文档编写与审查标准手册

文档编写与审查标准手册一、手册说明本手册旨在规范各类文档的编写与审查流程，保证文档内容的准确性、完整性、一致性和专业性，为项目管理、技术协作、知识沉淀等场景提供统一标准，减少沟通成本，提升工作效率。手册适用于技术文档（如需求规格说明书、设计文档、测试报告）、管理文档（如项目计划、会议纪要、流程规范）及知识文档（如操作手册、培训材料）的编写与审查工作，所有参与文档编制、审核、批准的人员均需遵守本手册要求。二、文档编写规范（一）编写前准备明确文档目标与受众根据文档用途（如项目立项、开发指导、用户操作）确定核心目标，明确受众（如技术人员、管理人员、终端用户），保证内容深度与表述方式符合受众需求。例如技术文档需注重逻辑严谨性和细节完整性，用户手册需注重语言通俗性和操作步骤可视化。收集基础资料与需求梳理项目背景、业务需求、技术方案等基础信息，保证文档内容与实际工作一致。涉及数据、流程、接口等内容时，需提前与相关方（如产品经理、开发工程师、测试工程师）确认准确性。制定文档框架按照文档类型设计章节结构，保证逻辑清晰、层次分明。通用框架建议包含：封面（文档名称、版本号、编制人、日期等）目录（自动，包含章节标题及页码）引言（目的、范围、术语定义、参考资料）（按模块划分，如“功能描述”“操作流程”“技术参数”等）附录（支撑材料、图表、术语表等）（二）内容撰写要求内容准确性数据、图表、引用内容需经多方核实，保证与实际一致。例如功能指标需基于测试数据，业务流程需与当前执行标准匹配。逻辑清晰性内容需按“总-分”“问题-解决方案”“背景-结论”等逻辑展开，避免信息跳跃。章节间需有过渡句，保证读者能顺畅理解内容关联。术语一致性全文使用统一术语，避免同义词混用。对专业术语或自定义词汇需在“术语定义”章节中说明，首次出现时标注英文（如有）。例如“用户画像（UserPortrait）”需在首次出现时注明英文全称。语言规范性使用书面语，避免口语化、模糊化表述（如“大概”“可能”）；语句通顺，无错别字、标点错误；图表需有编号（如图1-1、表2-3）和标题，并在中引用说明。（三）格式与排版标准页面设置页边距：上2.5cm、下2.5cm、左3cm、右2cm；页眉：文档名称（左对齐）、页码（右对齐）；页脚：编制日期（居中）。字体与字号一级标题（如“一、XXX”）黑体三号，二级标题（如“（一）XXX”）黑体四号，三级标题（如“1.XXX”）黑体小四号；宋体小四号，行间距1.5倍；图表宋体五号加粗。编号规则章节编号采用“一、（一）1.（1）”层级，图表编号按“章节号-序号”规则（如第一章第一个图为“图1-1”），公式编号按“章节号-序号”（如“式(2-1)”）。三、文档审查流程（一）初审：自检与交叉审查自检阶段编制人完成初稿后，需对照本手册“编写规范”逐项检查，重点核实内容准确性、格式规范性、逻辑连贯性，保证无低级错误（如错别字、图表缺失）。交叉审查由编制人邀请1-2名同岗位或关联岗位同事（如开发人员邀请测试人员、产品经理邀请运营人员）进行交叉审查，重点检查：内容是否覆盖核心需求，是否存在遗漏；表述是否清晰，受众是否能准确理解；图表、数据是否与实际一致。交叉审查需填写《文档交叉审查表》（见表1），明确审查意见及修改建议，编制人需在2个工作日内完成修改并反馈结果。（二）复审：部门级审查审查主体由部门负责人或指定资深人员（如技术负责人、产品负责人）担任复审人，保证文档符合部门业务标准和管理要求。审查重点文档内容是否与部门战略、项目目标一致；业务流程、技术方案是否具备可行性；风险描述是否全面，应对措施是否合理；资源需求（如人力、预算）是否明确且合理。审查输出复审人需填写《文档复审记录表》（见表2），对文档给出“通过”“修改后通过”“不通过”结论，并明确修改意见。若“不通过”，编制人需根据意见重新修订后再次提交复审。