来访登记制度

来访登记制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家法律法规，参照行业先进管理实践及集团母公司关于风险防控、合规经营的相关规定，结合公司实际运营需求，旨在建立健全来访登记管理体系，有效防范外部风险、规范接待秩序、提升管理效能，保障公司资产安全与业务continuity。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖但不限于以下场景：（1）外部人员（客户、合作伙伴、供应商、考察团等）进入办公场所的登记与接待；（2）临时访客、外卖配送人员等非核心业务相关人员的登记管理；（3）涉及公司机密或敏感信息的会议室、实验室等区域的访客准入控制；（4）突发公共事件（如疫情、自然灾害）下的临时访客管控预案。第三条本制度涉及以下核心术语定义：（1）XX专项管理：指公司围绕来访登记工作构建的全流程风险防控体系，包括政策制定、流程执行、监督考核及动态优化，其核心目标是通过标准化管理手段实现“零风险”接待。（2）XX风险：指因访客登记管理疏漏可能引发的安全事件，如无关人员闯入核心区、恶意人员伪装混入、传染病传播等，需通过分级管控措施降低概率与影响。（3）XX合规：指来访登记活动必须严格遵循国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保记录真实完整、流程合法合规，并符合反腐败、反商业贿赂等合规要求。第四条XX专项管理遵循以下核心原则：（1）全面覆盖：所有访客活动必须纳入登记范围，杜绝“灰色地带”或人为豁免；（2）责任到人：明确各级管理者的监管责任及执行岗位的操作责任，建立责任追溯机制；（3）风险导向：重点防控高风险场景（如涉密区域、夜间接待），实施差异化管控；（4）持续改进：通过定期复盘与技术迭代优化登记效率与安全系数。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为XX专项管理工作的第一责任人，对公司访客登记工作的全面有效性负总责；分管人力资源、安全或行政的领导为直接责任人，统筹协调跨部门执行工作。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，成员包括人力资源部、行政部、法务部、信息科技部及各主要业务部门负责人，主要履行以下职能：（1）审定XX专项管理制度及重大调整方案；（2）统筹协调跨部门风险防控资源，如应急物资、技术工具的配置；（3）每季度召开专题会议，研判风险态势，发布管理要求。第七条XX专项管理领导小组下设办公室，常设于行政部，具体职责包括：（1）牵头制定、修订本制度及配套操作细则；（2）统一管理访客登记系统的技术标准与数据安全；（3）组织开展全员培训并出具考核结果。第八条明确三类主体的管理职责：（1）牵头部门（行政部）：-每年第一季度牵头完成制度修订，报领导小组审批；-每月汇总全公司访客数据，排查异常模式；-组织专责部门与业务部门进行流程演练。（2）专责部门（法务部、信息科技部）：-法务部负责审查制度合规性，出具法律意见；-信息科技部负责访客登记系统的开发维护，保障数据不可篡改。（3）业务部门/下属单位：-落实本领域访客接待需求，如研发部需配合记录涉密项目相关人员；-每月提交访客统计表至行政部，需经部门负责人签字确认。第九条基层执行岗（前台、安保、项目经理等）承担直接操作责任，必须做到：（1）严格执行“一问二查三登记”流程，即询问访客事由、核查证件真伪、完整记录信息；（2）发现可疑人员立即上报行政部，不得擅自处置；（3）每日工作结束后向领导小组办公室反馈当日异常事件。第三章专项管理重点内容与要求第十条证件核验环节：所有访客进入办公场所前，必须出示身份证件原件，前台人员需通过公司统一认证系统核对信息，对公企人员需额外验证工作证件。