质量管理体系审核与自查模板

质量管理体系审核与自查模板工具指南一、适用场景与应用情境本工具适用于各类组织开展质量管理体系（如ISO9001、GB/T19001等）内部审核、外部审核迎审准备、管理层定期自查及体系运行有效性评估等场景。具体包括但不限于：企业内部例行质量审核（季度/半年度/年度）；迎接第三方认证机构监督审核或再认证审核；针对特定过程（如生产、采购、服务）的专项自查；质量目标达成情况及体系改进需求评估；新体系文件发布后的运行符合性检查。二、标准化操作流程（一）准备阶段：明确审核范围与资源准备确定审核目的与范围明确本次审核的目标（如“验证体系是否符合标准要求”“评估过程有效性”“识别改进机会”）；界定审核范围（如“某生产车间全流程”“质量管理体系覆盖的所有部门”“特定产品实现过程”）；编制《审核任务书》，经管理者代表或最高管理者批准后下发。组建审核组与分工任命审核组长（具备审核员资质，熟悉体系标准及组织业务），审核组成员需具备独立性（与被审核部门无直接利益关联）；明确组内分工：如文件审查组、现场审核组、记录验证组，保证覆盖所有审核要素（如领导作用、策划、支持、运行、绩效评价、改进）。收集与审核准备资料收集体系文件（质量手册、程序文件、作业指导书、记录表单等）、法律法规要求、客户反馈、内/外部审核历史记录、过程绩效数据等；编制《审核计划》，内容包括：审核目的、范围、日期、依据、审核组成员、受审核部门/过程、审核方式（抽样/全检）、时间安排、首次/末次会议安排等，提前3个工作日通知受审核部门。准备审核工具设计《检查表》（见模板1），明确审核条款、检查内容、抽样方法、记录方式；准备审核记录表、不符合项报告（见模板2）、摄像机/录音设备（需提前征得被审核方同意）、相关标准文本等。（二）实施阶段：现场审核与证据收集首次会议审核组长主持会议，参会人员包括：审核组成员、受审核部门负责人、关键岗位人员；说明审核目的、范围、流程、方法及保密要求，确认审核计划，明确沟通对接人（如被审核部门指定*专员）。现场审核按《审核计划》逐项开展审核，通过“问、查、看、测”方式收集客观证据：问：与岗位人员交流（如“请描述本岗位质量职责”“不合格品处理流程是什么”）；查：查阅记录（如培训记录、内校报告、客户投诉处理单、生产日报表）；看：观察现场操作（如设备点检执行情况、标识使用规范性、5S管理状态）；测：必要时现场验证（如测量设备精度、过程参数符合性）。审核员需详细记录审核发觉，注明证据来源（如“记录编号：QP-2024-005”“现场观察：*车间装配线3工位”），保证可追溯。审核组内部沟通每日审核结束后，召开组内会议，汇总当日审核发觉，讨论不确定项，统一判断标准（如“是否构成不符合项”），避免主观偏差。末次会议向受审核部门负责人及参会人员通报审核概况，确认审核发觉（包括符合项、需改进项、不符合项）；说明不符合项的判定依据（如“不符合ISO9001:2015标准8.5.6条款，未按规定对交付产品进行最终检验”），明确整改要求及时限；请受审核方确认记录，双方签字确认《审核记录汇总表》。（三）问题整改阶段：纠正与预防措施落实不符合项整改受审核部门收到《不符合项报告》后，分析不符合原因（如“人员培训不足”“文件未及时更新”），制定《纠正措施计划》，明确整改措施、责任人（如*主管）、完成时限（一般不超过15个工作日）；审核组对整改措施的有效性进行验证，可通过查阅记录、现场抽查等方式确认，填写《整改验证记录》。改进项与预防措施针对审核中发觉的“潜在风险”或“优化机会”（如“某过程数据波动较大，需分析根本原因”），由责任部门制定《预防措施计划》，纳入持续改进管理；管理者代表跟踪改进措施落实情况，保证闭环管理。