供应商信息管理与采购申请模板

一、适用范围与场景本工具模板适用于各类企业采购管理部门，用于系统化管理供应商基础信息、合作记录及采购申请流程，保证采购活动规范、高效开展。具体场景包括：新供应商准入评估、现有供应商信息更新维护、采购需求发起与审批、跨部门采购协同等。通过统一模板，可减少信息遗漏、提升审批效率，并为采购决策提供数据支持。二、操作流程详解（一）供应商信息管理流程信息收集与初步筛选采购专员通过供应商自荐、行业推荐、公开招标等方式收集潜在供应商资料，包括但不限于营业执照、产品/服务资质、报价单等。根据采购需求（如产品质量、价格、交期、资质等级等）对供应商进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商。信息分类与编码将筛选后的供应商按“合作类型”（如原材料供应商、服务供应商、设备供应商）、“所属行业”（如电子、机械、建材）等维度分类。为每家供应商分配唯一编码（如“GY-2024-001”），编码规则：供应商首字母（GY）+年份+三位流水号，便于后续查询与管理。信息录入与建档将供应商详细信息录入《供应商信息表》（详见第三部分），内容包括基础信息（名称、统一社会信用代码、联系人、联系方式、地址）、合作信息（合作类别、合作期限、历史合作评价、付款方式）、资质文件（扫描件或电子档存档）。录入完成后，由采购经理审核信息完整性，保证无遗漏或错误。定期更新与维护每季度末，采购专员主动与供应商核对关键信息（如联系人变更、地址调整、资质更新），保证信息时效性。若供应商出现合作中断、资质失效等情况，及时在信息表中标注“状态”（如“正常合作”“暂停合作”“终止合作”），并记录变更原因及日期。供应商评估与分级每年年底，根据供应商合作表现（如交货准时率、产品质量合格率、服务响应速度、价格竞争力等）进行综合评分，划分为A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（不合格）四个等级。评估结果作为后续合作优先级调整的重要依据，D级供应商暂停合作，A级供应商可纳入“战略供应商”名单。（二）采购申请审批流程需求确认与预算核对申请部门（如生产部、行政部）根据实际需求（如生产原材料、办公用品、设备维修等）确认采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及预算金额。预算需符合公司年度预算计划，超预算需提前提交《预算调整申请表》，经财务部审核通过后启动采购流程。填写采购申请表申请部门负责人指定专人填写《采购申请表》（详见第三部分），内容包括：申请部门、申请人、申请日期、采购物品/服务明细（名称、规格型号、数量、单价、预算总额）、用途、期望交货日期、供应商选择方式（如指定供应商、招标、比价等）。若涉及技术参数复杂或定制化需求，需附《技术规格说明》作为附件。部门内部审批采购申请表由申请部门负责人审核，确认需求合理、预算合规后签字。若采购物品/服务涉及跨部门使用（如生产设备需设备部确认），需增加相关部门会签环节。跨部门审核采购部对申请表进行审核，重点核查：需求是否与公司采购计划匹配、供应商选择方式是否符合规定（如金额超5万元需招标）、资质是否齐全。财务部审核预算准确性及付款方式是否符合财务制度（如预付款比例、发票类型要求）。最终审批与执行根据采购金额分级审批：金额≤1万元：由采购部经理审批；1万元＜金额≤5万元：由采购总监审批；金额＞5万元：由总经理审批。审批通过后，采购部根据供应商选择方式（如比价、招标）确定合作供应商，签订采购合同，下达采购订单。结果反馈与归档采购完成后，采购专员将合同、订单、验收单、发票等资料整理归档，同时在《采购申请表》中标注“已完成”状态，反馈至申请部门。每月汇总采购数据，更新《采购执行台账》，分析采购成本、效率等指标，持续优化流程。三、模板表格设计（一）供应商信息表序号供应商编码供应商名称统一社会信用代码合作类型所属行业联系人联系方式注册地址合作期限历史合作评价（等级）付款方式资质文件（存档路径）状态更新日期1GY-2024-001XX科技有限公司91110108XXXXXXXXXX原材料供应商电子*工XXXXXXXX北京市XX区XX路XX号2024.01.01-2025.12.31A月结30天/files/GY001.pdf正常合作2024.03.152FW-2023-005XX物流服务有限公司91110108XXXXXXXXXX服务供应商物流*经理139XXXXXXXX上海市XX区XX大厦8层2023.06.01-2024.05.31B现结/files/FW005.pdf暂停合作2024.01.10（二）采购申请表申请部门申请人申请日期采购类型（□物料□服务□设备□其他）生产部*工2024.03.20□物料□服务■设备□其他采购物品/服务名称规格型号单位数量生产用注塑机XYZ-200型台2供应商选择方式（□指定供应商□招标□比价□询价）拟选供应商名称（若指定）审批意见（申请部门负责人）□比价□询价XX科技有限公司、YY机械有限公司需求合理，同意申请采购部审核意见财务部审核意见最终审批（采购总监/总经理）比价后选择XX科技，报价符合预算预算在年度计划内，付款方式为“货到付款”同意，按流程执行执行结果（采购专员填写）归档编号2024.04.18签订合同，已到货验收合格CG-2024-0320四、关键注意事项信息真实性保障供应商信息录入时需核对原件（营业执照、资质证书等），保证与电子档一致，严禁虚构或篡改信息。采购申请表中的需求、预算等内容需经申请部门负责人确认，避免虚假申请或超预算采购。审批流程合规性严格按照采购金额分级审批权限执行，不得越权审批或简化流程；跨部门会签需保证所有相关部门审核通过后再提交最终审批。涉及招标、比价的采购项目，需保留至少3家供应商的报价记录，保证过程公开透明。供应商动态管理定期（每季度）对供应商信息进行核查，对“暂停合作”“终止合作”的供应商及时更新状态，避免误用失效信息。供应商评估需量化指标（如交货准时率≥95%为A级），避免主观判断，保证评估结果客观公正。数据安全与保密供应商信息及采购申请表涉及企业商业数据，需存储在内部系统或加密文件夹，仅授权人员可查看，严禁外泄。电子档资料需定期备份（如每月），防止数据丢失。