对档案资料的影响。3.检查档案柜的锁具是否正常，确保档案资料的安全存放。三、档案的分类与归档（一）档案分类标准1.行政档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：涵盖员工个人信息、劳动合同、培训记录、绩效考核等。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：根据公司业务类型，如销售业务、采购业务、生产业务等进行分类。5.其他档案：如工程档案、合同档案、资质证书等。（二）档案归档要求1.各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.档案应按照分类标准进行整理，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.归档的档案应编制目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，便于查找和检索。4.档案应使用统一规格的档案盒或文件夹进行装订和存放，档案盒或文件夹应标明档案类别、年度、保管期限等信息。四、档案的存放与保管（一）档案存放原则1.按照档案分类标准，将档案存放在相应的档案柜中，确保档案存放有序。2.不同保管期限的档案应分开存放，并在档案柜上标明保管期限。3.重要档案应采取专柜存放、专人保管等措施，确保档案的安全。（二）档案保管期限1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类档案的保管期限。2.保管期限分为短期、中期和长期，具体期限如下：短期档案：保管期限为15年。中期档案：保管期限为510年。长期档案：保管期限为10年以上。（三）档案的借阅与归还1.借阅申请：因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.审批流程：《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。审批通过后，档案管理部门方可办理借阅手续。3.借阅登记：档案管理部门对借阅的档案进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅期限：借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。5.归还要求：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，归还时档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。（四）档案的查阅与利用1.查阅申请：因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.审批流程：《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。审批通过后，档案管理部门安排专人协助查阅。3.查阅方式：查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准。4.利用限制：涉及公司机密的档案，未经公司授权，不得对外提供或利用。五、档案的销毁（一）销毁条件1.档案已超过保管期限且无继续保存价值的。2.档案因自然灾害、意外事故等原因造成损坏无法修复的。3.档案涉及的事项已完结且无后续利用需求的。（二）销毁审批流程1.档案管理部门定期对拟销毁的档案进行清理和鉴定，编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。（三）销毁方式1.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等。2.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式及参与人员等信息。3.销毁记录应保存[X]年，以备查阅。六、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责档案柜的配置、编号、标识等管理工作。3.负责档案的分类、归档、存放、保管、借阅、查阅及销毁等日常管理工作。4.定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。5.负责对公司各部门档案管理工作进行指导和监督。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案资料的收集、整理、归档、保管等具体工作，确保档案资料的安全和完整。3.按照规定办理档案的借阅、查阅、归还等手续，做好登记和记录工作。4.定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时报告并处理。5.协助档案管理部门做好档案管理的其他相关工作。（三）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照公司档案管理制度的要求，对本部门档案进行分类存放，并定期向档案管理部门移交。3.配合档案管理部门做好档案的借阅、查阅等工作，提供必要的协助和支持。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案资料的丢失、损坏和泄露。七、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案柜的管理情况、档案的分类归档情况、档案的存放保管情况等。2.档案管理部门应定期对各部门档案管理工作进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报告公司领导。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对档案管理部门和各部门档案管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案管理制度的执行情况、档案管理工作的质量和效率、档案利用效果等方面。3.考核评价结果作为公司对各部门和档案管理人员绩效评价、奖惩的重要依据。（三）奖惩措施1.