企业采购合同管理标准

企业采购合同管理标准第一章总则1.1目的与依据为规范企业采购合同管理，明确管理职责，降低合同风险，保障企业合法权益，提高采购效率与效益，依据国家相关法律法规及企业内部管理制度，特制定本标准。1.2适用范围本标准适用于企业所有对外采购货物、服务及工程类合同的订立、履行、变更、解除、归档等全过程管理活动。企业各部门、各分支机构在进行采购活动时，均应遵守本标准。1.3基本原则企业采购合同管理应遵循以下原则：1.合法性原则：合同的订立、履行、变更和解除等行为必须符合国家法律法规及行业规范。2.审慎性原则：合同签订前应进行充分的市场调研、供应商评估和风险分析，确保合同条款严谨、可行。3.效益性原则：在保证质量和合规的前提下，追求采购成本最优化和综合效益最大化。4.权责对等原则：明确合同管理各环节的责任部门和责任人，确保权责清晰、落实到位。5.全过程管理原则：对合同从需求提出、供应商选择、谈判、起草、审核、签订、履行、监控、变更、终止直至归档的整个生命周期进行系统性管理。第二章术语与定义2.1采购合同指企业（需方）与外部供应商（供方）之间，为实现采购目的，明确双方权利义务关系而订立的书面协议。2.2标准合同文本指企业根据常用采购品类和业务特点，预先制定的具有相对固定条款和格式的合同范本。2.3合同评审指在合同签订前，由企业内部相关部门对合同草案的合法性、合规性、完整性、准确性、可行性及风险点进行的审查活动。2.4合同履行指合同当事人按照合同约定全面、适当地完成其合同义务的行为。2.5合同归档指将合同签订及履行过程中形成的所有具有保存价值的文件资料，按照规定进行整理、装订、编号、保存的管理活动。第三章管理内容与要求3.1合同签订前管理3.1.1采购需求确认与计划采购部门应根据经审批的采购需求计划，开展采购活动。采购需求应明确、具体，符合企业实际生产经营需要。3.1.2供应商选择与评估采购部门应会同相关业务部门，按照企业供应商管理规定，对供应商的资质、信誉、履约能力、产品或服务质量、价格等进行综合评估，选择合格的供应商。重要或大额采购项目应通过招标等规范方式选择供应商。3.1.3合同文本准备1.标准文本优先：采购合同应优先采用企业发布的标准合同文本。标准合同文本由采购部门会同法务部门根据国家法律法规及企业实际情况制定和修订。2.非标准文本管理：对于无标准合同文本的特殊采购项目，由采购部门负责起草或要求供应商提供合同草案。起草或接收的非标准合同文本，必须经过法务部门或外聘法律顾问的专业审核。3.合同核心要素：合同文本应包含但不限于以下核心要素：当事人基本信息、采购标的（品名、规格、型号、数量、质量等）、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、验收标准和方法、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等。3.1.4合同谈判对于重要的采购合同或复杂条款，采购部门应组织相关业务部门（如技术、质量、财务等）与供应商进行谈判。谈判过程应有记录，重大谈判应有法务部门参与。谈判应围绕合同主要条款，特别是价格、质量、交付期、违约责任等关键内容进行。3.2合同签订管理3.2.1合同审核与审批1.审核内容：合同审核应包括但不限于：主体资格、意思表示、合同内容的合法性、合规性、完整性、准确性，条款的公平性、严谨性，风险的可控性等。2.审核流程：合同文本在正式签订前，必须履行内部审核审批程序。审核审批权限及流程按照企业《合同审批管理办法》执行。通常应经过采购部门负责人审核、法务部门（如需）审核、财务部门（如需）审核，以及相应层级的管理层审批。3.审核意见处理：对于审核过程中提出的修改意见，采购部门应与供应商协商修改，并将修改情况反馈给审核部门。3.2.2合同签署1.经最终审批通过的合同文本，方可正式签署。