（三）终审：决策级审查审查主体由公司管理层、项目决策人或外部专家（如需）担任终审人，保证文档符合公司整体利益、合规性要求及行业标准。审查重点文档是否满足法律法规、行业标准（如ISO、GB/T）要求；重大决策依据是否充分，数据支撑是否可靠；文档发布后可能对业务、用户、合作伙伴产生的影响是否可控；版本号、发布日期、批准人信息是否规范。审查输出终审人签署《文档终审批准表》（见表3），确认文档最终版本。终审通过后，文档方可进入发布流程；若需修改，编制人根据终审意见调整后重新提交终审。四、模板示例表1：文档交叉审查表文档名称版本号编制人审查人审查日期审查项目审查内容存在问题修改建议处理结果（是/否）内容完整性是否覆盖核心需求，章节无遗漏缺少“异常处理流程”章节补充3.4章节“异常处理流程”，说明常见错误及解决步骤逻辑清晰性章节顺序是否合理，过渡是否自然第2章“功能描述”与第3章“操作流程”顺序颠倒，建议先流程后功能调整章节顺序，将第3章提前至第2章，第2章改为“功能描述”格式规范性字体、字号、编号是否符合标准图2-1未编号，标题未加粗为图表添加编号“图2-1”，标题加粗并在中引用综合意见需在2个工作日内完成修改并重新提交审查表2：文档复审记录表文档名称版本号编制人复审人复审日期审查维度审查要点审查意见业务一致性文档内容是否与部门年度目标匹配项目计划中“Q4上线时间”与部门目标一致，但资源分配未考虑节假日加班成本补充节假日人力预算说明，明确加班补偿方案技术可行性技术方案是否具备实现条件，是否存在风险采用的“微服务架构”团队无成熟经验，需增加技术预研环节增加4.2章节“技术预研计划”，明确验证时间和负责人风险管控风险识别是否全面，应对措施是否有效未识别“第三方接口依赖”风险补充风险项“第三方接口延迟”，应对措施“签订SLA协议，设置备用接口”复审结论□通过□修改后通过□不通过（勾选）修改后通过：需补充技术预研计划和风险项后再次提交表3：文档终审批准表文档名称版本号文档类型编制人终审人终审日期审查结论□同意发布□修改后发布□不发布（勾选）终审意见批准说明终审通过后，文档由行政部统一归档，发布至公司知识库（路径：XX/XX/文档名称）签字确认编制人：__________复审人：__________终审人：__________五、关键注意事项（一）文档版本控制文档修订时需更新版本号，规则为“主版本号.次版本号”（如V1.0→V1.1→V2.0），主版本号变更（如V1.0→V2.0）表示内容发生重大调整，次版本号变更（如V1.0→V1.1）表示细节修改；每次修订需在《修订记录表》（见表4）中记录修订内容、修订人、修订日期，保证版本可追溯。表4：文档修订记录表版本号修订日期修订人修订内容摘要修订原因V1.02023-10-01*初稿编制新项目启动V1.12023-10-05*补充“异常处理流程”章节，调整章节顺序交叉审查意见修改V2.02023-10-10*增加技术预研计划，补充第三方接口风险应对措施业务需求变更（二）保密与合规要求涉及公司核心数据、商业秘密、客户信息的文档，需标注“内部资料”或“保密”字样，访问权限仅限相关人员；文档引用外部资料时，需注明来源（如“根据《XX行业报告（2023）》”），避免侵犯版权；符合《网络安全法》《数据安全法》等法律法规要求，禁止在文档中泄露用户隐私数据。（三）协作与反馈机制文档编制过程中，若需跨部门协作（如技术部门与市场部门确认需求），需提前3个工作日发起需求，明确截止时间；审查意见需具体、可执行，避免“表述不清”等模糊反馈；编制人对合理意见需及时修改，对有争议的意见需与审查人沟通达成一致；文档发布后，若发觉内容错误或需更新，由原编制人或指定负责人启动修订流程，保证文档时效性。（四）常见问题规避避免内容冗余：删除与主题无关的描述，保证每章节聚焦核心内容；避免主观表述：用数据、事实支撑结论，减少“我认为”“建议”等主观用语；避免图