特殊情形（如持临时证件者）需经部门负责人书面授权。第十一条登记信息规范：访客登记表必须包含：姓名、证件号、联系方式、来访事由、接待人、预计停留时长、车辆信息（如适用）。电子登记系统需自动生成二维码，访客通过扫码确认，确保信息实时同步至安保中心。第十二条接待授权管理：业务部门接待外部人员需提前通过OA系统提交申请，注明接待层级（部门级/公司级），行政部根据授权级别安排陪同人员。未经授权的个人不得擅自接待敏感岗位人员。第十三条高风险场景管控：（1）涉密会议室需实施双门禁验证，访客需脱鞋、寄存手机，全程录像；（2）夜间访客接待须由部门主管亲自到场，并报领导小组办公室备案；（3）疫情期间需额外核验健康码，并设置独立接待通道。第十四条禁止性行为：严禁任何人以“免登记”“走后门”等方式规避访客管理；严禁在接待过程中泄露公司商业秘密；严禁为谋取私利擅自放宽登记标准。第十五条临时访客管理：外卖、快递等人员需在专用登记台登记，经安保同意后通过临时通道进入，全程监控，离场时核对出场记录。第十六条投诉与问责：访客可通过服务热线投诉登记流程问题，公司建立7日内响应机制。对违反本制度的责任方，视情节严重程度给予警告、罚款直至解除劳动合同。第十七条数据安全要求：访客登记信息存储期限为一年，仅授权部门可查阅；行政部需每年两次对数据库进行加密校验，防止黑客攻击或内部泄露。第四章专项管理运行机制第十八条动态更新机制：当《个人信息保护法》等法规调整时，行政部30日内完成制度修订，通过公司内网发布更新公告，并组织全员再培训。第十九条风险识别预警机制：（1）每月5日前，各业务部门提交上月访客数据，领导小组办公室基于以下指标识别风险：-异地人员占比异常波动；-重复来访但事由不符者；-未授权部门接待频次超标。（2）发布预警时需注明风险等级（低/中/高），并配套管控措施（如加强证件核验、调阅监控回放）。第二十条合规审查机制：所有访客登记记录纳入年度审计范围，重点审查：（1）敏感区域访客的授权手续是否完整；（2）系统数据是否存在逻辑错误或篡改痕迹；（3）投诉事件的处理是否及时规范。第二十一条风险应对机制：（1）一般风险（如登记疏漏）：由行政部直接整改，并通报责任部门；（2）重大风险（如发现间谍行为）：立即启动应急预案，封锁现场，上报公安机关，同时冻结涉事人员权限。第二十二条责任追究机制：（1）对玩忽职守者，年度考核不得评优，情节严重者按《员工手册》处理；（2）第三方机构（如咨询公司）访客未登记被查实，追究对接项目经理连带责任。第二十三条评估改进机制：每年12月，领导小组办公室牵头开展“红黄蓝”三色评估：-红色项（整改率＜60%）；-黄色项（整改率60%-85%）；-蓝色项（整改率＞90%），并形成改进报告提交董事会。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：公司每季度召开专项工作例会，由分管领导主持，确保资源优先保障：（1）行政部需配备3名专职访客登记管理员；（2）安保中心需配置3套人脸识别终端，覆盖主要入口。第二十五条考核激励机制：（1）将访客管理合规率纳入部门KPI，占比不低于15%；（2）连续两年考核优秀的部门，奖励采购智能访客系统预算。第二十六条培训宣传机制：（1）管理层需参加合规履职培训，通过率纳入年度述职材料；（2）新员工入职一周内完成“访客管理实操”考核，合格后方可上岗。第二十七条信息化支撑：访客登记系统需具备以下功能：（1）自动识别证件真伪，同步推送预警信息；（2）生成访客热力图，辅助安保布防决策。第二十八条文化建设：（1）制作《访客管理合规手册》，在电梯口、茶水间张贴宣传标语；（2）每年6月开展“合规接待之星”评选，获奖者奖金5000元。第二十九条报告制度：（1）每月10日前，行政部向领导小组提交月报，内容含：登记总量、风险事件数、系统故障率；（2）年度管理报告需经审计部复核，抄送母公司指定部门（如适用）。第六章附则第