2.合同签署应使用企业公章或合同专用章，严禁使用财务专用章、发票专用章等其他印章代替。3.法定代表人或授权委托人应在授权范围内签署合同。授权委托应符合企业规定。4.合同签署应确保各方当事人均签署并加盖有效印章，合同文本份数应满足各方需要及企业内部管理要求。5.对方当事人签署的合同，应尽量要求其提供加盖公章的营业执照复印件、授权委托书等主体资格证明文件。3.3合同履行管理3.3.1合同交底合同签订后，采购部门应及时将合同主要条款（特别是交付、质量、付款、验收等）向相关履行部门（如仓库、质量检验、财务等）进行交底。3.3.2合同执行监控1.采购部门是合同履行的主要负责部门，应密切跟踪合同履行情况，确保供应商按照合同约定提供产品或服务。2.对合同履行过程中的关键节点（如预付款支付、生产进度、发货、到货等）应进行监控。3.如发现供应商可能或已经发生违约行为，应及时采取措施，并向相关领导报告。3.3.3付款管理财务部门应根据合同约定及审批后的付款申请，办理付款手续。付款应与合同履行进度、验收结果等挂钩。3.3.4验收管理相关业务部门（如仓库、质量检验部门）应根据合同约定的验收标准和方法，对供应商交付的产品或服务进行验收，并出具验收报告。验收不合格的，应及时通知采购部门与供应商协商处理。3.3.5合同变更与解除1.合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面变更或解除协议。2.合同变更或解除的审核审批程序，参照原合同签订的审核审批程序执行。3.任何单方面变更或解除合同的行为，均应符合法律法规及合同约定，并事先征得法务部门的意见。3.3.6争议处理合同履行过程中发生争议的，采购部门应首先尝试与供应商友好协商解决。协商不成的，应根据合同约定的争议解决方式（如仲裁或诉讼）处理，并及时通知法务部门，由法务部门提供专业支持。3.4合同后续管理3.4.1合同验收与结算产品或服务验收合格后，采购部门应及时办理结算手续。财务部门根据合同、验收报告、发票等进行最终结算。3.4.2合同资料归档1.合同履行完毕或终止后，采购部门应负责将合同文本（包括正本、副本及所有附件）、审批文件、谈判记录、补充协议、变更协议、验收报告、付款凭证、往来函电等所有与合同相关的文件资料进行整理、编号、装订。2.合同资料应按照企业档案管理规定进行归档保存，保存期限应符合相关法律法规及企业规定。电子文档与纸质文档应同步归档。3.4.3合同后评价对于重要的或金额较大的采购合同，在合同履行完毕后，采购部门可组织相关部门对合同的签订、履行情况、供应商表现、合同管理效果等进行后评价，总结经验教训，持续改进合同管理水平。第四章责任分工4.1采购部门采购部门是采购合同的归口管理部门，负责采购合同的发起、谈判、文本准备、履行跟踪、变更协调、资料归档等全过程管理，并对合同的经济性、合规性负责。4.2法务部门法务部门负责或参与企业标准合同文本的制定与修订，负责非标准合同文本的法律审核，为合同谈判、履行、争议解决等提供法律咨询和支持，对合同的合法性负责。4.3财务部门财务部门负责对合同中的付款方式、票据、税务等财务条款进行审核，负责按合同约定办理付款、结算，参与合同后评价中的经济效益分析。4.4需求与使用部门需求与使用部门负责提出明确的采购需求，参与供应商的选择与评估，参与相关合同条款的谈判，负责采购标的的技术确认、质量验收等，并对需求的准确性和验收结果负责。4.5其他相关部门根据合同内容及企业职责分工，其他相关部门（如质量、技术、生产等）应配合参与采购合同管理的相应环节。第五章监督与改进5.1监督检查企业应定期或不定期对采购合同管理情况进行监督检查，检查结果纳入相关部门和人员的绩效考核。5.2问题处理对合同管理过程中发现的问题，应及时通报并责令整改。对于违反本标准规定，造成企业损失的，应追究相关责任人的责