（四）总结报告阶段：输出结果与持续改进编制审核报告审核组长汇总审核全过程的发觉、数据、整改情况，编制《质量管理体系审核报告》，内容包括：审核概况（目的、范围、日期、依据、人员）；审核结论（体系符合性、有效性评价，是否推荐认证/维持认证）；不符合项及整改情况统计；体系改进建议（如“优化客户投诉处理流程，缩短响应时间”）；附件（检查表、不符合项报告、整改记录等）。审核报告经管理者代表审核、最高管理者批准后，分发至各相关部门。管理评审输入与改进将审核报告作为管理评审的重要输入，由最高管理者主持评审会议，评价体系运行的充分性、适宜性、有效性；根据评审结果，修订体系文件、调整资源分配、制定下阶段质量目标，形成《管理评审报告》，推动体系持续改进。三、实用模板表格清单模板1：质量管理体系检查表审核条款检查内容抽样方法/数量审核记录结果（符合/不符合）7.1.5.1监视和测量设备是否按规定校准抽查3台关键设备（编号：001-003）设备校准证书均在有效期内，张贴校准合格标识符合8.3.2供应商是否进行定期评价查2024年供应商评价记录（共20家）其中5家未按季度评价，仅半年记录1次不符合9.1.2顾客满意度是否测量并分析查Q1客户满意度调查报告（样本量50份）包含满意度评分（85分）、主要改进项（“物流配送及时性”），但无分析报告不符合模板2：不符合项报告不符合项编号NC-2024-005审核日期2024-05-10受审核部门采购部审核员*专员审核条款ISO9001:20158.4.1条款不符合描述供应商选择过程中，未对A供应商（提供关键原材料）的提供产品的能力进行现场验证，仅通过资料评审确定合格，不符合“组织应保证外部提供的过程、产品或服务不会对组织持续稳定满足要求的能力产生不利影响”的要求。原因分析采购流程（QP-4.3）未明确“关键供应商需现场验证”的要求，人员对标准理解不充分。纠正措施1.修订QP-4.3，增加“关键供应商首次合作及年度评价时需组织现场验证”，5月20日前完成；2.对采购部全员进行标准条款培训，5月15日前完成。责任人*主管（采购部）完成时限2024-05-20验证结果1.QP-4.3已修订并发布（版本号：V2.1）；2.培训记录显示全员参训，考核合格；3.已对A供应商完成现场验证，记录编号：SC-2024-012。验证人*组长模板3：质量管理体系自查计划自查目的评估QMS运行有效性，识别潜在风险自查范围研发部、生产部、质检部（2024年Q1体系运行情况）自查依据ISO9001:2015标准、公司质量手册（QM-2024/V1.0）自查时间2024年4月10日-4月12日自查组成员组长：经理（质量部）；成员：工程师（研发）、班长（生产）、专员（质检）受检部门对接人研发部主管、生产部主任、质检部*组长自查内容1.设计开发流程是否符合7.3条款要求；2.生产过程参数监控记录完整性；3.不合格品处置流程规范性。四、关键注意事项与风险规避审核独立性原则审核员不得审核自身负责的工作或部门，保证审核结果客观公正；若存在利益冲突（如审核员与被审核部门有直接上下级关系），需及时更换审核员。证据充分性与有效性审核发觉需基于客观证据（如记录、现场观察、事实陈述），避免主观臆断；证据需可追溯，如记录需包含日期、责任人、编号等关键信息。沟通技巧与冲突处理审核过程中保持耐心，与被审核方以“合作改进”为导向沟通，避免指责性语言；对争议项，需以标准文件或合同条款为依据，必要时请管理者代表协调。记录完整性与保密性审核记录需及时、准确，避免事后补记；涉及企业商业秘密（如配方、客户信息）的内